С 1 января 2021 года в России вводится обязательный переход к электронной трудовой книжке (ЭТК). К 2026 году завершается переходный период, и у большинства работников уже нет бумажного варианта. Если вы планируете трудоустройство, важно знать, какие документы нужны, как получить выписку из ЭТК и как правильно её представить работодателю.

Что такое электронная трудовая книжка?

• ЭТК – это цифровой документ, хранящий сведения о трудовой деятельности (место работы, должность, даты приёма и увольнения, награды, причины увольнения и т.п.).
• Ведётся в системе «Система формирования реестра» (СФР) и доступна через личный кабинет на сайте ПФР.
• Для работников, впервые трудоустроившихся после  г., бумажная книжка не оформляется – сразу создаётся электронный вариант.
• Сотрудник может запросить выписку (справку) из ЭТК и предоставить её работодателю в электронном виде или распечатать.

Какие документы нужны при приёме на работу?

Список обязательных бумаг одинаков для всех соискателей, но при наличии ЭТК есть небольшие отличия.

Обязательные документы (для всех)

1. Паспорт гражданина РФ (или иной документ, удостоверяющий личность).
2. СНИЛС.
3. Трудовой договор (подписывается после оформления на работе);

Документы, связанные с трудовой книжкой

• Если у вас бумажная трудовая книжка – её необходимо предъявить.
• Если у вас электронная трудовая книжка – нужно предоставить:
  • Справку‑выписку из ЭТК (формат PDF или XML), полученную в личном кабинете ПФР;
  • или оригинал электронного документа (в виде QR‑кода), который работодатель может просканировать в системе СФР.
• Для работников, которые отказались от бумажного варианта, необходимо оформить заявление об отказе от бумажной трудовой книжки (форма СТД‑Р или СТД‑СФР). К заявлению прилагается копия паспорта и СНИЛС.

Как получить выписку из электронной трудовой книжки?

Процедура полностью онлайн и занимает несколько минут.

1. Войдите в личный кабинет ПФР (https://es.pfrf.ru) используя СНИЛС и пароль/КИП.
2. Перейдите в раздел «Электронная трудовая книжка» → «Справки и выписки».
3. Нажмите кнопку «Заказать справку (выписку) о трудовой деятельности».
4. Укажите период, за который нужна справка (обычно – «за весь период»).
5. Система сформирует документ в формате PDF. Скачайте его и сохраните.
6. При необходимости распечатайте справку – её можно предоставить работодателю в бумажном виде.

Как представить ЭТК работодателю?

Электронный способ (рекомендованный)

• Отправьте PDF‑выписку по электронной почте (или через корпоративный портал) в оригинальном виде.
• Если у работодателя есть доступ к системе СФР, передайте ему QR‑код (можно сфотографировать экран) – он сканирует и сразу видит все записи.

Бумажный способ

• Распечатайте выписку, подпишите её (если требуется) и передайте в отдел кадров.
• Сохраните оригинал в личных бумагах – он может понадобиться в случае споров.

Пошаговый чек‑лист для соискателя

Что делает работодатель с вашей ЭТК?

• Кадровый специалист вносит в систему СФР сведения о приёме, должности, ставке, условиях труда.
• При увольнении вносит причину и дату увольнения, а также информацию о выплатах.
• Работодатель обязан предоставить вам выписку о трудовой деятельности в течение 5 рабочих дней после увольнения (по требованию).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли работать, если у меня нет ни бумажной, ни электронной трудовой книжки?

Да. Если вы впервые устраиваетесь после  г., ваш первый работодатель обязан создать для вас электронную книжку в системе СФР. Вам достаточно предоставить паспорт и СНИЛС.

Что делать, если в ЭТК отсутствуют сведения о работе до 2020 года?

Сведения о трудовой деятельности до  года могут быть внесены в сокращённом виде. Если у вас есть бумажные записи, попросите прежнего работодателя выдать справку, которую можно загрузить в ЭТК через ПФР (раздел «Добавить сведения о работе до 2020 г.», если это допускается).

Можно ли одновременно иметь бумажную и электронную трудовую книжку?

Да, если работник не подал заявление об отказе от бумажного варианта. В этом случае обе книги ведутся параллельно, но все новые записи вносятся в ЭТК в первую очередь.

Как проверить подлинность выписки из ЭТК?

На выписке есть QR‑код. Сканируйте его любым QR‑сканером – откроется страница ПФР, где будет отображена актуальная информация о вашем стаже.

Что делать, если в выписке обнаружена ошибка?

Обратитесь в отдел кадров текущего работодателя – он вносит исправления в СФР. Если ошибка относится к прошлому работодателю, попросите его оформить корректирующее заявление и передать его в ПФР.

Преимущества использования ЭТК

• Удобство: все сведения доступны онлайн в любой момент.
• Безопасность: отсутствие риска потери бумажного документа.
• Экономия времени: работодателю не нужно заполнять бумажные бланки, всё делается в системе.
• Прозрачность: любой работник может в любой момент увидеть свой трудовой стаж и проверить корректность записей.

Переход к электронным трудовым книжкам уже завершён, и в 2026 году они стали стандартом для большинства работников. Чтобы успешно пройти процесс трудоустройства, достаточно:

1. Иметь действующий СНИЛС и паспорт;
2. Получить выписку из ЭТК через личный кабинет ПФР;
3. Предоставить её работодателю в удобном формате (PDF или QR‑код);
4. Убедиться, что ваш новый работодатель внес данные о приёме в систему СФР.

Следуя этим простым шагам, вы сможете быстро и без лишних бюрократических проволочек оформить своё трудоустройство, а также иметь полную и достоверную историю своей профессиональной деятельности.