Трудовая книжка — неотъемлемый документ, подтверждающий трудовой стаж, квалификацию и достижения работника.
В 2026 году правила её ведения закреплены в Порядке ведения и хранения трудовых книжек 2022 г. и в Трудовом кодексе РФ.
Ниже приведены все типы записей, которые необходимо вносить, а также рекомендации по их оформлению, срокам и правилам исправления.

Ключевые типы записей в трудовой книжке

• Приём на работу – полная ставка, 0,5 ставки, срочный договор.
• Перевод на другую постоянную работу (внутренний перевод).
• Увольнение – по собственному желанию, по инициативе работодателя, по истечении срока договора.
• Повышение квалификации, обучение, стажировка.
• Награды, премии, благодарности.
• Переход на электронную трудовую книжку (с 2025 г.).

Все записи вносятся в раздел «Сведения о работе» (если книжка была заведена до  г.) или в новый вклад (если книжка оформлена в актуальной форме).

Правила заполнения записей

Согласно Порядку ведения и хранения трудовых книжек 2022 г., каждая запись должна быть сделана на основании приказа (распоряжения) и подтверждена печатью и подписью ответственного лица.

2.1 Приём на работу

Запись должна содержать:

1. Порядковый номер записи.
2. Дата выдачи трудовой книжки (число, месяц, год).
3. Наименование работодателя.
4. Должность, место работы, форма занятости (полная ставка, 0,5 ставки, срочный договор).
5. Дата начала работы.

Пример записи:

№ 1. . ООО «Розовый Трактор». Директор. Полная ставка. .

2.2 Перевод на другую постоянную работу

Вносятся только постоянные переводы. Временные переводы не отражаются в трудовой книжке.

Пример записи о переводе:

№ 2. . ООО «Розовый Трактор». Офисный менеджер. Перевод в отдел продаж. .

2.3 Увольнение

Запись о увольнении оформляется в том же разделе «Сведения о работе» и должна содержать:

1. Порядковый номер записи.
2. Дата увольнения.
3. Причина увольнения (по собственному желанию, по инициативе работодателя, по истечении срока договора).

Пример записи о увольнении:

№ 3. . Увольнение по собственному желанию. .

2.4 Повышение квалификации, обучение, стажировка

Запись оформляется в разделе «Сведения о работе» и содержит:

1. Порядковый номер записи.
2. Дата начала и окончания обучения.
3. Наименование учебного заведения и полученная квалификация.

2.5 Награды, премии, благодарности

Запись о награде оформляется в разделе «Сведения о награждении» и включает:

1. Порядковый номер записи.
2. Дата вручения награды.
3. Наименование награды и причина вручения.

2.6 Переход на электронную трудовую книжку

С 2025 г. возможно вести электронную трудовую книжку. Для перехода необходимо:

1. Подтвердить согласие работника.
2. Внести запись о переходе в бумажной книжке (если она есть) и в электронную систему.
3. Указать дату перехода и номер электронного документа.

Пример записи о переходе:

№ 4. . Переход на электронную трудовую книжку. .

2.7 Исправления и изменения

Зачёркивание, замазывание и подделывание записей запрещены. При необходимости исправления:

1. Запись об ошибке вносится в отдельную строку с указанием причины исправления.
2. Подписывается и печатается ответственным лицом.
3. В случае серьезных ошибок возможна запись о корректировке в отдельном документе (СЗВ‑ТД).

2.8 Печати и подписи

В трудовой книжке допускается печать отдела кадров. Если в книжке уже есть печать работодателя, дополнительная печать не требуется, но подпись ответственного лица обязательна.

Сроки внесения записей

Все записи должны быть внесены в течение пяти рабочих дней после издания приказа или распоряжения.

При переводе на другую работу или увольнении запись вносится в течение того же срока.

Примеры записей в таблице

Нарушения и последствия

Нарушения правил заполнения могут привести к:

• Отказу в признании стажа.
• Невозможности получения пенсионных и иных выплат.
• Юридическим последствиям для работодателя.

Поэтому важно строго соблюдать порядок и правила ведения трудовой книжки.

Трудовая книжка — ключевой документ, подтверждающий трудовой стаж и квалификацию. Правильное и своевременное внесение записей обеспечивает защиту прав работника и соблюдение требований законодательства. Следуйте приведённым выше рекомендациям, чтобы ваш документ оставался достоверным и юридически значимым.

Дата публикации: 22 мая 2026 г. ( 17:18:14)