СЗВ‑ТД – это форма, в которой фиксируются сведения о трудовой деятельности работников. С 2020 года она стала обязательной частью отчётности в ПФР, а в 2026 году была интегрирована в единый отчёт ЕФС‑1. Правильное заполнение СЗВ‑ТД необходимо как при ведении бумажных трудовых книжек, так и при работе с электронными (ЭТК).

Кому и когда необходимо сдавать СЗВ‑ТД

• Все работодатели (организации, ИП) с численностью работников от 1 до 100 000 человек.
• Отчёт сдаётся ежемесячно за каждый отчётный период (обычно – за предшествующий календарный месяц).
• Сдача обязательна независимо от того, ведётся ли у работника бумажная или электронная трудовая книжка.
• Срок сдачи: до 15‑го числа месяца, следующего за отчётным (если в срок 15‑го числа выпадает выходной, срок переносится на следующий рабочий день).

Структура формы СЗВ‑ТД

Форма состоит из нескольких блоков:

1. Блок «Сведения о зарегистрированном лице» – ФИО, ИНН, СНИЛС, дата рождения.
2. Блок «Сведения о трудовой деятельности» – сведения о последнем месте работы, должности, дате начала и окончания работы, основаниях прекращения трудовых отношений.
3. Блок «Сведения о заявлении работника» – если в отчётном периоде подано заявление о продолжении ведения бумажной книжки или о предоставлении сведений о трудовой деятельности.
4. Блок «Код выполняемой функции» – указывается в соответствии с классификатором ЕФС‑1 (например, 01 – передача сведений о трудовой деятельности).

Пошаговая инструкция по заполнению СЗВ‑ТД

Шаг 1. Подготовка исходных данных

• Соберите документы: трудовые договоры, приказы о приёме/увольнении, заявления работника о выборе формы трудовой книжки.
• Проверьте актуальность ИНН, СНИЛС и даты рождения в личных карточках сотрудников.
• Убедитесь, что в системе (1С, Контура, Кадровик‑практик) заполнены справочники «Должности», «Подразделения», «Коды оснований прекращения трудовых отношений».

Шаг 2. Открытие формы в системе

В большинстве программ (1С:ЗУП, Контура «Сотрудники», Кадровик‑практик) форма СЗВ‑ТД реализована как отдельный документ «Сведения о трудовой деятельности работников». Откройте её через меню «Отчётность → СЗВ‑ТД».

Шаг 3. Автоматическое заполнение (если поддерживается)

Нажмите кнопку «Заполнить». Система автоматически подставит:

• ФИО, ИНН, СНИЛС из карточки сотрудника;
• Последнюю запись из трудовой книжки (дата начала, должность, основание прекращения);
• Код функции (обычно 01).

После автоматического заполнения проверьте каждое поле вручную – автоматика может ошибаться, если в карточке имеются несоответствия.

Шаг 4. Ручное заполнение обязательных полей

1. Дата подачи заявления – указывается только если в отчётном периоде было подано заявление о продолжении ведения бумажной книжки или о предоставлении сведений.
2. Основание прекращения трудовых отношений – выбирается из справочника (например, 1 – «по собственному желанию», 2 – «по инициативе работодателя» и т.д.).
3. Код функции – в 2026 году указывается код «01» (передача сведений о трудовой деятельности) в составе отчёта ЕФС‑1.

Шаг 5. Проверка и корректировка

В 1С предусмотрена кнопка «Проверить». Она выявит:

• Отсутствие обязательных реквизитов;
• Несоответствие дат (например, дата увольнения раньше даты приёма на работу);
• Повторные записи за один и тот же период.

Исправьте все замечания, иначе отчёт будет отклонён ПФР.

Шаг 6. Формирование и отправка отчёта

1. Сформируйте файл в формате XML (по шаблону ФНС) или PDF (если требуется).
2. Отправьте файл через личный кабинет ПФР, сервис 1С‑Отчётность или через интеграцию с «Электронными трудовыми книжками».
3. Сохраните подтверждение о приёме (Квитанцию) – она понадобится в случае проверок.

Особенности заполнения при разных типах трудовых книжек

Бумажная трудовая книжка

• Работник может подать заявление о продолжении ведения бумажной книжки. В этом случае в СЗВ‑ТД заполняется блок «Сведения о заявлении».
• Если заявление не подано, сведения о трудовой деятельности фиксируются только в электронном виде, но в ПФР они всё равно передаются в СЗВ‑ТД.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

• Все записи автоматически синхронизируются с сервисом «Электронные трудовые книжки». Поэтому в СЗВ‑ТД достаточно указать код функции 01 и убедиться, что в системе отражены последние изменения.
• При переходе с бумажной на электронную форму необходимо оформить заявление работника о переходе и отразить его в СЗВ‑ТД.

Сроки сдачи и штрафные санкции

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

1. Что делать, если в СЗВ‑ТД указана неверная дата увольнения?
   Откорректировать запись в карточке сотрудника, выполнить проверку и заново отправить отчёт. При необходимости подать исправление (корректирующий отчёт) в ПФР.
2. Нужно ли заполнять СЗВ‑ТД, если работник не подал заявление о выборе формы трудовой книжки?
   Да. СЗВ‑ТД передаёт сведения о трудовой деятельности независимо от выбора формы. Блок «Сведения о заявлении» просто остаётся пустым.
3. Можно ли объединять несколько сотрудников в один файл?
   В рамках ЕФС‑1 допускается передача сведений о всех работниках в одном XML‑файле. В 1С это делается через «Пакетную отправку».
4. Как оформить временный перевод, ставший постоянным?
   Согласно приказу 320н/3, в случае признания временного перевода постоянным необходимо оформить новое приказное основание и отразить его в СЗВ‑ТД как новое событие «перевод» с указанием даты и нового подразделения.

Пример заполнения СЗВ‑ТД (один сотрудник)

• Автоматизируйте процесс: используйте функции «Заполнить» и «Проверить» в 1С или Контуре.
• Контролируйте сроки: настройте напоминания в бухгалтерской системе о предстоящих датах сдачи.
• Храните копии всех отправленных файлов и квитанций – они могут потребоваться при проверках.
• При переходе с бумажной на электронную трудовую книжку оформляйте заявление работника и фиксируйте его в СЗВ‑ТД.

Соблюдая описанную выше последовательность действий, вы сможете без ошибок заполнять форму СЗВ‑ТД, своевременно сдавать её в ПФР и избегать штрафных санкций.