С 2020 года в России введены электронные трудовые книжки (ЭТК). В связи с этим каждый работодатель (компания, ИП, отделения иностранных фирм) обязан ежемесячно подавать в Пенсионный фонд России (ПФР) сведения о трудовой деятельности работников в виде отчёта СЗВ‑ТД (Сведения о заработке и трудовой деятельности). Ниже – подробный пошаговый алгоритм подготовки и сдачи отчёта, а также ответы на типичные вопросы.

Правовая база и сроки сдачи

• Постановление Правления ПФР № 730‑п от  г. – утверждает форму СЗВ‑ТД.
• С 1 января 2023 г. форма СЗВ‑ТД в прежнем виде более не действует; вместо неё заполняются подразделы 1 и 1;1 раздела 1 формы ЕФС‑1.
• Отчёт сдаётся ежемесячно:
  • до 25‑го числа за предыдущий месяц, если в этом месяце нет кадровых событий;
  • не позднее ближайшего рабочего дня после любого кадрового события (приём, увольнение, перевод, изменение ФИО, СНИЛС и т.п.).
• Несоблюдение сроков влечёт штрафы (штраф за несвоевременную сдачу – 0,5 % от фонда оплаты труда за каждый день просрочки, но не менее 500 руб).

Кто обязан сдавать СЗВ‑ТД?

Отчёт обязаны сдавать:

• юридические лица, зарегистрированные в РФ;
• обособленные подразделения иностранных компаний, работающие в России;
• индивидуальные предприниматели, нанимающие работников.

Что входит в отчёт СЗВ‑ТД?

В отчёт включаются сведения о каждом работнике, а именно:

• ФИО, дата рождения, пол;
• СНИЛС (обязательно, если нет – предварительно отправить в ПФР форму АДВ‑1 «Анкета зарегистрированного лица»);
• Трудовой договор (дата заключения, дата начала работы, дата окончания, если есть);
• Код функции (трудовая функция, например, 01 – исполнительный, 02 – управленческий и т.д.);
• Сведения о ведении трудовой книжки:
  • Электронная трудовая книжка (ЭТК) – «да»;
  • Бумажная – «нет»;
  • Заявление работника о продолжении ведения трудовой книжки или о предоставлении сведений о трудовой деятельности (заполняется только при наличии такого заявления).
• Кадровые события за отчётный период (приём, увольнение, перевод, изменение ФИО, СНИЛС, код функции, дата выхода на пенсию и т.п.).

Подготовка данных в 1С

Большинство российских компаний используют 1С:Бухгалтерия или 1С:Зарплата и кадры. В этих конфигурациях уже реализованы все необходимые документы.

Где находится документ СЗВ‑ТД?

• Меню Кадры → Электронные трудовые книжки → Сведения о трудовой деятельности (СЗВ‑ТД).
• Альтернативно – через 1С‑Отчетность → СЗВ‑ТД.

Шаги заполнения в 1С

1. Создать новый документ «Сведения о трудовой деятельности (СЗВ‑ТД)».
2. Указать отчётный период (обычно – предыдущий календарный месяц).
3. Внести список работников:
   • Если список уже сформирован в справочнике «Сотрудники», нажмите кнопку «Заполнить из справочника».
   • Проверьте наличие СНИЛС; если его нет – создайте и отправьте в ПФР форму АДВ‑1.
4. Для каждого сотрудника заполните:
   • Код функции (по классификатору «Коды функций»).
   • Сведения о трудовой книжке (ЭТК/бумажная).
   • Кадровые события (приём, увольнение, перевод). В 1С они автоматически берутся из журналов «Приёмы», «Увольнения», «Переводы».
5. Нажмите «Проверить документ». Система выдаст предупреждения о недостающих полях (например, отсутствие СНИЛС).
6. После успешной проверки нажмите «Отправить в ПФР». 1С сформирует XML‑файл в соответствии с формой ЕФС‑1 и передаст его через Личный кабинет работодателя (ЛКР) или через ЭДО (если настроено).

Корректировка и отмена

Если после отправки обнаружилась ошибка, в 1С можно выполнить:

• «Отменить отправку» (если ПФР ещё не принял файл);
• Создать новый документ с корректными данными и отправить повторно.

Пошаговый алгоритм без 1С (ручное заполнение)

Если 1С недоступна, отчёт можно сформировать вручную в Excel и загрузить в ЛКР.

1. Скачать шаблон формы СЗВ‑ТД (или ЕФС‑1) с официального сайта ПФР.
2. Заполнить таблицу согласно инструкциям:
   • Столбец A – ФИО;
   • Столбец B – СНИЛС;
   • Столбец C – Дата рождения;
   • Столбец D – Дата начала работы;
   • Столбец E – Дата окончания (если есть);
   • Столбец F – Код функции;
   • Столбец G – Признак ЭТК (1 – электронная, 0 – бумажная);
   • Столбец H – Дата подачи заявления о ведении трудовой книжки (при наличии).
3. Сохранить файл в формате XML (в шаблоне уже предусмотрена нужная структура).
4. Войти в Личный кабинет работодателя (https://lk.pfrf.ru) → «Отчётность» → «СЗВ‑ТД» → «Загрузить файл».
5. После загрузки система проверит файл и выдаст результат: «Принят», «С ошибками». При ошибках исправьте файл и загрузите заново.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Что делать, если у сотрудника нет СНИЛС?

Сначала оформить заявку АДВ‑1 (Анкета зарегистрированного лица) в ПФР. После получения СНИЛС добавить его в карточку сотрудника и только потом формировать СЗВ‑ТД.

Нужно ли указывать отчётный период в ежедневном СЗВ‑ТД?

В новых формах ЕФС‑1 указание периода необязательно, но в 1С он задаётся автоматически для удобства контроля.

Как рассчитать срок сдачи при выходных?

Если крайний срок выпадает на выходной или праздничный день, отчёт необходимо сдать в первый рабочий день после этой даты. Пример: приём 14 мая, приказ 15 мая (выходные 16‑17 мая) – сдача до 18 мая.

Какие коды функции использовать?

Коды берутся из классификатора «Коды функций» (утверждённого ПФР). Самые распространённые:

• 01 – исполнительный персонал;
• 02 – управленческий персонал;
• 03 – специалисты;
• 04 – рабочие;
• 05 – служащие.

Как отразить в отчёте, что у сотрудника электронная трудовая книжка?

В поле «Признак ЭТК» ставится значение 1. Если у сотрудника бумажная книжка – 0. При отсутствии заявления о продолжении ведения книжки поле оставляется пустым.

Практический пример заполнения

Допустим, в компании «Ромашка‑Тех» 3 сотрудника:

В 1С достаточно открыть документ СЗВ‑ТД, выбрать отчётный месяц «апрель 2024», нажать «Заполнить из справочника», проверить и отправить. В случае ручного ввода в Excel заполняем те же столбцы, сохраняем в XML и загружаем в ЛКР.

Полезные ссылки

• Официальный сайт ПФР – скачивание форм, доступ к ЛКР.
• БУХ.1С – портал для современного бухгалтера – статьи и видеоруководства по СЗВ‑ТД.
• Кадровик‑практик – инструкция по заполнению блока «Сведения о зарегистрированном лице».
• 1С:Документация – справка по журналу «Электронные трудовые книжки».

Отчёт СЗВ‑ТД – важный элемент кадрового учёта в современной России. Правильное формирование и своевременная сдача позволяют избежать штрафов, обеспечить корректную работу пенсионного фонда и поддерживать электронные трудовые книжки в актуальном состоянии. Используйте готовые решения в 1С, а при необходимости – ручной способ через Excel и Личный кабинет работодателя. При возникновении вопросов всегда можно обратиться к инструкциям ПФР или к специалистам‑консультантам по 1С.

Дата последнего обновления статьи: 21 мая 2026 г.