С 1 января 2021 года в России введена обязательная электронная трудовая книжка (ЭТК) для всех работников, принимаемых на работу. Этот принципиальный момент кардинально меняет подход к оформлению документа. Если раньше отсутствие заявления от работника могло стать проблемой, то сейчас ситуация иная.
Ключевой принцип: ведение ЭТК — обязанность работодателя по умолчанию
Согласно изменениям в Трудовом кодексе РФ (ст. 66.1), с 2021 года работодатель обязан вести сведения о трудовой деятельности работника в электронной форме в базе Социального фонда России (СФР). Заявление от работника для этого не требуется. Трудовая книжка в бумажном виде теперь является исключением, а не правилом.
Почему заявление не нужно?
- Автоматическое ведение: При приеме на работу работодатель обязан передать в СФР сведения о трудовом договоре (форма ЕФС-1). С этого момента электронная трудовая книжка работника считается открытой в СФР автоматически.
- Новый формат, новый стандарт: Для граждан, впервые принятых на работу с 1 января 2026 года, ЭТК будет единственным возможным форматом. Для остальных работников, принятых до 2026 года, также действует презумпция ведения в электронной форме.
- Цель реформы: Упростить процедуру, защитить документ от утери или порчи и обеспечить государственный контроль за стажем и пенсионными накоплениями.
Что должен сделать работодатель, если заявления нет?
Отсутствие заявления от сотрудника не освобождает работодателя от обязанностей. Алгоритм действий следующий:
- Принять на работу и оформить трудовой договор. Это первое и главное действие.
- В течение трех рабочих дней с даты заключения договора передать в СФР сведения о приеме на работу (форма ЕФС-1). Это можно сделать через личный кабинет на портале СФР или с помощью программного обеспечения для кадрового учета, интегрированного с СФР. Именно эта передача данных и является фактическим «открытием» электронной трудовой книжки.
- Уведомить работника о ведении его ЭТК. Хотя формального заявления нет, работодатель должен проинформировать сотрудника (например, при выдаче трудовой книжки в бумажном виде, если она есть, или письменно) о том, что сведения о его трудовой деятельности будут вестись в электронном виде через СФР.
- При увольнении также передать в СФР сведения об этом (форма ЕФС-1). Все записи (прием, перевод, увольнение, данные о заработке) будут отражены в ЭТК автоматически.
А когда заявление все же нужно?
Заявление от работника требуется только в одном случае — если он хочет получить бумажную трудовую книжку вместо электронной. В этом случае:
- Работник должен написать заявление о выдаче ему бумажного документа установленного образца.
- Работодатель обязан в течение 5 рабочих дней с даты приема на работу (или с даты подачи заявления, если оно подано позже) выдать такую книжку и сделать в ней первую запись.
- При этом сведения о трудовой деятельности также будут передаваться в СФР для ведения электронной версии. Бумажная книжка будет дублировать электронную.
Что, если работник настаивает на бумажной книжке, но не пишет заявление?
Если сотрудник, имеющий право на бумажный документ (принят до 2026 года), устно требует выдать ему книжку, но отказывается писать заявление, работодатель должен:
- Разъяснить ему, что для выдачи бумажного документа необходимо письменное заявление;
- Продолжать вести ЭТК через СФР. Отсутствие заявления не означает, что работодатель может не передавать сведения в СФР. Это грубое нарушение, за которое грозит административная ответственность (штрафы по ст. 5.27 КоАП РФ).
- Документировать попытки информирования. Желательно иметь подтверждение (например, служебную записку или email), что сотруднику было разъяснено его право выбора и необходимость заявления для бумажного варианта.
Ответственность работодателя
Неисполнение обязанности по передаче сведений в СФР (отсутствие заявления работника не является оправданием) влечет административную ответственность:
- Для должностных лиц — штраф от 1 000 до 5 000 рублей.
- Для юридических лиц — штраф от 30 000 до 50 000 рублей.
- При повторном нарушении — дисквалификация должностных лиц на срок от 1 до 3 лет.
Права работника
Работник вправе:
- Получить выписку из своей электронной трудовой книжки в любой момент через личный кабинет на портале СФР или через работодателя.
- Обратиться с заявлением о выдаче бумажной трудовой книжки (если он принят до 2026 года).
- Обжаловать неправильные или неполные сведения, переданные работодателем в СФР.
Практические шаги для кадровика
- При приеме на работу: Сфокусируйтесь на заключении договора и передаче данных в СФР. Заявление на ведение ЭТК не запрашивайте.
- При увольнении: Передайте сведения об увольнении в СФР в установленный срок.
- Если сотрудник просит бумажную книжку: Попросите письменное заявление. Без него выдавать бумажный документ не нужно, но передавать данные в СФР — обязательно.
- Храните документы: Все заявления сотрудников о выборе формата (бумажный/электронный) храните в личном деле.
Фраза «работник не написал заявление на ведение трудовой книжки» в современных условиях не является проблемой для работодателя. Система построена так, что ведение электронной трудовой книжки — это стандартная, автоматическая и обязательная процедура, инициируемая самим фактом приема на работу. Основная задача работодателя, четко и своевременно передавать все кадровые данные в Социальный фонд России. Запрос бумажного документа — это отдельная процедура, требующая инициативы и заявления от самого работника.
Важно: Данная статья носит информационный характер. Для решения конкретных ситуаций рекомендуется консультироваться с юристом, учитывая актуальные изменения в законодательстве.