Отчет по форме СЗВ-ТД (Сведения о трудовой деятельности) — это ключевой документ для Пенсионного фонда, который работодатель обязан представлять ежемесячно. Ситуация, когда в организации появляется сотрудник без трудовой книжки (ТК) или без сведений о предыдущем трудоустройстве, вызывает много вопросов. В этой статье разберем, как правильно заполнять и сдавать СЗВ-ТД в таких случаях, кто и когда должен отчитываться, и какие есть исключения.

Что такое СЗВ-ТД и когда его сдают?

СЗВ-ТД — это отчет, содержащий сведения о каждом работнике: период работы, должность, код трудовой функции и т.д. Срок сдачи — до 15-го числа месяца, следующего за отчетным (например, за январь, до 15 февраля).

Важно: Сдавать отчет нужно даже если в организации не было приемов или увольнений, но есть хотя бы один сотрудник в штате. Если в компании никого нет (например, ИП без работников), сдавать СЗВ-ТД не требуется.

Кто обязан сдавать СЗВ-ТД?

Обязанность лежит на всех работодателей:

• ООО, АО и другие юрлица.
• ИП, нанимающие работников.
• Организации, где есть сотрудники, даже если это единственный директор (но с оговорками, см. ниже).

Исключение: Если в ООО единственный директор работает по совместительству и не оформлен трудовым договором (например, является также единственным учредителем), то СЗВ-ТД на него не сдается. Но если директор принят по трудовому договору — отчет обязателен.

Сотрудник без трудовой книжки: как заполнить СЗВ-ТД?

Если сотрудник устраивается впервые или не предоставил трудовую книжку/сведения из предыдущих мест работы (формы СТД-Р или СТД-ПФР), бухгалтер должен:

1. Указать код «1» в подразделе 1.1 раздела 1 формы СЗВ-ТД (или в разделе «Сведения о трудовой деятельности» в ЕФС-1). Это означает, что сведения о предыдущей трудовой деятельности отсутствуют.
2. Заполнить все остальные данные о новом месте работы: период, должность, код функции (если есть), данные работодателя.
3. Не требовать предоставления трудовой книжки нельзя, но если сотрудник ее не имеет, это не препятствует оформлению трудового договора. В этом случае сведения о его трудовой деятельности начнут формироваться с этого места работы.

Пример: Сотрудник Иван Иванов принят , трудовой договор оформлен, но ТК нет. В СЗВ-ТД за январь 2024 указываем: период с , код «1» (предыдущие сведения отсутствуют), код функции по занимаемой должности.

Особенности при выборе формата трудовой книжки

С 2020 года работники могут выбрать:

• Бумажную трудовую книжку (традиционную).
• Электронную трудовую книжку (запись в ПФР).

Если сотрудник выбрал электронный формат, работодатель обязан:

1. Получить от него заявление о ведении электронной трудовой книжки.
2. Направить это заявление в ПФР через личный кабинет или с помощью сервисов (например, СБИС, Контур).
3. В СЗВ-ТД указывать те же данные, но с учетом выбранного формата.

Важно: Если сотрудник не сделал выбор до 31 декабря 2020 года (для тех, кто уже работал), считается, что он выбрал бумажный вариант. Но для новых сотрудников выбор делается при приеме на работу.

Нужно ли сдавать СЗВ-ТД, если нет кадровых изменений?

Да, нужно. Даже если в организации не было ни одного приема или увольнения за месяц, отчет обязательно сдается на всех действующих сотрудников. Это так называемый «нулевой» отчет. Несдача влечет штрафы (по ст. 15.33 КоАП РФ).

Исключение: Если в организации вообще нет сотрудников (например, ИП без работников или компания в процессе ликвидации без персонала), сдавать СЗВ-ТД не требуется.

Штрафы за несвоевременную или неверную сдачу СЗВ-ТД

За нарушения ПФР применяет штрафы:

• За несдачу отчета — 50 руб. на каждого сотрудника (но не более 100 тыс. руб; для юрлиц и 5 тыс. руб. для ИП).
• За сдачу с ошибками — аналогичные штрафы, если ошибки привели к искажению данных.

ПФР часто снижает штрафы при добровольном исправлении ошибок, но лучше не допускать их изначально.

Как сдавать СЗВ-ТД: через 1С или личный кабинет?

С 2021 года отчет сдается в форме ЕФС-1 (Единая форма сведений), которая включает подраздел 1 (СЗВ-ТД). Способы:

1. Через личный кабинет ПФР (для небольших организаций).
2. Через программные продукты (1С, СБИС, Контур и др.), которые автоматически формируют отчет.

В 1С (версии 8.3 и выше) есть специальный отчет «СЗВ-ТД». При отсутствии данных о предыдущей трудовой деятельности в программе нужно вручную указать код «1» для такого сотрудника.

Краткая памятка для бухгалтера

• Если есть сотрудники — сдавайте СЗВ-ТД каждый месяц, даже без изменений.
• Если сотрудник без ТК — в отчете укажите код «1» (предыдущие сведения отсутствуют) и заполните данные о текущем месте работы.
• Если сотрудник выбрал электронную ТК — получите заявление и направьте его в ПФР.
• Если в компании только директор-учредитель без трудового договора — отчет сдавать не нужно.
• ИП без работников — отчет не сдается.

Отчет СЗВ-ТД — обязательный ежемесячный документ для ПФР. Отсутствие трудовой книжки у сотрудника не освобождает работодателя от сдачи отчета. В таком случае нужно корректно указать код «1» и заполнить данные о текущем трудоустройстве. Важно помнить о сроках (до 15-го числа следующего месяца) и использовать актуальные формы (ЕФС-1). При сомнениях лучше уточнять в ПФР или через сервисы электронной отчетности;