С 1 января 2020 года в России начался переход на электронные трудовые книжки (ЭТК). Этот процесс кардинально изменил порядок отражения данных о трудовой деятельности работников и‚ как следствие‚ порядок отчетности перед Социальным фондом России (СФР‚ бывший ПФР). Ключевым документом для работодателя в этой системе является отчет СЗВ-ТД‚ который с 2023 года является частью более общей формы, Единой формы сведений (ЕФС-1).

Что такое СЗВ-ТД и зачем он нужен?

СЗВ-ТД — это сокращенное название отчета «Сведения о трудовой деятельности». Его основная цель — передача в СФР информации обо всех изменениях в трудовой деятельности каждого работника‚ чтобы эта информация была отражена в их электронных трудовых книжках.

Этот отчет заменяет собой старый порядок‚ когда данные о стаже и работе вносились только в бумажную трудовую книжку. Теперь СФР ведет единую базу данных по каждому гражданину‚ и работодатель обязан сообщать в нее все ключевые события.

Кто и когда обязан сдавать СЗВ-ТД?

Обязанность сдачи лежит на всех работодателей‚ у которых есть:

• Работники‚ с которыми заключены трудовые договоры.
• Исполнители по гражданско-правовым договорам (ГПД) (если по ним ведется учет стажа).

Сроки сдачи:

1. Ежемесячно — не позднее 15-го числа месяца‚ следующего за отчетным (например‚ за июнь — до 15 июля). В отчете отражаются все кадровые изменения‚ произошедшие в предыдущем месяце (прием‚ увольнение‚ перевод‚ отпуск и т;д.).
2. Ежегодно — не позднее 1 марта года‚ следующего за отчетным‚ подается годовой отчет (сводный) за весь предыдущий календарный год.

Важно: Если у организации мало сотрудников (например‚ до 10 человек)‚ она может подавать отчет на бумаге‚ но только если у всех работников выбрана бумажная трудовая книжка.

Эволюция формы: от СЗВ-ТД к ЕФС-1

С 2023 года отчетность для СФР была реформирована. Вместо множества отдельных форм (СЗВ-ТД‚ СЗВ-СТАЖ‚ ДСВ-3 и др.) вводиться Единая форма сведений (ЕФС-1).

СЗВ-ТД теперь — это не отдельный бланк‚ а Подраздел 1.1 «Сведения о трудовой деятельности» внутри формы ЕФС-1. Именно этот подраздел содержит всю информацию‚ которая раньше шла в СЗВ-ТД;

Таким образом‚ на практике бухгалтер формирует и сдает ЕФС-1‚ а внутри него заполняет обязательный Подраздел 1.1 (СЗВ-ТД).

Ключевые изменения в ЕФС-1 (Подраздел 1.1) в 2024-2026 гг.:

• Уточнены коды видов деятельности и оснований для внесения записей.
• Более детализированная информация по отпускам‚ больничным‚ совместительству.
• Четкие правила заполнения для случаев‚ когда работник выбрал бумажную трудовую книжку.

Порядок действий и заполнения отчета (алгоритм)

Шаг 1: Уведомление работников и их выбор

Работодатель обязан до 1 июля года‚ в котором вводится ЭТК (для большинства — 2020 год)‚ а также при приеме на работу нового сотрудника‚ уведомить работника о его праве выбора:

1. Электронная трудовая книжка (ЭТК), сведения хранятся только в базе СФР.
2. Бумажная трудовая книжка (БТК) — сведения вносятся в традиционную книжку‚ а данные о ней также передаются в СФР.

Выбор оформляется письменным заявлением работника. Если заявление не подано‚ считается‚ что работник выбрал ЭТК.

Шаг 2: Подготовка данных для отчета

Необходимо собрать информацию по каждому работнику за отчетный период:

• Сведения о приеме на работу (дата‚ подразделение‚ должность‚ основание).
• Сведения об увольнении (дата‚ причина‚ основание).
• Изменения в трудовом договоре (перевод‚ изменение условий‚ совместительство).
• Сведения о предоставленных отпусках (ежегодных‚ учебных и др.).
• Сведения о временной нетрудоспособности (больничные).
• Данные о трудовом стаже‚ подтверждаемые работодателем.

Шаг 3: Заполнение Подраздела 1.1 ЕФС-1 (СЗВ-ТД)

Заполнение можно произвести:

• Через личный кабинет на сайте СФР.
• С помощью сервисов электронной отчетности (СБИС‚ 1С‚ «Такском» и др.).
• На бумажном бланке (только для организаций‚ сдающих отчет на бумаге и имеющих только БТК).

Ключевые поля для заполнения:

1. СНИЛС работника.
2. ФИО полностью.
3. Дата рождения.
4. Код вида деятельности (ОКЗ) — по Трудовому кодексу.
5. Дата и номер приказа (распоряжения) о кадровом событии.
6. Код события (например‚ «01» — прием на работу‚ «02», увольнение‚ «03» — перевод и т.д.). Полный перечень кодов есть в инструкциях СФР.
7. Основание события (ссылка на статью ТК РФ или иной нормативный акт).
8. Период работы (дата начала и окончания). Для текущих работников дата окончания не указывается.
9. Должность‚ подразделение (по штатному расписанию).
10. Условия труда (особые условия‚ вредность).

Шаг 4: Сдача отчета

После заполнения отчет подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) руководителя или иного уполномоченного лица и направляется в СФР.

Для бумажного отчета — подписывается и отправляется почтой или сдается лично в отделение СФР.

Особые случаи и нюансы

Работник выбрал бумажную трудовую книжку (БТК)

Даже в этом случае данные о его трудовой деятельности обязательно передаются в СФР через СЗВ-ТД. В отчете указывается факт наличия БТК и ее серия/номер. Записи о стаже вносятся в книжку от руки‚ но их копия (сведения) уходит в электронный отчет.

Совместительство (работа по совместительству)

Сведения о работе по совместительству также отражаются в Подразделе 1.1 ЕФС-1. Указывается основное место работы и место совместительства как отдельная запись. Важно: если у работника есть несколько договоров ГПД‚ по каждому из них также могут требоваться сведения.

Увольнение и исправление ошибок

• При увольнении в отчете указывается последний день работы и причина увольнения (по ТК РФ).
• Если в ранее сданном отчете обнаружилась ошибка (неверный код‚ дата‚ ФИО)‚ необходимо подать корректировочный отчет (К-СЗВ-ТД). Он формируется на ту же отчетную дату и содержит только исправленные записи.

Годовой отчет

К 1 марта сдается сводный отчет за весь предыдущий год. Он включает в себя все записи по всем работникам за 12 месяцев. Особое внимание — на работников‚ уволенных в конце года‚ чтобы их данные не потерялись.

Типичные ошибки и как их избежать

1. Неправильный код события или основания. Всегда сверяйтесь с актуальным Классификатором событий на сайте СФР.
2. Неполные данные. Пропуск СНИЛС‚ ФИО‚ даты приказа — частая причина возврата отчета.
3. Путаница с форматами. Не сдавайте старый бланк СЗВ-ТД отдельно. Все данные, только в ЕФС-1‚ Подраздел 1.1.
4. Пропуск уволенных работников. Даже если сотрудник уволился‚ его запись об увольнении должна быть в отчете за месяц увольнения и в годовом отчете.
5. Забыли про выбор БТК/ЭТК. Если работник подал заявление на бумажную книжку‚ это должно быть отражено в отчете.

Ответы на частые вопросы (FAQ)

В: Нужно ли сдавать СЗВ-ТД по совместителям и по договорам ГПД?

О: Да‚ если по этим договорам ведется учет стажа и они подлежат обязательному пенсионному страхованию. Сведения о такой деятельности включаются в отчет.

В: Что делать‚ если работник не предоставил СНИЛС?

О: Запросите у работника СНИЛС. Без него отчет будет возвращен. Можно временно указать «000-000-000 00»‚ но это не рекомендуется. Лучше урегулировать вопрос с сотрудником.

В: Можно ли сдать отчет после 15 числа?

О: Можно‚ но за каждый календарный день просрочки начисляется штраф (для ИП и юрлиц — 5 000 руб.‚ для должностных лиц, 200-500 руб.). Поэтому старайтесь сдавать вовремя.

В: Где скачать бланк и образец заполнения?

О: Актуальные формы и подробные инструкции по заполнению Подраздела 1.1 ЕФС-1 размещены на официальном сайте Социального фонда России (sfr.gov.ru). Также образцы и функционал для заполнения есть в любых сервисах электронной отчетности (СБИС‚ 1С‚ «Такском»).

Отчет СЗВ-ТД (Подраздел 1.1 ЕФС-1) — это не просто формальность‚ а ключевой инструмент перехода на электронные трудовые книжки. Его правильное и своевременное заполнение гарантирует‚ что все данные о трудовом стаже и деятельности ваших сотрудников будут корректно отражены в их личных кабинетах на «Госуслугах» и в базах СФР. Это напрямую влияет на правильное начисление пенсий и других социальных выплат в будущем.

Главное правило: ведите кадровый учет аккуратно‚ сверяйте данные с приказами и трудовыми договорами‚ и не затягивайте с подачей отчета. При малейших сомнениях обращайтесь к актуальным инструкциям СФР или к своему бухгалтерскому сервису.