Сокращение штата или численности организации – одна из самых частых причин расторжения трудового договора․ При этом особое внимание уделяется оформлению записи в трудовой книжке (или в электронном виде – сведения о трудовой деятельности), поскольку ошибки в этой записи могут привести к спорам с работником, штрафам со стороны государственной инспекции труда и необходимости выдачи дубликата․

Правовая основа

Основанием для увольнения по сокращению служит пункт 2 части 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации․ Согласно данной норме, работодатель вправе расторгнуть трудовой договор, если:

• производится сокращение численности или штата работников;
• работнику предложена другая подходящая работа (если такая имеется);
• работник отказался от предложенной работы или подходящая работа отсутствует․

Пошаговая инструкция для работодателя

1. Уведомление сотрудников – не менее чем за два месяца до планируемого сокращения работник получает письменное уведомление о предстоящем увольнении․
2. Предложение альтернативных вакансий – работодатель обязан предложить все имеющиеся вакансии, подходящие по квалификации и состоянию здоровья․
3. Подготовка приказа об увольнении – в приказе указываются основания (п․ 2 ч․ 1 ст․ 81 ТК РФ), дата увольнения, реквизиты приказа и ссылка на уведомление․
4. Ознакомление работника с приказом – под роспись в течение трёх рабочих дней с момента получения приказа․
5. Внесение записи в трудовую книжку (или сведения о трудовой деятельности) – запись делается в день увольнения, работник расписывается о получении книжки и о знакомстве с записью․
6. Выдача трудовой книжки и расчёт выплат – работнику выдаётся трудовая книжка (или справка о трудовой деятельности), выплачивается выходное пособие, компенсация за неиспользованный отпуск и иные причитающиеся суммы․

Как правильно оформить запись в трудовой книжке

Запись должна быть полной, без недопустимых сокращений․ Государственная инспекция труда в Кировской области прямо указывает, что нельзя писать:

• «пр․» вместо «приказ»;
• «расп․» вместо «распоряжение»;
• «пер․» вместо «переведён»;
• и другие аналогичные сокращения․

Пример корректной записи (бумажная трудовая книжка):

Уволен(а) по сокращению штата работников организации, п․ 2 ч․ 1 ст․ 81 ТК РФ․

При оформлении электронной трудовой книжки (СТД‑Р) запись вноситься точно в той же форме, что и в приказе об увольнении․

Требования к содержанию записи

• Указание даты увольнения (день, месяц, год)․
• Формулировка основания увольнения – ссылка на конкретный пункт статьи ТК РФ․
• Номер и дата приказа об увольнении (по желанию, но рекомендуется для контроля)․
• Подпись работника о получении трудовой книжки и ознакомлении с записью (в личной карточке или в журнале движения трудовых книжек)․

Что делать, если запись сделана с ошибкой

Если в трудовой книжке допущены недопустимые сокращения или иные ошибки, работодатель обязан:

1. Выдать работнику дубликат трудовой книжки с правильной записью․
2. Внести исправление в оригинал только при наличии согласия работника и оформления соответствующего акта (поскольку исправления в трудовой книжке допускаются только в случае ошибки, обнаруженной до выдачи документа работнику)․
3. При невозможности исправить оригинал (например, книжка уже выдана) – выдать дубликат и уведомить работника о том, что оригинал считается недействительным для подтверждения трудового стажа․

Ответственность за ошибки в трудовой книжке может выражаться в виде штрафа для должностных лиц (от 1 000 до 5 000 рублей) и для организации (от 30 000 до 50 000 рублей) в соответствии со ст․ 5;27 КоАП РФ․

Права работника при сокращении

Работник, уволенный по сокращению, имеет право на:

• Получить выходное пособие в размере среднего заработка за один месяц (или больше, если предусмотрено коллективным договором)․
• Получить компенсацию за неиспользованный отпуск․
• Получить среднемесячный заработок за период трудоустройства, если он встаёт на учёт в службу занятости и не может найти работу в течение двух месяцев (выплата производится службой занятости)․
• Получить справку о среднем заходе заработка или иной документ, подтверждающий периоды неработы, для получения пособия по безработице․
• Требовать выдачу дубликата трудовой книжки в случае обнаружения ошибок․

Особенности оформления в 2026 году

С учётом актуальных изменений (данные на ):

• Уведомление о сокращении направляется в электронном виде с подтверждением получения (например, через личный кабинет работника в корпоративной системе)․
• Приказ об увольнении формируется в системе кадрового учёта и автоматически передаёт данные в форму СТД‑Р для электронной трудовой книжки․
• При отсутствии возможности предложить другую работу работодатель обязан предоставить письменное обоснование отсутствия подходящих вакансий․
• Все выплаты (выходное пособие, компенсация за отпуск и др․) должны быть перечислены не позже следующего рабочего дня после дня увольнения․

Правильное оформление записи в трудовой книжке при сокращении работника – это не только соблюдение формальных требований трудового законодательства, но и гарантия защиты прав обеих сторон․ Чёткое следование порядку уведомления, предложения альтернативных вакансий, подготовки приказа и внесения точной, полной записи без недопустимых сокращений позволит избежать споров, штрафов и необходимости выдачи дубликата․ Работодатель, уделяя внимание каждому из этих этапов, демонстрирует уважение к трудовому праву и повышает репутацию организации как ответственного работодателя․