Ситуация, когда кандидат на вакансию заявляет, что потерял бумажную трудовую книжку, — не редкость. С 2021 года в России активно внедряется электронная трудовая книжка (ЭТК), что изменило подходы к этому вопросу. Главное, что нужно помнить: отказ в приеме на работу только на основании отсутствия бумажного документа является нарушением Трудового кодекса РФ (ст. 65). Работодатель обязан предложить соискателю законные альтернативы.
Правовая основа: что говорит ТК РФ?
Ключевые нормы, регулирующие этот вопрос:
- Статья 65 ТК РФ — перечень документов, которые соискатель обязан предъявить при заключении трудового договора. Трудовая книжка (или сведения о трудовой деятельности) входит в этот перечень, но только если она у работника есть.
- Статья 66.1 ТК РФ — регламентирует порядок ведения сведений о трудовой деятельности в электронной форме (ЭТК).
- Часть 1 ст. 67.1 ТК РФ — если трудовой договор заключается впервые (у гражданина никогда не было трудовой книжки), он не обязан ее предъявлять;
Шаг 1: Узнайте, в каком формате велась трудовая книжка ранее
Первым делом необходимо выяснить у кандидата, как он ранее вел учет трудовой деятельности. Есть три основных варианта:
- Была бумажная трудовая книжка (ТК). Это классический вариант. Если она утеряна, нужно восстанавливать.
- Была электронная трудовая книжка (ЭТК). Сведения велись в системе СФР. Работник должен предоставить Справку о трудовой деятельности (СТД-Р или СТД-СФР), выданную через портал Госуслуг, МФЦ или по запросу в СФР.
- Трудовой договор заключаеться впервые. Если это первая работа человека, никакой книжки у него быть не может. В этом случае он предъявляет только паспорт и документы об образовании.
Шаг 2: Алгоритм действий при утере бумажной трудовой книжки
Если кандидат подтвердил, что у него была бумажная ТК, и она утеряна, действуйте по следующему плану:
Обязательное заявление о восстановлении
Работник должен написать заявление о восстановлении трудовой книжки и оформить дубликат. Это делается по месту его последнего места работы до увольнения. Если последнее место работы не может или не хочет этого делать (например, организация ликвидирована), заявление подается в архивное учреждение или в орган, хранящий документы по последнему месту работы.
Получение Справки о трудовой деятельности (СТД)
Пока идет процесс восстановления дубликата (что может занять время), работник может получить Справку о трудовой деятельности (СТД-Р). Эта справка имеет ту же юридическую силу, что и трудовая книжка, и содержит все записи о стаже и работе. Получить ее можно:
- Через личный кабинет на портале Госуслуг (самый быстрый способ).
- В МФЦ («Мои документы»).
- Напрямую в Страховом фонде РФ (СФР).
Важно: СТД-Р, это не временный документ, а полноценная замена бумажной книжке для предъявления новому работодателю.
Оформление приема на работу
При приеме на работу вы вносите в трудовой договор и в свою бухгалтерскую отчетность данные из предоставленного документа (дубликата ТК или СТД-Р).
- Если предоставлен дубликат бумажной ТК — работаете с ним как с оригиналом.
- Если предоставлена СТД-Р — вы не вносите записи в бумажный бланк (его у работника нет), а просто фиксируете факт трудоустройства на основании этого документа. В вашей кадровой документации делается отметка о том, что сведения о трудовой деятельности работника хранятся в электронном виде в СФР.
Шаг 3: Что делать, если работник не хочет восстанавливать старую книжку?
Иногда гражданин, потерявший ТК, заявляет, что не хочет ее восстанавливать и «переходит на электронный формат». В этом случае:
- Он должен написать заявление о ведении сведений о трудовой деятельности в электронной форме (образец можно найти в КонсультантПлюс или на сайте СФР).
- Это заявление он направляет в СФР (через Госуслуги, МФЦ или почтой).
- После этого СФР формирует его электронную трудовую книжку. Работник может получить СТД-Р и предъявить ее вам.
Ключевой момент: Если у работника уже есть стаж, а он отказывается от восстановления бумажной книжки, его предыдущий стаж будет учтен только при наличии СТД-Р или после оформления ЭТК в СФР. Без этих документов предыдущий стаж для нового работодателя не будет подтвержден.
Типичные ошибки работодателя и их последствия
- Ошибка: Принять на работу без какого-либо документа, подтверждающего трудовую деятельность (ни ТК, ни СТД-Р, ни заявления об ЭТК).
Последствие: Невозможность подтвердить стаж работника, риски при проверках (Роструд, СФР), проблемы с оформлением больничных, отпусков. - Ошибка: Требовать от работника, чтобы он сам восстановил дубликат ТК до приема на работу, и не принимать его без этого.
Последствие: Прямое нарушение ст. 65 ТК РФ, отказ в трудоустройстве может быть обжалован в суде. - Ошибка: Принять на работу по договору ГПХ или гражданско-правовому договору, чтобы избежать кадровых формальностей.
Последствие: Риск переквалификации отношений в трудовые с выплатой всех взносов, отпускных и штрафов.
Практическая памятка для кадровика
- Запросите у кандидата паспорт и документ об образовании/квалификации (если работа требует).
- Уточните, как он вел трудовую книжку ранее. Задайте прямой вопрос: «У вас была бумажная трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности велись в электронном виде?».
- Если была бумажная и утеряна: Попросите предоставить Справку о трудовой деятельности (СТД-Р) из СФР/Госуслуг. Это ваш основной документ для приема. Объясните работнику, что для восстановления дубликата бумажной книжки ему нужно обратиться на последнее место работы.
- Если он хочет перейти на ЭТК: Попросите предоставить заявление о ведении сведений в электронной форме и СТД-Р, выданную после этого заявления.
- Если это первая работа: Принимайте без трудовой книжки, это законно.
- Оформляйте трудовой договор на основании предоставленных документов. В разделе «Сведения о трудовой деятельности» укажите, что документ представлен в виде СТД-Р (№ и дата выдачи) или что работник оформляет ЭТК.
- Сохраните копию СТД-Р в личное дело работника.
Прием на работу сотрудника с утерянной трудовой книжкой — стандартная процедура в условиях перехода на ЭТК. Главный инструмент для работодателя сегодня — Справка о трудовой деятельности (СТД-Р). Она полностью заменяет бумажный документ для целей приема на работу и учета стажа. Задача кадровика, не отказать кандидату, а грамотно направить его на получение этого документа через СФР или помочь с оформлением заявления на ЭТК. Действуя по описанному алгоритму, вы обеспечите законность приема, сохраните стаж работника и защитите компанию от проверочных рисков.
Статья подготовлена на основе актуального законодательства и разъяснений Роструда (Письмо от N ПГ/30991-6-1) по состоянию на 2026 год.