С начала 2020 года в России действует электронная трудовая книжка (ЭТК). Одним из ключевых элементов её функционирования является форма СЗВ‑ТД – сведения о трудовой деятельности работника, которые работодатель обязан передавать в Социальный фонд России (СФР). Несвоевременная или неполная подача этой формы приводит к административным штрафам, контролируемым трудовой инспекцией. В данной статье подробно рассмотрены:
- что такое СЗВ‑ТД и кто её подаёт;
- сроки и порядок подачи;
- какие нарушения выявляет трудовая инспекция;
- размеры штрафов и порядок их наложения;
- как избежать штрафов и что делать, если штраф уже наложен;
- актуальные изменения законодательства на 2026 год.
Что такое СЗВ‑ТД и зачем она нужна
СЗВ‑ТД (Сведения о трудовой деятельности) – электронный документ, содержащий информацию о:
- приёме на работу;
- переводах, изменениях условий труда;
- увольнении (включая причину);
- периодах нетрудоспособности, отпусков и др.
Эти сведения формируют электронную трудовую книжку работника в базе Социального фонда России и используются для:
- начисления страховой пенсии;
- подсчёта трудового стажа;
- проверки соблюдения трудового законодательства;
- обеспечения прозрачности трудовых отношений при проверках трудовой инспекции.
Кто и когда должен подавать СЗВ‑ТД
Обязанность подачи
Обязанность подавать СЗВ‑ТД возлагается на работодателя (юридическое лицо или индивидуального предпринимателя), который заключил трудовой договор с работником.
Сроки подачи
- При приёме на работу – не позднее следующего рабочего дня после дня заключения трудового договора.
- При увольнении – не позднее следующего рабочего дня после дня расторжения трудового договора.
- При изменении условий труда (перевод, изменение должности, оклада и т.п.) – не позднее следующего рабочего дня после дня вступления изменений в силу.
- Ежегодная отчётность – не требуется; форма подаётся только при возникновении событий, перечисленных выше.
Способ подачи
СЗВ‑ТД подаётся исключительно в электронном виде через:
- Личный кабинет работодателя на портале Госуслуги;
- Прямую интеграцию с бухгалтерской программой (1С, Контур.Эльба и др.) через API СФР;
- Специализированные сервисы электронного документооборота (СЭД).
Какие нарушения выявляет трудовая инспекция
Трудовая инспекция (Государственная инспекция труда) проводит плановые и внеплановые проверки, в ходе которых особое внимание уделяется:
- Наличию и актуальности СЗВ‑ТД в базе СФР для каждого работника;
- Своевременности подачи формы при приёме, увольнении и изменении условий труда;
- Полноте данных (отсутствие обязательных полей: дата приёма, должность, основание увольнения и т.д.);
- Соответствию данных в СЗВ‑ТД и внутренним документам работодателя (трудовые договоры, приказы, табели).
При выявлении любого из перечисленных нарушений инспекция составляет акт проверки и выдаёт предписание об устранении нарушения в установленный срок. Если нарушение не устранено, налагается административный штраф.
Размеры штрафов за нарушение подачи СЗВ‑ТД
Штрафы регулируются Кодексом об административных правонарушениях РФ (КоАП), статья 5.27.1 («Нарушение законодательства о труде»). На 2026 год действуют следующие санкции:
| Нарушение | Штраф для должностных лиц | Штраф для индивидуальных предпринимателей | Штраф для юридических лиц |
|---|---|---|---|
| Непредставление или несвоевременное представление СЗВ‑ТД | от 10 000 до 20 000 ₽ | от 20 000 до 30 000 ₽ | от 50 000 до 100 000 ₽ |
| Представление недостоверных или неполных сведений в СЗВ‑ТД | от 15 000 до 30 000 ₽ | от 30 000 до 50 000 ₽ | от 100 000 до 200 000 ₽ |
| Повторное нарушение в течение года | Удвоение базового штрафа | Удвоение базового штрафа | Удвоение базового штрафа |
Примечание: штрафы могут быть увеличены в случае, если нарушение привело к нарушению прав работника (например, невозможность подтвердить стаж для назначения пенсии). В таких ситуациях к административной ответственности может добавлятся гражданско‑правовая ответственность (возмещение ущерба).
Как избежать штрафов: практические рекомендации
Организация внутреннего контроля
- Назначить ответственного сотрудника (обычно из отдела кадров или бухгалтерии) за своевременную подачу СЗВ‑ТД.
- Внедрить чек‑лист: при каждом кадровом событии (приём, перевод, увольнение) сразу формировать и отправлять СЗВ‑ТД.
- Использовать автоматизацию: настроить в 1С или другой бухгалтерской системе автоматическую генерацию формы при изменении данных о сотруднике.
Проверка перед отправкой
- Сверять данные в СЗВ‑ТД с приказом о приёме/увольнении и трудовым договором.
- Обязательно проверять наличие всех обязательных реквизитов: СНИЛС работника, дата события, код основания (по классификатору СФР).
- После отправки сохранять подтверждение (XML‑файл или скриншот личного кабинета) как доказательство timely подачи.
Регулярный аудит
- Проводить квартальный внутренний аудит: выгружать из СФР сведения о всех работниках и сравнивать с внутренними кадровыми базами.
- При обнаружении расхождений сразу направлять уточняющую СЗВ‑ТД.
Обучение персонала
Проводить ежегодные инструктажи для кадровой службы и бухгалтерии по изменениям в порядке подачи СЗВ‑ТД (например, новые коды оснований, введённые в 2024‑2025 гг.).
Что делать, если штраф уже наложен
- Получить копию постановления – убедиться, что в нём указаны конкретные нарушения и основания для штрафа.
- Проверить сроки обжалования – согласно КоАП, жалоба подаётся в течение 10 дней с момента получения постановления (можно продлить до 1 месяца при уважительной причине).
- Подготовить возражения – собрать доказательства timely подачи СЗВ‑ТД (подтверждения из личного кабинета, логи отправки, внутренние приказы).
- Подать жалобу в вышестоящий орган (например, в региональное управление труда и социальной защиты) либо в суд.
- Если штраф uznан законным – оплатить его в течение 60 дней, чтобы избежать дополнительных пени (пеня начисляется за каждый день просрочки).
- После оплаты – провести внутренний анализ причин нарушения и скорректировать процессы, чтобы избежать повторных штрафов.
Актуальные изменения законодательства на 2026 год
- Увеличение штрафов – с 1 января 2026 года вступили в силу поправки к КоАП, удваивающие базовые штрафы за повторные нарушения в течение года (см. таблицу выше).
- Обязательная электронная подача через Госуслуги – с июля 2026 года подача СЗВ‑ТД через личный кабинет на портале Госуслуг стала обязательной для всех работодателей, использующих более 50 сотрудников. Для небольших организаций сохраняется возможность подачи через бухгалтерские программы.
- Упрощение процедуры исправления ошибок – с марта 2026 года допускается подача «уточняющей» СЗВ‑ТД без штрафа, если ошибка обнаружена и исправлена в течение 5 рабочих дней после обнаружения.
Соблюдение требований по подаче формы СЗВ‑ТД – не просто формальность, а важный элемент обеспечения законности трудовых отношений и защиты прав работников. Трудовая инспекция активно контролирует своевременность и полноту этих сведений, а размеры штрафов за их нарушение могут существенно ударить по бюджету организации, особенно при повторных нарушениях.
Чтобы минимизировать риски, работодателям рекомендуется:
- автоматизировать процесс формирования и отправки СЗВ‑ТД;
- назначить ответственного сотрудника и внедрить чек‑лист;
- регулярно проводить внутренний аудит и обучение персонала;
- при выявлении ошибок оперативно подавать уточняющую форму;
- знать порядок обжалования штрафов и действовать в установленные сроки.
Следуя этим рекомендациям, компания не только избежит финансовых потерь, но и создаст прозрачную и надёжную систему кадрового учёта, что положительно скажется на её репутации и отношениях с сотрудниками.