Важно! С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Это означает, что с этой даты работодатели обязаны оформлять трудовые отношения с новыми сотрудниками, подающими заявление об этом, исключительно в электронном виде. Бумажная трудовая книжка выдается только по письменному заявлению работника, не желающего получать ЭТК.
Ключевое правило: Прием на работу с электронной трудовой книжкой (ЭТК) оформляется на основании того же пакета документов, что и с бумажной: заявления о приеме, трудового договора, приказа (распоряжения). Однако сам процесс внесения записи происходит в специализированной информационной системе (СИОТД) через личный кабинет работодателя на портале Госуслуг или через программное обеспечение, интегрированное с системой.
Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)?
ЭТК — это официальный цифровой документ, эквивалент бумажной трудовой книжки. Все сведения о трудовой деятельности (прием, увольнение, переводы, отпуска, награждения) вносятся в единую государственную информационную систему — СИОТД (Система информирования об трудовой деятельности). Данные автоматически передаются в Социальный фонд России (СФР) для расчета пенсии.
Подготовка к заполнению: создание учетной записи
Прежде чем заполнять ЭТК, работодатель (или уполномоченный кадровик) должен:
- Иметь подтвержденную учетную запись на портале Госуслуг с усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП).
- Быть подключенным к СИОТД. Это обычно делается через МФЦ или напрямую в операторе системы (например, через сервис «Трудовая книжка» на Госуслугах для юридических лиц).
- Получить от работника согласие на ведение ЭТК. Это заявление является отдельным документом или частью заявления о приеме на работу.
Пошаговая инструкция: как заполнить ЭТК при приеме на работу
Шаг 1: Получение согласия работника
Работник должен написать заявление. Образец:
«Я, [ФИО полностью], паспорт серии ____ № ______, выдан _______, зарегистрированный по адресу: ________, прошу вести сведения о моей трудовой деятельности в форме электронной трудовой книжки. Сведения о бумажной трудовой книжке (при ее наличии) прошу не передавать в СИОТД. Подтверждаю, что ознакомлен с порядком ведения ЭТК и правом на получение выписки из нее в любой момент».
Дата, подпись.
Шаг 2: Оформление приема на работу (как обычно)
Издать приказ (распоряжение) о приеме на работу (форма Т-1 или внутренний аналог).
2. Заключить трудовой договор в письменной форме.
Шаг 3: Внесение записи в СИОТД (электронную книжку)
Это ключевой шаг. Запись создается в системе по шаблону, установленному Приказом Минтруда № 722н.
Структура записи о приеме на работу в ЭТК:
| Поле (Графа) | Что указывать | Пример |
|---|---|---|
| Наименование работодателя | Полное официальное наименование организации (как в ЕГРЮЛ/ЕГРИП). | ООО «Вектор» |
| Подразделение | Название структурного подразделения, если есть. | Отдел продаж |
| Должность (специальность, профессия) | Точное наименование должности из штатного расписания или трудового договора. | Менеджер по продажам |
| Основание | САМОЕ ГЛАВНОЕ. Указывается: • Дата и номер заявления работника о приеме на работу (или о ведении ЭТК, если оно отдельное). • Дата и номер приказа (распоряжения) работодателя о приеме. • При наличии — номер и дата трудового договора. | Заявление от № 45-к; Приказ от № 102 |
| Дата заключения трудового договора | Дата, когда был подписан трудовой договор. | |
| Дата фактического допуска к работе | Дата, с которой сотрудник приступил к обязанностям. Обычно совпадает с датой приема. | |
| Условия труда | Указывается, если они отличаются от обычных (вредные условия, ненормированный график и т.д.). Если нет — ставится прочерк или «обычные». | Обычные |
| Примечание | По желанию работодателя: номер вкладыша (если выдается), иная информация. | — |
Критически важный нюанс по графе 4: В электронном виде не требуется дублировать весь текст заявления. Достаточно четко указать: «Заявление от [дата] № [номер]» и «Приказ от [дата] № [номер]». Система сама свяжет эти документы.
Шаг 4: Подписание и отправка записи
После заполнения всех полей в интерфейсе СИОТД, специалист подписывает запись своей УКЭП.
2. Запись автоматически направляется в личный кабинет работника на Госуслугах (если у него есть подтвержденная учетная запись).
3. Работник в своем личном кабинете видит новую запись и может подписать ее своей УКЭП (это его согласие с внесенными данными).
4. После двойного подписания (работодатель + работник) запись становится юридически значимой и неизменяемой.
Образец записи о приеме на работу (визуализация)
Как это будет выглядеть в электронной книжке работника:
Дата записи:
Тип записи: Прием на работу
Работодатель: ООО «Вектор»
Подразделение: Отдел продаж
Должность: Менеджер по продажам
Основание: Заявление от № 45-к; Приказ от № 102
Дата заключения ТД:
Дата допуска к работе:
Условия труда: Обычные
Статус: Запись подписана сторонами. Юридическая сила получена.
Особенности и ответы на частые вопросы
• Если у работника уже есть бумажная книжка?
Если он не подал заявление об отказе от нее, работодатель продолжает заполнять бумажный вариант. Сведения о приеме одновременно передаются в СИОТД (т.е. запись появится и в электронной, и в бумажной книжке).
• Когда именно нужно внести запись?
Немедленно после издания приказа о приеме и подписания трудового договора. Закон не устанавливает конкретный срок, но по общим правилам кадрового делопроизводства это делается в день приема или на следующий рабочий день. Задержка может повлечь административную ответственность.
• Как оформить увольнение в ЭТК?
Алгоритм аналогичен приему:
- Издать приказ об увольнении (по собственному желанию, по соглашению сторон и т.д.).
- Внести запись в СИОТД, указав в графе 4: «Заявление работника об увольнении от [дата] № [номер]; Приказ от [дата] № [номер]».
- Указать дату увольнения (последний рабочий день).
- Подписать запись УКЭП работодателя.
- Работник подписывает запись в своем личном кабинете.
Важно: Запись об увольнении должна быть внесена в день увольнения (дата последнего рабочего дня);
Типичные ошибки при заполнении ЭТК при приеме
- Ошибка: Неполное указание основания (например, только «Приказ № 102» без даты и номера заявления).
Как избежать: Всегда указывать и заявление, и приказ с датами. - Ошибка: Внесение записи без предварительного заявления работника о ведении ЭТК.
Как избежать: Получить письменное согласие до приема на работу. - Ошибка: Несвоевременное подписание записи работником.
Как избежать: После отправки записи сразу направить работнику уведомление (через мессенджер/почту) о необходимости подписать ее в личном кабинете Госуслуг. - Ошибка: Путаница в датах: дата приказа, дата заключения ТД и дата допуска к работе.
Как избежать: Четко разделять эти понятия. Дата допуска — первый рабочий день.
Где найти официальные образцы и бланки?
Официальный Порядок ведения СИОТД (утвержден Приказом Минтруда России от № 722н) — содержит все правила и структуру записей.
2. Портал Госуслуг (раздел для юридических лиц «Трудовая книжка») — демонстрационные режимы и актуальные формы.
3. Сайт Социального фонда России (СФР), раздел «Трудовая книжка».
4. МФЦ «Мои документы» — консультации и помощь в подключении.
Статья подготовлена на основе действующего законодательства РФ (ТК РФ, Приказ Минтруда № 722н) по состоянию на май 2026 года. Для получения персональной консультации обращайтесь в кадровую службу своей организации или в СФР.