Цифровизация коснулась многих сфер человеческой жизни, и трудовые отношения не стали исключением․ Сегодня, 22 мая 2026 года, мы находимся в уникальной точке: с 1 января 2026 года в России официально завершился переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК)․ Это означает, что трудовой стаж теперь фиксируется преимущественно в цифровом формате, а бумажные книжки уходят в историю для новых работников․
Трудовая книжка — основной документ работника, в котором документально зафиксированы все изменения: переводы, увольнения и прием на работу․ В этой статье мы подробно разберем, как правильно вносить записи в ЭТК, какие существуют нюансы и что делать в нестандартных ситуациях․
Текущая ситуация: 2026 год и окончание переходного периода
С 1 января 2026 года в России завершается переходный период․ Это ключевой момент для всех участников трудового рынка:
- Для новых сотрудников: Бумажные трудовые книжки больше не заводятся․ Вся информация ведется исключительно в электронном виде․
- Для действующих работников: Те, кто ранее не выбрал формат ведения книжки, автоматически перешли на электронный вариант․ Бумажные версии, если они были на руках у сотрудников, больше не пополняются новыми записями работодателем (за исключением исправления ошибок, допущенных до 2026 года, или по заявлению сотрудника в определенных случаях)․
- Обязанность работодателя: С 2021 года специалисты по кадрам заполняют только электронные трудовые книжки, подавая данные через систему Социального фонда России (СФР)․
Кто и когда вносит записи в ЭТК?
В отличие от бумажного варианта, где записи вносил кадровик чернилами, в электронную трудовую книжку данные попадают после их передачи в информационную систему Пенсионного фонда (ныне СФР)․
Основные события, требующие внесения записи:
- Прием на работу․
- Перевод на другую постоянную работу․
- Увольнение․
- Подача работником заявления о выборе формы трудовой книжки (электронная или бумажная) — актуально для архивных данных․
- Переименование организации или изменение названия должности․
Сроки подачи сведений
Работодатель обязан передать сведения в СФР в следующие сроки:
- При приеме и увольнении: Не позднее следующего рабочего дня после издания соответствующего приказа․
- При переименовании компании: Не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором произошло событие․
- При переводе: В отчете ежемесячно (форма ЕФС-1, раздел 1․1), не позднее 15-го числа следующего месяца․
Пошаговый алгоритм: Как сделать запись
Процесс внесения записи в ЭТК полностью цифровой и не требует физического присутствия сотрудника в момент подачи отчета, однако требует его предварительного уведомления․
Шаг 1: Издание приказа и уведомление сотрудника
На основании трудового договора издается приказ о приеме, переводе или увольнении․ Сотрудник должен быть ознакомлен с приказом․ Также работодатель обязан предоставить работнику возможность ознакомиться со сведениями, подаваемыми в СФР (обычно это копия формы отчета или выписка)․
Шаг 2: Подготовка данных
Кадровая служба проверяет точность данных:
— ФИО сотрудника (полностью);
— Дата рождения;
— СНИЛС;
— Дата события;
— Основание (приказ, дата и номер)․
Шаг 3: Формирование и отправка отчета ЕФС-1
С 2023 года вместо формы СЗВ-ТД используется единая форма ЕФС-1․
Действия специалиста:
- Войти в личный кабинет страхователя на портале СФР или использовать специализированное ПО для бухгалтерии․
- Выбрать раздел, соответствующий событию (например, «Прием на работу»)․
- Заполнить поля, строго следуя данным из приказа․
- Подписать отчет усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП)․
- Отправить отчет в СФР․
Шаг 4: Проверка и выдача сведений работнику
После успешной обработки данных СФРом, запись считается внесенной․ Работодатель обязан по запросу работника предоставить ему сведения о трудовой деятельности (выписку из ЭТК) в течение 3 рабочих дней․ Также сотрудник может самостоятельно получить эту информацию через портал «Госуслуги» или в клиентской службе СФР․
Особые случаи и исправление ошибок
Несмотря на цифровизацию, ошибки случаются․ Важно знать, как действовать в сложных ситуациях․
Как исправить ошибку в ЭТК?
Если обнаружена ошибка в ранее поданных сведениях, работодатель должен:
- Сформировать новый отчет ЕФС-1․
- В графе «Признак отмены» указать, что предыдущая запись отменяется․
- Внести корректную запись заново․
Система автоматически сформирует историю изменений, и неверная запись будет помечена как аннулированная, а верная — добавлена․
Пропущенные записи и восстановление стажа
Частый вопрос: «Как в трудовую книжку внести пропущенную запись о переводе после записи об увольнении?»
Если сотрудник был уволен, а затем обнаружилось, что перед увольнением не был оформлен перевод или была допущена ошибка, действия зависят от даты события:
- Если ошибка допущена до 2020 года (в бумажной части), исправления вносятся по старым правилам: текущий работодатель (если он правопреемник) или архив вносит запись со ссылкой на документы-основания․
- Если ошибка в электронном периоде, бывший работодатель (даже если сотрудник уже уволен) обязан подать корректирующий отчет ЕФС-1․ Трудовое законодательство не освобождает работодателя от обязанности исправить ошибку, даже если трудовые отношения прекращены․
Бумажная vs Электронная: Что выбрать?
Хотя с 2026 года для новых работников выбор стоит только за электронной формой, многие сотрудники до сих пор хранят бумажные книжки․
Важно помнить: Работодатель не обязан вносить записи в бумажную трудовую книжку сотрудника, если тот перешел на ЭТК․ Однако, по письменному заявлению сотрудника, работодатель может выдать заверенную выписку из электронной трудовой для вклеивания в бумажный аналог (хотя юридической силы для стажа это уже не добавляет, так как все хранится в базе СФР)․
Переход на электронные трудовые книжки — это необратимый процесс, который к 2026 году стал стандартом․ Для работодателей это означает повышенную ответственность за своевременность и точность передаваемых данных в СФР, так как любая ошибка мгновенно отражается в цифровом профиле гражданина․ Для работников же это прозрачность стажа и возможность в любой момент получить актуальную информацию через «Госуслуги»․
Помните: правильная и своевременная запись в ЭТК — это гарантия сохранности пенсионных прав и трудового стажа каждого сотрудника․