С 1 января 2024 года в России начался масштабный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК)‚ а с 1 января 2026 года, завершился переходный период. Это означает‚ что теперь все работодатели обязаны вести кадровый учет исключительно в электронном виде‚ а бумажные трудовые книжки перестали быть основным документом для новых сотрудников. В этом контексте форма СЗВ-ТД стала ключевым инструментом взаимодействия между работодателем и Пенсионным фондом России (ПФР). В данной статье подробно разберем‚ что такое СЗВ-ТД‚ когда и как ее сдавать‚ какие изменения произошли в 2026 году‚ и как правильно оформлять трудовые отношения в эпоху цифровых трудовых книжек.

Что такое СЗВ-ТД и зачем она нужна?

СЗВ-ТД — это отчетная форма‚ которую работодатель обязан представлять в Пенсионный фонд России для информирования о кадровых изменениях сотрудников. Ее название расшифровывается как Сведения о трудовой деятельности.

Форма СЗВ-ТД была введена в 2020 году как подготовительный этап к переходу на электронные трудовые книжки. Однако с 2024 года она стала обязательной и единственной формой отчетности по кадровым событиям‚ поскольку бумажные трудовые книжки перестали вестись для новых работников‚ устроившихся после 1 января 2024 года.

СЗВ-ТД содержит следующие сведения:

• ФИО работника
• ИНН‚ СНИЛС
• Дата и основание приема на работу
• Дата и основание увольнения
• Информация о переводах (должность‚ структурное подразделение)
• Информация о переходе на электронную трудовую книжку (ЭТК)

Эта форма формирует базу данных ПФР‚ на основе которой рассчитывается трудовой стаж‚ размер пенсии и другие социальные выплаты. Без своевременной и точной сдачи СЗВ-ТД работнику могут быть начислены неверные пенсионные права.

Когда необходимо сдавать СЗВ-ТД?

Согласно Порядку заполнения СЗВ-ТД (утв. Приказом ПФР от № 785п)‚ отчетность подается в следующих случаях:

1. Прием на работу — в течение 1 рабочего дня с даты заключения трудового договора.
2. Увольнение — в течение 1 рабочего дня с даты расторжения трудового договора.
3. Перевод на другую должность — при изменении наименования должности‚ структурного подразделения или функциональных обязанностей.
4. Переход на электронную трудовую книжку (ЭТК), при получении от работника заявления о выборе ЭТК (даже если работник уже работал до 2024 года).
5. При реорганизации или переименовании организации — необходимо сдать СЗВ-ТД на всех сотрудников‚ даже если их трудовые отношения не изменились.
6. Для совместителей — отчетность подается на каждого совместителя отдельно‚ как на основного работника.

Важно! СЗВ-ТД подается на каждого сотрудника отдельно. Нельзя объединять несколько сотрудников в одном файле — каждый работник требует собственного экземпляра формы.

СЗВ-ТД и электронные трудовые книжки: ключевые изменения с 2024 года

С 1 января 2024 года вступили в силу фундаментальные изменения:

• Новые сотрудники‚ устроившиеся на работу после ‚ не получают бумажные трудовые книжки. Их трудовая деятельность регистрируется исключительно в электронном виде.
• Работники‚ уже трудившиеся до 2024 года‚ могут выбрать: сохранить бумажную трудовую книжку или перейти на ЭТК. Для этого они должны подать заявление в письменной форме. Однако само заявление не является обязательным — если работник не подал заявление‚ работодатель продолжает вести бумажную трудовую книжку.
• Если работник подал заявление о переходе на ЭТК‚ работодатель обязан направить СЗВ-ТД в ПФР не позднее 25 января 2024 года (даже если заявление было подано позже — в этом случае отчет подается в течение 1 рабочего дня после получения заявления).
• Сведения из бумажной трудовой книжки автоматически передаются в электронный архив ПФР на основании данных‚ ранее представленных работодателем в форме СЗВ-ТД.

Важно! Работник не обязан предоставлять заявление о выборе формата трудовой книжки. Но если оно было подано, работодатель обязан его обработать и направить СЗВ-ТД в установленные сроки.

Как правильно заполнить СЗВ-ТД?

Форма СЗВ-ТД состоит из нескольких разделов. При заполнении необходимо соблюдать следующие правила:

Общие данные

• Наименование работодателя (полное‚ как в учредительных документах)
• ИНН и КПП организации
• Код подразделения ПФР (указывается по месту регистрации работодателя)

Данные работника

• ФИО полностью
• СНИЛС (обязательно!)
• ИНН (если есть)
• Дата рождения
• Пол

Информация о кадровом событии

• Дата события — дата приказа (не дата начала/окончания работы)
• Код события — согласно классификатору ПФР:
  • 1 — прием на работу
  • 2 — увольнение
  • 3 — перевод на другую должность
  • 4 — перевод в другое подразделение
  • 5, переход на ЭТК
  • 6 — изменение наименования должности
  • 7 — реорганизация организации
• Наименование должности — как в штатном расписании
• Наименование подразделения — структурное подразделение (отдел‚ цех‚ группа и т.д.)
• Основание, номер и дата приказа (например‚ «Приказ № 15 от »)

Подпись и печать

При сдаче в электронном виде подпись осуществляется электронной подписью (ЭЦП) руководителя или уполномоченного лица. При сдаче на бумажном носителе — печать и подпись руководителя (в случае‚ если ПФР требует бумажную версию — это редкость‚ но возможно при проверке).

Как сдавать СЗВ-ТД в 2026 году?

С 2026 года сдача СЗВ-ТД осуществляется только в электронном виде через:

• Сервис «Кабинет страхователя» на сайте ПФР (https://cabinets.pfrf.ru)
• Специализированные программы: 1С‚ «СБИС»‚ «Контур»‚ «Тензор» и другие‚ прошедшие сертификацию ПФР
• Электронный документооборот через оператора ЭДО (например‚ «ЭДО СБИС»‚ «Тензор-Диалог»)

Формат файла: XML‚ соответствующий схеме‚ утвержденной ПФР.

Срок сдачи: не позднее 1 рабочего дня после наступления кадрового события.

Штрафы за нарушения:

• За несвоевременную сдачу — от 500 до 1 000 рублей за каждый документ
• За непредставление, от 10 000 до 20 000 рублей для ИП‚ от 30 000 до 50 000 рублей для юридических лиц
• За искажение данных — штрафы и возможная проверка

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Вопрос 1: Нужно ли сдавать СЗВ-ТД‚ если работник ушел в отпуск без сохранения зарплаты?

Ответ: Нет. Отпуск без сохранения зарплаты — не кадровое событие‚ требующее отражения в СЗВ-ТД.

Вопрос 2: Что делать‚ если работник уволился‚ но не получил электронную трудовую книжку?

Ответ: При увольнении работодатель обязан направить в ПФР СЗВ-ТД с кодом события «2» (увольнение). Электронная трудовая книжка автоматически формируется в архиве ПФР‚ и работник может получить доступ к ней через портал Госуслуги или лично в ПФР.

Вопрос 3: Можно ли сдавать СЗВ-ТД раз в месяц вместо каждого события?

Ответ: Нет. Каждое кадровое событие должно отражаться в течение 1 рабочего дня. Сводные отчеты по месяцу не допускаются — это нарушение.

Вопрос 4: Нужно ли сдавать СЗВ-ТД на внешних совместителей?

Ответ: Да. Согласно п. 2.8 Порядка‚ на всех совместителей‚ независимо от формы занятости‚ СЗВ-ТД подается в обязательном порядке.

Вопрос 5: Что делать‚ если в СЗВ-ТД допущена ошибка?

Ответ: Необходимо направить исправляющую форму СЗВ-ТД с тем же номером‚ но с исправленными данными. В поле «Код события» указывается «9» — исправление. Срок подачи — в течение 1 рабочего дня после обнаружения ошибки.

СЗВ-ТД — это не просто бумажка или XML-файл‚ который нужно сдать в ПФР. Это ключевой элемент цифровой инфраструктуры трудовых отношений в России. С 2026 года‚ когда переход на электронные трудовые книжки завершен‚ все сведения о трудовом стаже‚ должностях‚ переводах и увольнениях хранятся в единой базе ПФР. Это:

• Упрощает жизнь работникам — они могут в любое время проверить свой стаж через Госуслуги
• Снижает риски потери документов
• Ускоряет оформление пенсий и социальных выплат
• Повышает прозрачность кадрового учета
• Снижает административную нагрузку на бухгалтерию в долгосрочной перспективе

Работодателям необходимо внедрить внутренние процедуры по своевременной сдаче СЗВ-ТД‚ обучить кадровые и бухгалтерские службы‚ интегрировать отчетность в автоматизированные системы (например‚ 1С)‚ и регулярно проверять корректность передаваемых данных.

Помните: СЗВ-ТД — это не формальность. Это гарантия будущего вашего сотрудника. Своевременная и точная отчетность — залог справедливой пенсии и доверия к работодателю.

Если вы сомневаетесь в правильности заполнения формы — обратитесь к специалисту по кадровому учету или воспользуйтесь бесплатными консультациями на сайте ПФР: https://www.pfrf.ru.

Дата публикации: 22 мая 2026 года