Трудовая книжка — основной документ, в котором фиксируются все изменения трудового статуса работника: приём на работу, перевод, увольнение, повышение квалификации и пр.
С 2021 г. в России введена электронная трудовая книжка (ЭТК), но в ряде случаев (например, при работе с иностранными компаниями, в некоторых регионах) остаётся актуальным бумажный вариант;
Ниже вы найдёте подробный разбор того, как создать таблицу для трудовой книжки, какие поля в неё включать, как заполнять её при разных событиях и какие ошибки стоит избегать.

Что такое таблица для трудовой книжки?

Таблица — это структурированный набор ячеек, в котором фиксируются данные о трудовой деятельности сотрудника.
Для бумажной трудовой книжки таблица обычно выглядит как «таблица записей» в самом документе.
Для электронных систем (Google Таблицы, Microsoft Excel, «МойОфис Таблица» и др.) таблица создаётся в виде электронного файла, который можно хранить в облаке, редактировать совместно и экспортировать в PDF.

Основные поля таблицы

Ниже приведён перечень обязательных и рекомендуемых полей, которые обычно включаются в таблицу трудовой книжки.
Вы можете добавить дополнительные столбцы по необходимости (например, «Причина увольнения», «Период обучения»).

Как создать таблицу в популярных приложениях

Google Таблицы

1. Откройте Google Таблицы.
2. Создайте новый документ.
3. Вставьте заголовки столбцов, как в примере выше.
4. Настройте форматирование: даты в формате ДД.ММ.ГГГГ, числа без запятой, текст выровнять по левому краю.
5. Сохраните файл в Google Диск. При необходимости установите доступ «Редактировать» для руководителей.
6. Экспортируйте в PDF при необходимости печати.

Microsoft Excel Online

1. Перейдите в Excel Online.
2. Создайте новый лист и добавьте заголовки;
3. Используйте функцию Формат → Число → Дата для столбца «Дата записи».
4. Сохраните файл в OneDrive и настройте совместный доступ.
5. При необходимости примените Формат → Защита → Защитить лист для предотвращения случайных изменений.

МойОфис Таблица

• Откройте приложение «МойОфис Таблица» (доступно в корпоративном портале).
• Создайте новый документ и добавьте таблицу.
• Вставьте заголовки, установите нужные форматы.
• Сохраните в облачном хранилище «МойОфис» и настройте права доступа.

Как заполнять таблицу при разных событиях

Приём на работу

Заполняется сразу после подписания трудового договора. В поле «Событие» пишем «Приём на работу», указываем должность, отдел, рабочее место, срок работы (если известен). Подписывают руководитель и сотрудник.

Перевод внутри компании

В таблице создаётся новая строка с датой перевода. В поле «Событие» пишем «Перевод», указываем новую должность, отдел, рабочее место. В комментарии можно указать причину перевода.

Увольнение (по собственному желанию, по инициативе работодателя, по соглашению сторон)

В поле «Событие» пишем «Увольнение». В комментарии указываем причину (например, «По собственному желанию»). В столбце «Срок работы» указываем фактическую дату окончания работы. В конце таблицы добавьте итоговую строку с суммарным сроком работы.

Повышение квалификации и обучение

Добавляем строку с событием «Обучение», указываем дату начала и окончания, название программы, место проведения. В комментарии можно указать, как это повлияло на должность.

Ошибки и советы по работе с таблицей

• Неправильный формат даты — всегда используйте формат ДД.ММ.ГГГГ, иначе система может не распознать дату.
• Отсутствие подписи руководителя — без подписи запись считается недействительной.
• Дублирование записей — проверяйте, чтобы не было двух одинаковых записей о приёме на работу.
• Необновлённые данные — обновляйте таблицу сразу после каждого события, чтобы избежать накопления ошибок.
• Сохранение в облаке — всегда сохраняйте резервную копию, чтобы избежать потери данных.
• Использование формул — можно добавить формулу для расчёта общего срока работы: =СУММ(Срок работы).
• Защита листа — если таблица используется несколькими сотрудниками, защитите лист паролем, чтобы предотвратить случайные изменения.

Электронная трудовая книжка (ЭТК) и таблица

Согласно статье 20 Трудового кодекса РФ, в 2021 г. введена обязательность использования ЭТК при приёме на работу.
ЭТК хранится в системе «Единый портал кадров» и автоматически синхронизируется с таблицей в облаке.
Для работы с ЭТК можно использовать:

• Веб‑интерфейс kadr.gov.ru;
• Мобильное приложение «Мой кадр»;
• API для интеграции с корпоративными системами.

При работе с ЭТК важно:

• Проверять, что все данные в таблице совпадают с данными в системе;
• Сохранять копию таблицы в формате PDF для архивации;
• Обновлять таблицу после каждой смены статуса (перевод, увольнение, повышение).

Пример готовой таблицы в формате CSV

Ниже приведён пример строки CSV, которую можно импортировать в Excel или Google Таблицы:

"","Приём на работу","Системный аналитик","SA-01","ИТ‑отдел","Кабинет 12","12","Новый сотрудник","Иванов И.И.","Петрова А.А."

• Создавайте таблицу сразу после найма сотрудника;
• Используйте стандартизированные поля, чтобы избежать ошибок.
• Сохраняйте резервные копии и защищайте данные.
• Ведите таблицу в реальном времени, чтобы она всегда была актуальной.
• При переходе на электронную трудовую книжку синхронизируйте таблицу с системой ЭТК.

Соблюдение этих рекомендаций поможет вам избежать юридических рисков, упростит контроль за кадровыми процессами и обеспечит прозрачность трудовых отношений.