С 2024 года в России активно внедряется система электронных трудовых книжек (ЭТК). Однако, если работник сохранил право на бумажный документ или если речь идет о выдаче самой первой (бумажной) книжки, вопрос ее физического получения остается актуальным. Работодатель обязан обеспечить выдачу трудовой книжки при увольнении. Для формального и юридически значимого уведомления работника о необходимости забрать документ часто используется телеграмма.
В этой статье мы разберем, зачем нужна телеграмма, как ее правильно составить, и приведем рабочий образец.
Зачем направлять телеграмму?
Направление телеграммы — это не просто формальность, а важный шаг для работодателя, который позволяет:
- Исполнить обязанность по выдаче трудовой книжки (ст. 77, 84.1 ТК РФ). Работодатель должен известить работника о готовности документа.
- Создать документально подтвержденный факт уведомления. Телеграмма, как правило, имеет вручную подписанный квитанционный отрывок, который остается у отправителя. Это доказательство в случае спора о невыдаче книжки.
- Зафиксировать дату и время уведомления. Телеграмма имеет штамп почтового отделения с датой отправки, что является юридически значимым моментом.
- Уведомить работника, который не явился за книжкой добровольно. Если сотрудник не забирает документ после увольнения, телеграмма — это последний официальный шаг перед передачей его в архив или отправкой по почте за его счет (если в заявлении есть соответствующая просьба).
Основания для направления телеграммы
Телеграмма направляеться в следующих ситуациях:
- Работник не явился за трудовой книжкой в установленный трудовым договором или внутренним распорядком срок после увольнения.
- Работник уведомил работодателя о желании получить книжку по почте (в этом случае в телеграмме указывается согласие на пересылку и адрес).
- Работник не оставил актуальный адрес для связи, и работодатель пытается его найти.
Как составить телеграмму: структура и ключевые элементы
Телеграмма должна быть краткой, но содержать все необходимые реквизиты. Ее текст обычно пишется в одном абзаце.
Обязательные реквизиты (указываются в шапке телеграммы):
- Кому: ФИО получателя (полностью) и его адрес (если известен).
- От кого: Наименование организации-работодателя (полное или сокращенное), юридический адрес, контактный телефон.
- Плательщик: Наименование организации (оплачивает телеграмму).
- Код телеграммы: Указывается на почте.
Текст телеграммы должен содержать:
- Дату увольнения и номер приказа об увольнении.
- Констатацию факта: что трудовой книжкой (или сведениями об трудовой деятельности в форме ЭТК) работник не расписался, не забрал ее;
- Приглашение/требование явиться за документом в указанный срок (например, «в течение 3 рабочих дней с момента получения настоящего уведомления»).
- Информацию о последствиях: что в случае неявки документ будет направлен по почте за счет работника или передан в архив.
- Данные для связи: кто и в какое время принимает документ в отделе кадров.
- Подпись руководителя организации или уполномоченного лица (например, начальника отдела кадров) с расшифровкой.
Образец телеграммы (текст)
Ниже представлен универсальный и корректный образец, соответствующий требованиям законодательства.
УВЕДОМЛЕНИЕ Гражданину(ке): Ивановой Анне Петровне, пр. Ленина, д. 15, кв. 42, г. Москва, 123456 От Общества с ограниченной ответственностью "Пример", ИНН 7705123456, ОГРН 1234567890123, 125009, г. Москва, ул. Тверская, д. 10, тел.: +7 (495) -23-45-67 Плательщик: ООО "Пример" Настоящим уведомляем Вас, что в связи с увольнением по собственному желанию (приказ № 45-к от ) Ваша трудовая книжка (сведения о трудовой деятельности) подготовлена к выдаче. Вы не расписались в ее получении и не забрали документ в установленный срок. Настоятельно просим Вас явиться в отдел кадров ООО "Пример" по адресу: г. Москва, ул. Тверская, д. 10, каб. 305, в течение 5 (пяти) рабочих дней с момента получения настоящей телеграммы для получения трудовой книжки. В случае неявки документ будет направлен Вам за Ваш счет по почтовому адресу, указанному в Вашей заявке, либо передан на хранение в архив организации. Контакты для справок: начальник отдела кадров Сидоров М.И., тел.: +7 (495) -23-45-67 (доб. 105), приемные часы: пн-чт с 10:00 до 17:00. Руководитель организации: _________________ / Петров А.С. / (подпись) (расшифровка) М.П. "___" _____________ 20__ г.
Важные нюансы и практические советы
- Электронная трудовая книжка (ЭТК): Если работник выбрал ЭТК, то физической книжки не существует. Уведомление будет касаться выписки из ЭТК или согласия на передачу сведений в ПФР. В тексте телеграммы это нужно отразить: «Ваши сведения о трудовой деятельности, хранящиеся в форме электронной трудовой книжки, подготовлены к передаче в ПФР…»
- Отправка за счет работника: Если в заявлении на выдачу книжки работник указал, что согласен на ее пересылку по почте за его счет, то в телеграмме это можно не прописывать отдельно. Если такого заявления нет, отправка по почте должна быть за счет работодателя, но только после его письменного согласия.
- Квитанция: При подаче телеграммы в отделение связи обязательно получите и сохраните квитанцию с отрывным талоном. На ней будет указан номер телеграммы, дата отправки и подпись почтового служащего. Это ваше главное доказательство.
- Альтернативы: Телеграмма, надежный, но не единственный способ. Можно использовать заказное письмо с уведомлением о вручении (имеет схожий юридический эффект) или вручение под расписку (если есть адрес и возможность встречи).
Что делать после отправки телеграммы?
Сохраните квитанцию в деле по трудовым книжкам.
2. Если в установленный срок (указанный в телеграмме) работник не явился, действуйте по инструкции: направьте книжку по почте (если есть согласие) или сдайте в архив, оформив соответствующий акт.
3. Отметьте в «Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей» дату и способ уведомления (телеграмма №… от…), а затем и дату фактической выдачи/передачи на хранение.
Телеграмма на получение трудовой книжки — это юридически грамотный инструмент для работодателя, который позволяет соблюсти требования Трудового кодекса и защитить себя от претензий. Ее текст должен быть четким, содержать все ключевые данные и последствия бездействия работника. При работе с электронными трудовыми книжками логика уведомления сохраняется, но меняется объект уведомления (сведения, а не бумажный документ).
Примечание: Данная статья носит информационно-справочный характер. Для решения конкретных ситуаций рекомендуется консультироваться с юристом, так как практика применения трудового законодательства может меняться.