Вопрос о том, когда и как работодатель должен требовать трудовую книжку, остаётся актуальным для всех сторон трудовых отношений. Ниже представлен подробный разбор нормативных положений, особенностей их применения в 2026 году и рекомендаций для работодателей.

Нормативная база

Основные положения, регулирующие выдачу и требование трудовой книжки, содержатся в Трудовом кодексе Российской Федерации:

• Статья 62 ТК РФ – работодатель обязан по письменному заявлению работника выдать трудовую книжку (или сведения о трудовой деятельности) не позднее трёх рабочих дней.
• Статья 66.1 ТК РФ – в день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку с внесённой записью об увольнении и произвести окончательный расчёт.
• Статья 140 ТК РФ – порядок расчёта при увольнении, который должен сопровождаться выдачей трудовой книжки.

Эти нормы подтверждаются судебной практикой (см. материалы дела, рассмотренные кассационной инстанцией в 2024 году) и разъяснениями контролирующих органов (Онлайн Инспекция, КонсультантПлюс).

Когда и как работодатель должен требовать трудовую книжку

Требование трудовой книжки возникает в следующих ситуациях:

1. При приёме на работу – работодатель вправе запросить у кандидата трудовую книжку (или сведения о трудовой деятельности) для подтверждения стажа и квалификации.
2. При переводе на другую должность – если перевод сопровождается изменением условий труда, работодатель может потребовать обновлённую трудовую книжку.
3. При увольнении – в последний день работы работник получает трудовую книжку с записью об увольнении; работодатель обязан убедиться, что документ выдан.
4. При запросе сотрудника о выдаче копии – по письменному заявлению работника employer обязан подготовить и выдать заверенную копию трудовой книжки в течение трёх рабочих дней.

Важно помнить, что требование трудовой книжки должно быть оформлено письменно (заявление сотрудника или внутренний memo работодателя) и соответствовать установленным срокам.

Исключения и особенности в 2026 году

С 2021 года в России действует система электронных трудовых книжек (ЭТК). Однако бумажный формат сохраняется, и работодатель должен учитывать следующие нюансы:

• Если сотрудник выбрал ведение трудовой книжки в электронном виде, работодатель обязан предоставлять сведения о трудовой деятельности по форме СТД‑Р.
• При отсутствии выбора сотрудника компания по умолчанию должна вести и бумажную, и электронную версии трудовой книжки, чтобы избежать нарушений.
• Сотрудник может подать заявление о сохранении бумажного формата; в этом случае работодатель обязан обеспечить ведение бумажной книжки и выдачу её при необходимости.
• Заверенная копия трудовой книжки (бумажная или электронная) выдаётся по требованию сотрудника без необходимости объяснять причину запроса.

Последствия непредоставления трудовой книжки

Нарушение обязанности выдать или потребовать трудовую книжку может повлечь:

• Административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ (штраф от 30 000 до 50 000 руб для должностных лиц, от 100 000 до 200 000 руб для организаций).
• Гражданско‑правовые исковые требования работника о компенсации морального вреда и возмещении убытков.
• Восстановление трудовой книжки через суд, что влечёт дополнительные временные и финансовые затраты для работодателя.

Судебная практика показывает, что суды чаще всего встают на сторону работника, если работодатель не смог доказать соблюдение сроков и порядка выдачи документа.

Практические рекомендации для работодателей

Для минимизации рисков рекомендуется внедрить следующую внутреннюю процедуру:

1. Создать регламент по работе с трудовыми книжками (бумажными и электронными), утвердить его приказом руководителя.
2. Определить ответственных сотрудников (кадровик, бухгалтер) за приём, хранение и выдачу трудовых книжек.
3. Вести журнал учёта всех заявлений сотрудников о выдаче копий или сведений о трудовой деятельности, фиксируя дату подачи и дату выдачи.
4. Обеспечить своевременное обновление записей в трудовой книжке при переводе, повышении, увольнении и других кадровых изменениях.
5. Проводить периодический аудит соблюдения сроков выдачи (не более трёх рабочих дней после заявления) и соответствия записей законодательным требованиям.
6. Обучать персонал основам трудового права и внутренним инструкциям по работе с трудовыми книжками.

Соблюдение этих шагов поможет работодателю не только избежать штрафов и судебных споров, но и повысить уровень доверия со стороны сотрудников.

Обязанность работодателя требовать и выдавать трудовую книжку чётко закреплена в Трудовом кодексе РФ и подтверждается судебной практикой. В 2026 году, несмотря на развитие электронного документооборота, бумажные трудовые книжки остаются значимым элементом трудовых отношений, особенно для тех сотрудников, которые выбрали этот формат. Соблюдение установленных сроков, правильное оформление заявлений и ведение учёта являются ключевыми условиями для законной и бесперебойной работы кадровой службы.