Своевременная подача отчёта по трудовой книжке – важное obowязание работодателя, которое регулируется нормами трудового и гражданского законодательства. Нарушение установленных сроков может повлечь штрафные санкции и усложнить взаимодействие с государственными фондами. Ниже подробно рассмотрены виды сроков, порядок их исчисления и практические рекомендации по соблюдению сроков подачи отчёта.

Что такое отчёт по трудовой книжке

Отчёт по трудовой книжке – это документ, в котором работодатель отражает сведения о приёме, переводе и увольнении сотрудников, а также о внесении изменений в трудовые книжки. Отчёт подаётся в территориальные органы Пенсионного фонда Российской Федерации (ПФР) и Фонда социального страхования (ФСС) (с 2023 г. – в Социальный фонд Российской Федерации).

Нормативные сроки подачи отчёта

Сроки, установленные законом, делятся на две группы:

Императивные сроки

Это строго обязательные периоды, несоблюдение которых влечёт юридические последствия. Пример: отчёт за месяц должен быть представлен не позднее 15‑го числа следующего месяца.

Диспозитивные сроки

Такие сроки могут быть изменены по соглашению сторон или в соответствии с внутренними локальными актами организации, но не могут противоречить императивным нормам.

Как правильно исчислять сроки (ссылка на ГК РФ, гл. 11)

Для определения конечного дня срока применяются положения Гражданского кодекса Российской Федерации, глава 11 «Исчисление сроков». Основные правила:

• Срок, исчисляемый днями, начинается с następного дня после события, с которого начинается отсчёт.
• В срок не включаются выходные и праздничные дни (нерабочие дни).
• Если последний день срока приходится на нерабочий день, срок переносится на ближайший следующий рабочий день.
• При исчислении месяцев берётся соответствующее число следующего месяца; если такого числа нет – берётся последний день месяца.

Пример: Отчёт за апрель 2026 г. должен быть сдан не позднее 15 мая 2026 г. Если 15 мая выпадает на субботу, срок переносится на понедельник, 17 мая 2026 г.

Календарь сроков подачи отчёта по трудовой книжке на 2025‑2026 гг.

1. Январь 2025 – отчёт за декабрь 2024 г. – не позднее 15 января 2025 (рабочий день).
2. Февраль 2025 – отчёт за январь 2025 г. – не позднее 15 февраля 2025 (рабочий день).
3. Март 2025 – отчёт за февраль 2025 г. – не позднее 15 марта 2025 (рабочий день).
4. Апрель 2025 – отчёт за март 2025 г. – не позднее 15 апреля 2025 (рабочий день).
5. Май 2025 – отчёт за апрель 2025 г. – не позднее 15 мая 2025 (рабочий день).
6. Июнь 2025 – отчёт за май 2025 г. – не позднее 15 июня 2025 (рабочий день).
7. Июль 2025 – отчёт за июнь 2025 г. – не позднее 15 июля 2025 (рабочий день).
8. Август 2025 – отчёт за июль 2025 г. – не позднее 15 августа 2025 (рабочий день).
9. Сентябрь 2025 – отчёт за август 2025 г. – не позднее 15 сентября 2025 (рабочий день).
10. Октябрь 2025 – отчёт за сентябрь 2025 г. – не позднее 15 октября 2025 (рабочий день).
11. Ноябрь 2025 – отчёт за октябрь 2025 г. – не позднее 15 ноября 2025 (рабочий день).
12. Декабрь 2025 – отчёт за ноябрь 2025 г. – не позднее 15 декабря 2025 (рабочий день).
13. Январь 2026 – отчёт за декабрь 2025 г. – не позднее 15 января 2026 (рабочий день).
14. Февраль 2026 – отчёт за январь 2026 г. – не позднее 15 февраля 2026 (рабочий день).
15. Март 2026 – отчёт за февраль 2026 г. – не позднее 15 марта 2026 (рабочий день).
16. Апрель 2026 – отчёт за март 2026 г. – не позднее 15 апреля 2026 (рабочий день).
17. Май 2026 – отчёт за апрель 2026 г. – не позднее 15 мая 2026 (рабочий день). Если 15 мая – выходной, перенос на следующий рабочий день.
18. Июнь 2026 – отчёт за май 2026 г. – не позднее 15 июня 2026 (рабочий день).
19. Июль 2026 – отчёт за июнь 2026 г. – не позднее 15 июля 2026 (рабочий день).
20. Август 2026 – отчёт за июль 2026 г. – не позднее 15 августа 2026 (рабочий день).
21. Сентябрь 2026 – отчёт за август 2026 г. – не позднее 15 сентября 2026 (рабочий день).
22. Октябрь 2026 – отчёт за сентябрь 2026 г. – не позднее 15 октября 2026 (рабочий день).
23. Ноябрь 2026 – отчёт за октябрь 2026 г. – не позднее 15 ноября 2026 (рабочий день).
24. Декабрь 2026 – отчёт за ноябрь 2026 г. – не позднее 15 декабря 2026 (рабочий день).

Последствия пропуска срока подачи отчёта

• Наложение административного штрафа в соответствии со ст. 5.27 КоАП РФ (от 500 до 5000 руб. для должностных лиц, от 10 000 до 30 000 руб. для организаций).
• Возможное приостановление операций по учёту страховых взносов в ПФР/СФР.
• Усложнение получения справок и выписок из трудовой книжки сотрудниками.
• Риск возникновения претензий со стороны сотрудников при возникновении споров о стаже и выплатах.

Рекомендации по избежанию просрочек

• Ввести в внутренний регламент организации пункт о ежемесячной подготовке отчёта за пять рабочих дней до установленного срока.
• Использовать автоматизированные системы кадрового учёта, которые формируют отчёт и напоминают о дате сдачи.
• Создать календарь с отмеченными нерабочими днями и автоматически переносить срок при выходных/праздниках (по правилам гл. 11 ГК РФ).
• Проводить ежемесячный инструктаж ответственных сотрудников по порядку заполнения и сдачи отчёта.
• Хранить копии поданных отчётов и подтверждений их приёма (квитанции, электронные уведомления) в течение трёх лет для возможной проверки.

Соблюдение установленных сроков подачи отчёта по трудовой книжке не только избавит организацию от штрафных санкций, но и обеспечит прозрачность кадрового учёта, что особенно важно в условиях ужесточения контроля со стороны государственных фондов. Следуя рекомендациям выше и применяя правила исчисления сроков из ГК РФ, вы сможете минимизировать риски и поддерживать бесперебойную работу кадровой службы.