Индивидуальные предприниматели (ИП), как и юридические лица, при найме сотрудников обязаны соблюдать трудовое законодательство Российской Федерации, включая правила ведения и хранения трудовых книжек. Одним из часто задаваемых вопросов является: нужны ли копии трудовых книжек ИП, и в каких случаях они требуются? В этой статье мы подробно разберем все аспекты, связанные с копиями трудовых книжек для индивидуальных предпринимателей.

Обязан ли ИП требовать копию трудовой книжки при приеме на работу?

Согласно статье 65 Трудового кодекса РФ, при заключении трудового договора работник обязан представить:

• паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
• трудовую книжку (если она есть);
• страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования (СНИЛС);
• документы об образовании и квалификации (если это требуется для должности);
• документ о наличии (отсутствии) судимости (в отдельных случаях).

Копия трудовой книжки не является обязательным документом для предоставления при трудоустройстве. ИП, как и любое другое юридическое лицо, должен оформить трудовую книжку оригинал — либо внести запись в имеющуюся трудовую книжку работника, либо выдать новую, если у сотрудника её нет.

Однако в некоторых случаях ИП может запросить копию трудовой книжки для внутренних целей — например:

• для архивирования в личном деле сотрудника;
• для подтверждения стажа при оформлении льгот или компенсаций;
• для страховых или налоговых проверок (в качестве подтверждающего документа).

Важно: копия должна быть заверена подписью ИП и печатью (если печать используется). Без заверения копия не имеет юридической силы.

Когда ИП обязан выдавать копию трудовой книжки?

Согласно статье 62 ТК РФ, работодатель обязан выдать работнику копии документов, связанных с его трудовой деятельностью, в течение трёх рабочих дней после письменного заявления.

Это означает, что если сотрудник ИП подаст заявление с просьбой выдать копию трудовой книжки — ИП обязан это сделать. Копия должна содержать:

• все записи о приеме на работу;
• все записи об увольнении;
• все записи о переводах и наградах;
• печать и подпись ответственного лица (ИП или его уполномоченного представителя).

Копия выдаётся на бумажном носителе, заверенная подписью ИП. Если ИП использует электронную трудовую книжку, копия выдаётся в виде распечатанного документа с электронной подписью (ЭЦП) или в формате PDF с цифровой подписью.

Как правильно заверить копию трудовой книжки ИП?

Заверение копии — это обязательный этап. Без него документ не может быть принят в государственных органах, банках или при подаче заявлений на льготы.

Порядок заверения копии:

1. Сделать копию всех заполненных страниц трудовой книжки (включая ьный лист и листы с записями).
2. На каждой странице копии поставить надпись: «Верно».
3. Напротив надписи поставить дату заверения.
4. Поставить подпись ИП (ФИО полностью).
5. Указать должность: «Индивидуальный предприниматель»;
6. Поставить печать (если ИП её использует).

Пример заверения:

«Верно. Копия выдана на основании оригинала трудовой книжки № 123456. Дата: . Подпись: И.И. Иванов. Должность: ИП»

Что делать, если трудовая книжка утеряна или содержит ошибки?

Если сотрудник приходит с утерянной трудовой книжкой — ИП обязан помочь восстановить её. Согласно Постановлению Правительства РФ № 225 от , работодатель (включая ИП) обязан:

• выдать новую трудовую книжку;
• внести в неё все сведения о трудовой деятельности на основании документов (справок с предыдущих мест работы, архивных выписок и т.д.).

Если в трудовой книжке были допущены ошибки (например, неверно указана должность), а организация, где работал сотрудник, ликвидирована, ИП может помочь сотруднику обратиться в государственный архив для получения подтверждающих документов. Копии архивных справок также могут быть заверены ИП и использованы для внесения исправлений в трудовую книжку.

Электронная трудовая книжка и ИП

С 2020 года в России активно внедряется электронная трудовая книжка (ЭТК). Если сотрудник выбрал ЭТК, то:

• ИП не ведёт бумажную трудовую книжку для этого работника;
• все записи о приёме, переводе, увольнении вносятся в информационную систему Пенсионного фонда РФ;
• копия ЭТК выдаётся в виде распечатанного документа с ЭЦП или через личный кабинет на сайте ПФР.

ИП обязан:

• внести данные о сотруднике в систему ПФР при трудоустройстве;
• сообщить работнику о выборе формата трудовой книжки;
• при запросе — выдать распечатанную копию ЭТК с подписью и печатью (если требуется для внешних целей).

Важно! Информация о выборе электронной трудовой книжки не вносится в журнал учёта движения трудовых книжек — это требование Минтруда РФ (письмо от № 14-2/ООГ-1419).

Хранение копий трудовых книжек ИП

Хотя закон не обязывает ИП вести журнал учёта трудовых книжек (это требование распространяется только на организации), рекомендуется вести внутренний архив документов, включая копии трудовых книжек.

Копии трудовых книжек ИП должен хранить:

• не менее 75 лет (в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, утверждённым приказом Минкультуры РФ № 558 от );
• в сейфе или защищённом месте, исключающем доступ посторонних лиц;
• в бумажном виде — если копия заверена печатью и подписью.

Даже если ИП не обязан вести журнал учёта, рекомендуется вести его на бумажном носителе, это поможет избежать споров при проверках ФНС, ПФР или Государственной инспекции труда.

Практические советы для ИП

• Не требуйте копию трудовой книжки при трудоустройстве — требуйте оригинал.
• Всегда заверяйте копии, без подписи и даты они не имеют юридической силы.
• Сохраняйте копии хотя бы до момента окончания трудовых отношений + 5 лет (для возможных проверок).
• При увольнении выдавайте копию трудовой книжки по требованию работника — это его законное право.
• Используйте ЭТК — это упрощает ведение кадрового учёта и снижает риски потери документов.
• Не отказывайте в выдаче копий — нарушение может повлечь штраф до 50 000 рублей по ст. 5.27 КоАП РФ.

Для индивидуального предпринимателя копии трудовых книжек, это не обязательный документ при трудоустройстве, но важный инструмент для внутреннего контроля, защиты от претензий и соблюдения прав работников. Правильное заверение, хранение и выдача копий трудовых книжек, это не только юридическая обязанность, но и проявление профессионализма и уважения к труду сотрудников.

Помните: всё, что вы делаете с трудовой книжкой — делаете не для себя, а для человека, чья жизнь и карьера в ней отражены. Отнеситесь к этому с ответственностью — и вы снизите риски, укрепите доверие и избежите штрафов.

Дата публикации: 23 мая 2026 г.