Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий трудовую историю работника. С 2021 года сведения о трудовой деятельности хранятся в единой информационной системе Социального фонда России (ранее – Пенсионного фонда РФ). В статье рассмотрим, какие именно данные вносятся в трудовую книжку, как это делается в бумажном и электронном вариантах, а также какие обязанности возлагаются на работодателя.

Правовая база

Основные положения о содержании и порядке заполнения трудовой книжки закреплены в статье 66 Трудового кодекса Российской Федерации (ТК РФ). В ней указано, что в трудовую книжку вносятся:

• сведения о работнике;
• данные о выполняемой им работе (должность, профессия, код функции);
• информация о переводах на другую постоянную работу;
• данные об увольнении (дата, причина, основание);
• другие сведения, предусмотренные законодательством (награждения, командировки, гражданско‑правовые договоры и пр.).

Эти требования действуют как для бумажных, так и для электронных трудовых книжек.

Какие сведения вносятся в трудовую книжку

О работнике

1. Фамилия, имя, отчество;
2. Дата рождения;
3. Гражданство;
4. Серия и номер паспорта (или иного удостоверяющего документа);
5. СНИЛС.

О работе

• Дата приема на работу;
• Наименование организации‑работодателя;
• Наименование должности, профессии, код выполняемой функции (по классификатору ОКДП);
• Трудовой договор (номер, дата заключения);
• Условия труда (полный/неполный рабочий день, сменный график и пр.).

О переводах

При переводе работника фиксируются:

• Дата перевода;
• Новая должность и код функции;
• Основание (приказ работодателя).

Об увольнении

Запись об увольнении содержит:

• Дата увольнения;
• Основание (по инициативе работника, работодателя, по соглашению сторон и т.д.);
• Номер и дата приказа об увольнении;
• Сведения о выплате выходного пособия (если оно предусмотрено).

Дополнительные сведения

В соответствии с последними изменениями ТК РФ в трудовую книжку могут вноситься:

• Данные о награждениях и поощрениях;
• Сведения о прохождении профессионального обучения и повышении квалификации;
• Информация о гражданско‑правовых договорах (ГПХ) с 30 декабря 2025 года;
• Записи о стажировках, волонтёрской деятельности, если они учитываются при расчёте пенсионных прав.

Порядок заполнения трудовой книжки

Заполнение производится в три этапа:

1. Сбор данных. Работодатель получает от работника копии паспорта, СНИЛС, трудового договора.
2. Внесение записей. Сотрудник кадровой службы вносит сведения в соответствующие графы, проставляя сквозную нумерацию записей.
3. Подтверждение. Запись заверяется подписью руководителя и печатью организации (для бумажного варианта) или подписывается электронной подписью (для ЭТК).

Согласно пункту 2.6 Порядка заполнения СТД‑Р, работодатель обязан предоставить работнику сведения только за период работы у данного работодателя. Сведения о более ранних периодах находятся в базе данных ПФР и могут быть получены по запросу работника.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

Что такое ЭТК

ЭТК – это цифровой аналог бумажной трудовой книжки, хранящийся в информационной системе Социального фонда России. Работник получает доступ к документу через портал Госуслуги или мобильное приложение.

Переход на ЭТК

• С 1 января 2021 года все работодатели обязаны передавать сведения о трудовой деятельности в ПФР.
• С 1 января 2026 года завершается переходный период – каждый работник, не подавший заявление об отказе, автоматически получает ЭТК.
• Если работник предпочитает бумажный вариант, он может подать заявление об отказе от ЭТК.

Как вносить данные в ЭТК

Работодатель заполняет электронную форму в личном кабинете ПФР, указывая те же сведения, что и в бумажной книжке. После проверки данные становятся доступными работнику в течение трёх рабочих дней с момента подачи заявления.

Обязанности работодателя

• Своевременно (не позднее трёх рабочих дней) передавать в ПФР сведения о приёме, переводе и увольнении работника;
• Обеспечить достоверность внесённых данных;
• Сохранять копии всех документов, подтверждающих записи (приказы, договоры, справки);
• По запросу работника предоставить выписку из трудовой книжки (бумажной или электронной) в течение одного рабочего дня.

Как работнику получить выписку из трудовой книжки

1. Подать письменное заявление в отдел кадров (для бумажной книжки) или в личный кабинет ПФР (для ЭТК).
2. Ожидать подготовку выписки – в бумажном варианте до 3 дней, в электронном – в течение 3 рабочих дней.
3. Получить выписку лично, по почте или в электронном виде через Госуслуги.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли сохранять старую бумажную трудовую книжку после перехода на ЭТК?

Да. По закону работник обязан хранить бумажный документ до полного перехода всех записей в электронный реестр. После подтверждения переноса в ЭТК бумажную книжку можно сдать работодателю.

Какие ошибки в трудовой книжке могут повлиять на пенсионные права?

Неправильно указанные даты приёма/увольнения, отсутствие записей о переводах, неверные коды должностей – всё это может привести к недостачам в расчёте страхового стажа. При обнаружении ошибки следует сразу обратиться к работодателю с требованием её исправления.

Можно ли самостоятельно изменить запись в ЭТК?

Нет. Все изменения вносятся только работодателем или уполномоченными органами (ПФР) на основании официальных приказов.

Как отразятся в трудовой книжке гражданско‑правовые договоры?

С 30 декабря 2025 года сведения о договорах ГПХ, если они предусматривают обязательное страховое пенсионное обеспечение, вносятся в ЭТК в отдельный раздел «Гражданско‑правовые договоры».

Трудовая книжка – ключевой документ, фиксирующий профессиональную биографию гражданина. Согласно статье 66 ТК РФ, в неё вносятся сведения о работнике, его должности, переводах, увольнении и дополнительных событиях (награждения, обучение, ГПХ). С 2021 года все данные хранятся в единой информационной системе ПФР, а к 2026 году полностью переходит большинство граждан на электронную трудовую книжку. Работодатели обязаны своевременно передавать информацию, а работники имеют право получать выписки и контролировать корректность записей.

Тщательное ведение трудовой книжки гарантирует правильный расчёт пенсионных прав и упрощает процесс трудоустройства в будущем.