С 2021 года в России начался переход от бумажных трудовых книжек к электронному учету трудовой деятельности. Однако бумажные трудовые книжки до сих пор остаются актуальными для определённой категории работников. В 2026 году правила их заполнения были уточнены и дополнены в соответствии с Приказом Минтруда России от № 320н (в редакции на 2026 год), а также с разъяснениями Министерства труда и социальной защиты РФ. Эта статья, исчерпывающее руководство по правильному заполнению трудовых книжек в 2026 году с учётом всех нововведений, типичных ошибок и образцов записей.

Кто продолжает получать бумажную трудовую книжку?

Согласно ч. 2 ст. 2 Закона № 439-ФЗ от и письму Минтруда от № 14-2/ООГ-12933, бумажная трудовая книжка ведётся только для следующих категорий работников:

• Те, кто до 31 декабря 2020 года подал заявление о выборе бумажной формы ведения трудовой книжки;
• Те, кто не подавал никаких заявлений о выборе формы — им по умолчанию продолжают выдавать бумажную книжку;
• Новые сотрудники, которые при трудоустройстве в 2026 году не подали заявление на электронный учёт — им также выдаётся бумажная трудовая книжка.

Важно! С 1 сентября 2021 года все новые работники, подавшие заявление на электронный учёт, не получают бумажную трудовую книжку. Их трудовая деятельность фиксируется исключительно в Пенсионном фонде РФ в электронном виде.

Общие правила заполнения трудовой книжки

Все записи в трудовой книжке должны вестись в строгом соответствии с Приказом Минтруда № 320н. Основные принципы:

1. Записи вносятся только на основании официальных документов: приказов, договоров, решений комиссий.
2. Используются только печатные буквы (от руки — только в случае отсутствия печатного устройства, но с обязательным заверением).
3. Сокращения запрещены: пишется «приказ», а не «пр.»; «трудовой договор», а не «ТД»; «уволен», а не «ув.».
4. Все записи должны быть понятными, точными и без исправлений.
5. Записи вносятся в хронологическом порядке — от самой ранней к самой поздней.
6. Используется чернила чёрного цвета (допускается синий, но не красный и не зелёный).

Заполнение ьного листа

ьный лист заполняется при первичном трудоустройстве. Он содержит следующие сведения:

• Фамилия, имя, отчество — полностью, как в паспорте;
• Дата рождения — в формате «число.месяц.год» (например, );
• Образование — указывается по документу (например, «среднее профессиональное», «высшее»);
• Специальность — по диплому или аттестату;
• Дата заполнения книжки — дата её выдачи работнику;
• Подпись работодателя (или уполномоченного лица) и печать организации (если есть).

Важно! Если работник меняет фамилию, имя или отчество — прежние данные зачёркиваются одной сплошной линией, а новые вносятся над зачёркнутым или рядом. На внутренней стороне обложки указываются реквизиты документа, подтверждающего изменение (например, свидетельство о браке, решение суда). Запись заверяется подписью и печатью.

Пример заполнения изменения ФИО:

Было: Иванова Мария Сергеевна
Зачёркнуто: Иванова Мария Сергеевна (одна черта)
Стало: Петрова Мария Сергеевна
На внутренней стороне обложки: «Изменение ФИО на основании свидетельства о заключении брака № 12345 от » — подпись, печать, дата.

Заполнение раздела «Сведения о работе»

В этом разделе фиксируются все трудовые перемещения: приём, перевод, увольнение.

Приём на работу

Запись должна содержать:

1. Номер записи (по порядку);
2. Дата приёма (день, месяц, год);
3. Наименование организации (полностью, как в учредительных документах);
4. Должность (по штатному расписанию);
5. Основание приёма — номер и дата приказа.

Пример записи о приёме:

1. г. Принят на работу в ООО «Ромашка» на должность бухгалтера по основному месту работы. Основание: приказ № 12 от г.

Перевод на другую должность

Запись оформляется как приём на новую должность в той же организации. Указывается:

• Дата перевода;
• Новая должность;
• Основание — приказ о переводе.

Пример записи о переводе:

1. г. Переведён с должности бухгалтера на должность главного бухгалтера. Основание: приказ № 45 от г.

Увольнение

Запись об увольнении должна содержать:

• Дата увольнения;
• Основание увольнения — точная формулировка из ТК РФ (например, «по собственному желанию», «в связи с сокращением штата», «по соглашению сторон»);
• Номер и дата приказа об увольнении.

Пример записи об увольнении:

1. г. Уволен по собственному желанию в соответствии со ст. 80 ТК РФ. Основание: приказ № 89 от г.

Запрещено: использовать формулировки вроде «уволен по инициативе работника» — только точные формулировки из Трудового кодекса.

Оформление дубликата трудовой книжки

Дубликат выдаётся в случае утраты, порчи или уничтожения трудовой книжки. С 2024 года введены новые правила получения информации для заполнения дубликата:

• Работодатель обязан запросить сведения о трудовой деятельности работника в Пенсионном фонде РФ через электронный сервис (форма СЗВ-ТД или через личный кабинет ПФР);
• На основании этих данных заполняется дубликат — можно использовать как старый, так и новый образец бланка;
• На ьном листе дубликата ставится надпись: «Дубликат»;
• Все записи в дубликате должны быть точно повторены по данным ПФР;
• При отсутствии данных о работе до 2003 года, вносятся только сведения с 2003 года (по данным ПФР), а более ранние — по документам работника (если они есть).

Пример записи на ьном листе дубликата:

Дубликат
Фамилия, имя, отчество: Иванов Иван Иванович
Дата рождения:
Образование: высшее
Специальность: экономист
Дата выдачи: г.
Подпись: ___________ /С.И. Петрова/

Что делать, если все страницы заполнены?

Если в трудовой книжке закончились свободные строки для записей — оформляется вкладыш:

• Вкладыш — это отдельный бланк, прикрепляемый к книжке;
• Вкладыш имеет ту же юридическую силу, что и сама книжка;
• На ьном листе вкладыша указывается номер трудовой книжки, к которой он прикреплён;
• Вкладыш заверяется подписью и печатью работодателя;
• Вкладыш выдаётся бесплатно.

Ошибки, которых следует избегать

Согласно разъяснениям Минтруда, кадровики и бухгалтеры чаще всего допускают следующие ошибки:

1. Использование сокращений — «пр.», «ув.», «ТД» — недопустимо.
2. Неправильные формулировки при увольнении — «уволен по инициативе работодателя» вместо «в связи с сокращением штата».
3. Отсутствие ссылки на приказ — запись без номера и даты приказа считается неправильно оформленной.
4. Исправления корректором или белым исправляющим средством — запрещены. Только зачёркивание одной чертой с подписью и печатью.
5. Записи от руки без заверения — если запись сделана от руки, она должна быть подтверждена подписью и печатью.
6. Заполнение книжки нечёрными чернилами — красные, зелёные, синие (если не по согласованию) — не допускаются.

Хранение трудовых книжек

Трудовые книжки хранятся в организации в течение:

• 50 лет — после увольнения работника;
• 75 лет — если работник умер, книжка передаётся в архив;
• Все книжки хранятся в специальном сейфе или металлическом шкафу, доступ к которым ограничен.

Ведётся книга учёта движения трудовых книжек и вкладышей (форма утверждена Приказом Минтруда № 320н).

Несмотря на активное развитие электронного документооборота, бумажные трудовые книжки остаются важным юридическим документом для миллионов россиян. Правильное их заполнение — не просто формальность, а гарантия сохранения трудового стажа, права на пенсию и защита интересов работника.

Ключевые принципы 2026 года:

• Только точные формулировки из ТК РФ;
• Никаких сокращений;
• Все записи — на основании приказов;
• Исправления — только зачёркиванием одной чертой;
• Дубликаты, на основании данных ПФР;
• Вкладыши — при заполнении всех страниц;
• Хранение — строго по правилам.

Регулярно сверяйтесь с актуальной редакцией Приказа Минтруда № 320н и разъяснениями Минтруда РФ. Ошибки в трудовых книжках могут привести к признанию стажа недействительным, отказу в пенсии и судебным искам от работников.

Совет кадровику: Внедрите внутренний чек-лист по заполнению трудовых книжек и проводите ежеквартальные аудиты. Это сэкономит вам время, нервы и деньги в будущем.

© Информация актуальна на 23 мая 2026 года. Источники: Приказ Минтруда РФ № 320н, Письма Минтруда, Трудовой кодекс РФ.