В 2026 году в России и Беларуси продолжается активная реформа системы ведения трудовых книжек. Особое внимание уделяется тем случаям, когда работник проработал у конкретного работодателя более пяти календарных дней. В таких ситуациях наниматель обязан оформить соответствующие записи в книжке, а также соблюдать ряд требований, установленных законодательством.

Что именно требует закон

Согласно Министерству труда и социальной защиты РФ, трудовая книжка ведётся в электронном виде, если работник не подал заявление о ведении бумажной формы до 31 декабря 2020 года. При этом:

• Ведение книжки обязавается, если работник проработал у данного работодателя более пяти дней;
• Право выбора способа ведения (бумажный или электронный) сохраняется для тех, кто в 2020 году был безработным, находился в отпуске, временно не мог работать или отстранялся от должности;
• После окончания работы у текущего работодателя работник может перевести сведения в электронный трудовой договор к новому работодателю.

В Беларуси аналогичные нормы закреплены в Постановлении Министерства труда и социальной защиты, где указано, что трудовые книжки заполняются нанимателем на всех работников, работающих более пяти дней, включая иностранных специалистов.

Ключевые термины

Для удобства ниже перечислены основные понятия, встречающиеся в нормативных актах:

1. Наниматель – юридическое лицо или физическое лицо, привлекающее работника к выполнению трудовых функций.
2. Работник – физическое лицо, которое официально трудоустроено и проработало у нанимателя более пяти дней.
3. Электронная трудовая книжка – цифровой документ, в котором фиксируются сведения о трудовых отношениях.
4. Бумажная трудовая книжка – традиционный бумажный документ, который может вестись одновременно с электронным.

Как правильно оформить трудовые книжки

По информации КонсультантПлюс, в 2026 году работодатели должны учитывать несколько практических аспектов:

• Заполнение записи производится сразу после того, как работник проработает пять календарных дней в организации.
• Запись включает данные о месте работы, должности, дате начала работы и продолжительности.
• Если работник переходит на другую должность или увольняется, в книжке вносятся соответствующие изменения.

В случае, когда работник не подал заявление о ведении электронной формы до 31 декабря 2020 года, наниматель обязан вести его в электронном виде автоматически.

Частые ошибки при заполнении

Согласно материалам jvs, типичные просчеты включают:

• Неучёт пятидневного порога – запись в книжке делается только после истечения пяти дней, но многие наниматели оформляют её сразу же.
• Недостаточное указание даты начала работы – важно фиксировать точную дату, а не лишь месяц.
• Отсутствие сведений о переводе или увольнении – такие события требуют внесения изменений в уже существующую запись.

Права и обязанности сторон

Разъяснения прокуратуры Краснодарского края подчёркивают, что:

1. Работодатель имеет право продолжать вести трудовые книжки у последующих работодателей, если работник меняет место работы.
2. Работник сохраняет право подать письменное заявление о переходе на электронное ведение книжки в любой момент.
3. Если заявление не было подано до 31 декабря 2020 года, наниматель обязан вести книжку в электронном виде автоматически.

В Беларуси, как отмечают в Министерстве труда и социальной защиты, иностранные граждане также получают бланки трудовых книжек в специальных институтах, но процесс их оформления аналогичен.

Как вести трудовые книжки в 2026 году

Согласно последним рекомендациям, процесс ведения книжки выглядит так:

1. Сбор данных – при приёме на работу в течение первых пяти дней собираються сведения о работнике.
2. Оценка длительности – если работа продолжается более пяти дней, вносится запись в книжку.
3. Запись в электронный формат – сведения заносятся в электронную форму, доступную как работодателю, так и самому работнику.
4. Обновление данных – при переводе, изменении условий или увольнении вносятся соответствующие изменения.

Важно помнить, что работодатель обязан предоставить работнику копию записи в любое время по его запросу.

Что делать, если работодатель задерживает выдачу книжки

В случае, когда наниматель откладывает выдачу трудовой книжки, работник имеет право:

• Обратиться в прокуратуру или службу контроля труда;
• Требовать выдачи документа в установленный срок;
• В случае игнорирования требований – подать трудовую инспекцию с жалобой.

Как подчеркивают эксперты, задержка выдачи может привести к административным штрафам для работодателя.

Перспективы развития системы

В 2026 году планируется дальнейшее развитие электронных сервисов, которые позволят:

• Автоматически обновлять сведения о трудовом статусе работника;
• Интегрировать данные о трудовых отношениях с другими государственными базами (например, с ПФР и ФНС);
• Упростить процесс переноса данных при смене работодателя.

Такие меры, как отмечают в РИА Новости, помогут снизить количество ошибок и ускорить оформление трудовых отношений.

Ведение трудовых книжек на работников, проработавших более пяти дней, – обязательный процесс, регулируемый законодательством России и Беларуси. Правильное оформление и своевременное обновление записей позволяют как работодателям, так и работникам избежать юридических проблем и обеспечить прозрачность трудовых отношений. Соблюдение установленных сроков, правильное оформление заявлений и своевременное информирование о переводах или увольнениях – ключевые элементы успешного ведения электронных и бумажных трудовых книжек.

Если у вас возникнут вопросы по конкретным формам заполнения или процедурам подачи заявлений, рекомендуем обратиться в местный отдел по труду или к юридическому консультанту.