Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж сотрудника. В России цифровизация коснулась многих сфер человеческой жизни, и трудовые отношения не стали исключением. Электронная трудовая книжка (ЭТК) появилась в России 5 лет назад (отсчет ведется с 2020 года); Это стало удобно и сразу привлекло внимание как крупных работодателей, так и самих работников. Однако бумажная форма документа все еще остается актуальной, и у кадровиков возникает множество вопросов по ее заполнению. В данной статье мы подробно разберем, что означает понятие «ТК 5 трудовая книжка», как правильно вести документ и какие нюансы существуют при переходе на электронный формат.
Что такое «ТК 5» в контексте трудовой книжки?
Аббревиатура ТК чаще всего расшифровывается как Трудовой кодекс Российской Федерации. Пятая статья ТК РФ (ст. 5 ТК РФ) регламентирует действие трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права. Именно эта статья определяет иерархию нормативных актов, которыми должны руководствоваться работодатели при оформлении сотрудников, включая правила ведения и хранения трудовых книжек.
Кроме того, под «ТК 5» может подразумеваться пятая часть Инструкции по заполнению трудовых книжек (утвержденной постановлением Минтруда России), которая регламентирует особенности заполнения сведений о работе, а также внесение записей при переводе, увольнении и присвоении квалификационных разрядов.
Электронная трудовая книжка (ЭТК): 5 лет инноваций
Цифровизация документов стала переломным моментом в кадровом делопроизводстве. Электронная трудовая книжка (ЭТК) за 5 лет своего существования показала высокую эффективность:
- Сохранность данных: исключен риск утери или порчи документа при форс-мажорах.
- Удобство для работника: сведения о стаже можно проверить онлайн через портал Госуслуг или личный кабинет на сайте ПФР (СФР).
- Оперативность для работодателя: сокращение бумажного документооборота и упрощение отчетности.
Важно помнить, что переход на ЭТК не был принудительным для всех. Граждане имели право выбора: остатся на бумажном варианте, перейти полностью на электронный формат или вести оба вида одновременно.
Особенности подтверждения стажа и увольнения Выдача документов при увольнении
Согласно действующему законодательству, ТК не уточняет, какие именно справки и формы сведений о трудовой деятельности при увольнении необходимо выдавать работнику. В связи с этим у кадровых специалистов часто возникают споры. На практике, помимо самой бумажной трудовой книжки (если сотрудник от нее не отказался), работодатель обязан предоставить:
- Сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р (для тех, кто перешел на ЭТК).
- Справку о доходах за текущий и два предыдущих года.
- Иные документы, связанные с работой (по письменному заявлению сотрудника).
Подтверждение страхового стажа
В письме от № 09-20/140554 Социальный фонд России (СФР) подробно рассказал о подтверждении страхового стажа при представлении работником при трудоустройстве одновременно бумажной и электронной трудовой книжки. Основной вывод СФР: если в бумажной и электронной книжках есть расхождения, приоритет отдается сведениям индивидуального (персонифицированного) учета, так как они считаются более достоверными и актуальными.
Иностранные работники и трудовые книжки
Отдельная категория вопросов связана с приемом на работу иностранных граждан, чьи трудовые книжки выданы в других государствах.
Трудовые книжки образца СССР и Украины
Часто встречаеться ситуация, когда у работника украинская трудовая книжка. С 1998 года запись в ней велась на украинском языке и дублировалась на русском. Работник был принят на работу, и у кадровика возникает вопрос: как считать стаж? Согласно правилам, трудовые книжки образца СССР, выданные на территории союзных республик, действительны. Если записи дублировались на русском языке, стаж по ним до распада СССР и некоторое время после (в зависимости от двусторонних соглашений) может быть засчитан.
Граждане Республики Узбекистан и других стран СНГ
В организацию планируется прием на работу гражданина Республики Узбекистан. Трудовой книжки (бумажной) у гражданина нет. По просьбе работника или по инициативе работодателя, сотруднику необходимо завести документ российского образца. Если у иностранного работника есть трудовая книжка установленного в РФ образца, работодатель просто продолжает ее вести. Если документ отсутствует или является национальным (не советского образца), работодатель обязан оформить новую российскую трудовую книжку, не внося в нее записи о зарубежном стаже.
Трудовое законодательство и правила ведения трудовых книжек продолжают эволюционировать. Пятая статья ТК РФ задает правовой фундамент, а электронные трудовые книжки (ЭТК) открывают путь к будущему без бумаги. Главное для работодателя — соблюдать баланс между требованиями закона, письмами-разъяснениями СФР и интересами работника, своевременно предоставляя все необходимые сведения о его трудовой деятельности.