Трудовая книжка — это официальный документ, подтверждающий трудовой стаж и профессиональный путь работника. Одним из ключевых разделов этого документа являются сведения об образовании. Их правильное заполнение имеет не только административное, но и юридическое значение: от этого зависит корректность расчета стажа, назначения пенсии, возможности повышения по службе и даже трудоустройства в некоторых организациях.

В 2026 году правила ведения трудовых книжек регулируются Постановлением Правительства РФ от № 225 и Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной Минтрудом России (в редакции, действующей на 2026 год). Несмотря на переход к электронным трудовым книжкам, бумажные экземпляры остаются актуальными для многих работников, и правила их заполнения требуют строгого соблюдения.

Где указываются сведения об образовании в трудовой книжке?

Сведения об образовании вносятся только на ьном листе трудовой книжки — в специально отведённые графы:

• Фамилия, имя, отчество — полностью, как в паспорте;
• Дата рождения — в формате ДД.ММ.ГГГГ;
• Образование — уровень образования;
• Профессия, специальность — наименование по диплому или другому документу.

Важно! Записи об образовании не вносятся в раздел «Сведения о работе» — это распространённая ошибка. Раздел «Сведения о работе» предназначен исключительно для записи о приёме, переводе, увольнении, награждениях и дисциплинарных взысканиях.

Какие данные об образовании вносятся?

В графу «Образование» указывается уровень полученного образования, а в графу «Профессия, специальность» — наименование по документу об образовании. Ниже приведены примеры корректного заполнения:

Примеры заполнения графы «Образование»:

1. Среднее общее образование — после окончания 11 классов школы;
2. Среднее профессиональное образование — после окончания техникума или колледжа;
3. Высшее образование, бакалавриат;
4. Высшее образование — специалитет;
5. Высшее образование — магистратура;
6. Высшее образование, аспирантура (научно-ориентированное);
7. Дополнительное профессиональное образование — повышение квалификации (если указано в удостоверении).

Примеры заполнения графы «Профессия, специальность»:

• Для бакалавра: Информационная безопасность (по диплому бакалавриата);
• Для специалиста: Юриспруденция;
• Для магистра: Менеджмент (направление подготовки);
• Для техникума: Экономика и бухгалтерский учёт;
• Для ПТУ: Повар, кондитер.

Важно! Нельзя сокращать или изменять формулировки, указанные в дипломе, аттестате или удостоверении. Например, нельзя писать «экономист» вместо «Экономика и бухгалтерский учёт» — это нарушение правил.

Какие документы нужны для внесения записи?

Запись в трудовую книжку о образовании вносится только на основании официальных документов, подтверждающих получение образования. К ним относятся:

• Диплом о высшем образовании (бакалавр, специалист, магистр);
• Диплом о среднем профессиональном образовании (техникум, колледж);
• Аттестат об основном общем или среднем общем образовании;
• Удостоверение о повышении квалификации (если запись вносится по инициативе работодателя и документ подтверждает профессиональную переподготовку);
• Свидетельство о прохождении дополнительного профессионального образования (при наличии в нём указания на уровень и профессию).

Запись вносится кадровым специалистом работодателя на основании предоставленного оригинала документа. Копии не принимаються — только оригинал с печатью и подписью.

Что делать, если работник получил новое образование?

Одна из самых частых ситуаций — работник получил новый уровень образования (например, окончил бакалавриат, а затем магистратуру). Как поступить?

1. Не зачёркивать предыдущую запись об образовании — это запрещено!
2. Дополнить ьный лист новыми сведениями в свободных строках, расположенных ниже.
3. Если на ьном листе закончились строки, можно использовать дополнительный лист (вкладыш), который пришивается к трудовой книжке и заверяется печатью организации.

Пример:

Первоначально в трудовой книжке указано:
Образование: Высшее — бакалавриат
Профессия, специальность: Информационная безопасность

После окончания магистратуры добавляется новая запись ниже:

Образование: Высшее — магистратура
Профессия, специальность: Менеджмент

Важно! Никогда не стирайте, не закрашивайте и не зачёркивайте предыдущие данные. Это нарушение, которое может привести к признанию трудовой книжки недействительной.

Как вносить запись: пошаговая инструкция

Вот алгоритм, которому должен следовать кадровый работник:

1. Получить от работника оригинал документа об образовании (диплом, аттестат, удостоверение).
2. Проверить подлинность документа: наличие печати, подписи, регистрационного номера, даты выдачи.
3. Сверить ФИО и дату рождения с данными в трудовой книжке, они должны совпадать.
4. Определить уровень образования и точное наименование специальности по документу.
5. Заполнить ьный лист в свободной строке, начиная с новой строки под предыдущей записью.
6. Указать дату внесения записи — это дата, когда кадровик вносит запись (не дата получения диплома).
7. Заверить запись: подпись уполномоченного лица (кадровика или руководителя), печать организации (если есть).
8. Зарегистрировать запись в журнале учёта трудовых книжек (если в организации ведётся такой журнал).

Что делать, если в трудовой книжке есть ошибки в данных об образовании?

Если ранее была допущена ошибка (например, неправильно написана специальность или указан неверный уровень образования), то:

• Зачёркивание запрещено! Это касается именно раздела «Образование», в отличие от записей о приёме или увольнении, где зачёркивание может быть допустимо в редких случаях.
• Ошибка исправляется путём внесения новой корректной записи в свободную строку ниже.
• Над новой записью указывается: «Запись о … исправлена» — с указанием причины (например, «в связи с предоставлением нового диплома»).
• Запись заверяется подписью и печатью.

Пример исправления:

Было: Образование: Высшее — бакалавриат
Профессия, специальность: Экономика — ошибка (должно быть «Экономика и бухгалтерский учёт»)

Теперь добавляется:

Запись о профессии, специальности исправлена:
Образование: Высшее — бакалавриат
Профессия, специальность: Экономика и бухгалтерский учёт

Подпись, печать, дата.

Особенности для дубликата трудовой книжки

Если трудовая книжка утеряна и выдан дубликат, то все сведения об образовании переносятся с оригинала (если он есть) или на основании документов, представленных работником. В дубликате указывается:

• Все данные, которые были в утерянной книжке;
• Номер дубликата и дата его выдачи;
• Ссылка на основание: «Дубликат выдан на основании документов, представленных работником».

Все записи о образовании в дубликате вносятся в той же последовательности, что и в оригинале, с соблюдением всех правил.

Что делать, если работник получил образование после увольнения?

Если работник уволился, а затем получил новое образование и хочет внести запись в трудовую книжку, новый работодатель не обязан это делать. Записи в трудовую книжку вносятся только по месту текущей работы.

Однако, если работник устраивается на новую работу, он может предоставить диплом новому работодателю, и тот вправе внести запись о новом образовании в трудовую книжку. Это не обязанность, а право работодателя.

Рекомендация: Работникам, которые получили новое образование после увольнения, лучше сохранить диплом и при устройстве на новую работу сразу предоставить его для внесения записи.

Частые ошибки и как их избежать

• Ошибка 1: Запись об образовании внесена в раздел «Сведения о работе», недопустимо. Исправление: внести корректную запись на ьном листе.
• Ошибка 2: Использование сокращений («ВО» вместо «Высшее образование») — запрещено. Пишите полные формулировки.
• Ошибка 3: Зачёркивание старой записи — недопустимо. Всегда дополняйте новой записью.
• Ошибка 4: Внесение данных на основании копии диплома — недопустимо. Требуется оригинал.
• Ошибка 5: Указание «специалист» вместо «специалитет», неправильно. Пишите как в дипломе: «Высшее образование, специалитет».

Правильное заполнение трудовой книжки — это не просто формальность. Это:

• Гарантия корректного подсчёта трудового стажа;
• Основа для назначения пенсии и льгот;
• Документ, который проверяют при поступлении на госслужбу, в МВД, ФСБ, МЧС и другие структуры;
• Доказательство квалификации при трудоустройстве;
• Юридически значимый документ, который может быть использован в суде.

Кадровикам: Всегда проверяйте документы, не спешите, не полагайтесь на память. Ошибка в трудовой книжке может стоить работнику десятилетий стажа.

Работникам: Сохраняйте все дипломы, аттестаты и удостоверения. При устройстве на работу — сразу предоставляйте их кадровику. Не позволяйте вносить записи без документов!

Соблюдение этих правил обеспечит вам чистую, понятную и юридически защищённую трудовую книжку — важный документ вашей профессиональной жизни.

Информация актуальна на 22 мая 2026 года. Рекомендуется регулярно проверять изменения в законодательстве на официальных сайтах Минтруда РФ и КонсультантПлюс.