В 2020 году в России был введён новый формат отчётности – Сведения о кадровых мероприятиях по трудовой деятельности (СЗВ-ТД)․ Он заменяет традиционную бумажную трудовую книжку в качестве официального источника сведений о трудовой деятельности работника․ В этой статье мы разберём, что такое СЗВ, как и когда его подавать, какие правила заполнения, а также какие преимущества и недостатки у этого формата․

Что такое СЗВ‑ТД?

СЗВ‑ТД – это электронный документ, который содержит сведения о кадровых мероприятиях (приём на работу, перевод, увольнение, переход на электронную трудовую книжку и др․) и отправляется в Пенсионный фонд России (ПФР)․ Он является обязательным для всех работодателей, которые используют электронные трудовые книжки (ЭТК) или продолжают вести бумажные трудовые книжки․

• СЗВ‑ТД заменяет письменные записи в трудовой книжке․
• Он передаётся в ПФР через электронный документооборот (ЭДО)․
• В СЗВ‑ТД фиксируются все кадровые изменения, а также заявления о переходе на ЭТК․

Ключевые моменты:

• СЗВ‑ТД – обязательный документ для всех работодателей․
• Он передаётся в ПФР в соответствии с положениями ПФР․
• СЗВ‑ТД может быть заполнен как в бумажном, так и в электронном виде․

Зачем использовать СЗВ вместо трудовой книжки?

Переход на СЗВ‑ТД имеет ряд преимуществ:

• Упрощение документооборота – все сведения о работе сотрудника хранятся в единой системе․
• Сокращение печатных документов и экономия ресурсов․
• Быстрая проверка данных со стороны ПФР и других государственных органов․
• Меньше ошибок при корректировке и отмене кадровых мероприятий․
• Возможность подачи заявлений о переходе на ЭТК в электронном виде․

Как заполнить СЗВ‑ТД?

Заполнение СЗВ‑ТД может осуществляться через программное обеспечение (например, 1С, ПО компании Такском, СБИС и др․) или вручную в бумажном виде․ Ниже приведён общий алгоритм заполнения:

1. Выберите вид кадрового мероприятия (приём, перевод, увольнение, переход на ЭТК и т․д․)․
2. Укажите даты начала и окончания (если применимо)․
3. Заполните данные о работнике (ФИО, ИНН, дата рождения)․
4. Укажите должность и профессию․
5. При необходимости добавьте приложения (приказы, распоряжения)․
6. Сохраните документ и отправьте в ПФР через ЭДО․

Если работник выбрал бумажную трудовую книжку, в СЗВ‑ТД необходимо указать, что он продолжает вести бумажную ТК и при необходимости подать заявление о её продолжении․

Сроки сдачи СЗВ‑ТД

Сроки зависят от вида кадрового мероприятия:

• Для приёма на работу и увольнения – до 15 числа следующего месяца․
• Для перехода на электронную трудовую книжку – до 15 января следующего года (если заявление подано в декабре)․
• Для переименования должности и перевода на другую постоянную работу – до 15 числа следующего месяца․
• Если работник выбрал бумажную трудовую книжку после 31 декабря 2020 г․, то СЗВ‑ТД нужно сдать до 15 января 2021 г․

Важно помнить, что не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего документа (приказа, распоряжения), необходимо подать СЗВ‑ТД․

Корректировка и отмена кадровых мероприятий

Если в СЗВ‑ТД была допущена ошибка, её можно скорректировать или отменить․ Процедура выглядит так:

1. Войдите в систему (1С, Такском, СБИС и др․)․
2. Выберите нужный документ СЗВ‑ТД․
3. Нажмите «Корректировать» или «Отменить»․
4. Укажите корректирующие данные (дата, причина)․
5. Сохраните и отправьте обновлённый документ в ПФР․

При отмене кадрового мероприятия необходимо также уведомить сотрудника и, при необходимости, подать заявление о переходе на бумажную трудовую книжку․

Часто задаваемые вопросы

• Нужно ли подавать СЗВ‑ТД, если работник продолжает вести бумажную трудовую книжку? – Да, необходимо подать заявление о продолжении ведения бумажной ТК․
• Можно ли использовать СЗВ‑ТД при переводе сотрудника на другую постоянную работу? – Да, перевод считается кадровым мероприятием, и СЗВ‑ТД должен быть подан до 15 числа следующего месяца․
• Как узнать, что заявление о переходе на ЭТК было принято? – ПФР отправляет уведомление о принятии заявления в системе ЭДО․
• Можно ли вести одновременно бумажную и электронную трудовую книжку? – Нет, работник должен выбрать один формат․ Если выбран электронный, то бумажная ТК закрывается․

Преимущества и недостатки СЗВ‑ТД

Преимущества

• Сокращение бумажного документооборота․
• Быстрая и прозрачная проверка данных․
• Автоматизация процессов с помощью 1С, Такском, СБИС․
• Уменьшение риска потери или повреждения трудовой книжки․

Недостатки

• Необходимость обучения персонала работе с новой системой․
• Зависимость от стабильности интернет‑соединения и работы ЭДО․
• Возможные проблемы при переходе с бумажной ТК на ЭТК (необходимость корректировок)․

Переход на СЗВ‑ТД – это шаг к цифровизации кадрового учёта и упрощению работы с государственными органами․ Соблюдение сроков сдачи, правильное заполнение и своевременная корректировка сведений помогут избежать штрафов и недоразумений․ Если вы ещё не начали использовать СЗВ, настоятельно рекомендуем подключиться к системе электронного документооборота и начать подавать отчёты в ПФР уже сегодня․

Для более подробной информации и практических руководств обратитесь к ресурсам Saby (СБИС), Такском и ПФР․