Трудовая книжка – один из ключевых документов, подтверждающих стаж работы и квалификацию сотрудника. Одним из обязательных элементов оформления записей в ней является печать организации. В статье рассмотрены нормативные требования, порядок проставления печати, а также ответы на часто задаваемые вопросы.

Нормативно‑правовая база

Основные положения регулируются следующими документами:

1. Постановление Минтруда России от № 69 – Инструкция по заполнению трудовых книжек.
2. Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ), статья 66 и пункты 36‑38 регламента по ведению кадровой документации;
3. Приказы и методические указания Федеральной службы по труду и занятости (Роструд).

Согласно пункту 36 регламента, все записи, внесённые в трудовую книжку, должны быть заверены подписью работодателя (или уполномоченного лица) и печатью организации. При отсутствии печати в локальных нормативных актах работодателя её проставление не требуется, однако в большинстве компаний печать остаётся обязательным элементом.

Когда и где ставится печать

Сроки проставления печати

• Первая запись (ввод в трудовую книжку) – не позднее шестого рабочего дня после начала работы (по ТК РФ запись обязана быть сделана, если сотрудник отработал более пяти дней).
• При увольнении – запись о прекращении трудовых отношений заверяется подписью и печатью в момент оформления приказа об увольнении.
• При переводе, восстановлении, изменении условий труда – аналогично, запись заверяется в момент оформления соответствующего приказа.

Места размещения печати

Печать ставится на свободном от текста месте в графе, где делается запись. При этом важно, чтобы часть надписей на печати (наименование организации, реквизиты) оставалась читаемой. Примерные размеры печати:

• 57 × 21 мм;
• 73 × 13 мм;
• 39 × 39 мм (круглая печать).

Если в графе уже есть подпись, печать может «перекрывать» часть надписи, но не должна закрывать полностью фамилию, имя и должность сотрудника.

Требования к печати организации

1. Наличие официального наименования – полное и (при наличии) сокращённое название организации указываются в печати.
2. Печать должна быть чёткой, контрастной (чёрный или синий цвет). Цветная печать допускается, если она соответствует фирменному стилю и не ухудшает читаемость.
3. На печати могут присутствовать реквизиты: ИНН, ОГРН, адрес, логотип (по желанию организации).
4. Если у организации нет печати, согласно разъяснениям Минтруда, её проставление не является обязательным, однако в этом случае необходимо обеспечить подпись уполномоченного лица.

Кто уполномочен ставить печать

В зависимости от структуры компании:

• Если в штате есть кадровый отдел – печать ставит специалист отдела кадров.
• При отсутствии кадровика – печать может поставить директор, заместитель директора, секретарь или бухгалтер, если они уполномочены на это внутренними нормативными актами.
• Для отдельных записей (например, запись о командировке) печать может ставить руководитель подразделения, если это предусмотрено локальными документами.

Что делать, если печать отсутствует

1. Проверить наличие внутренних нормативных актов, регламентирующих порядок проставления печати; Если в них указано, что печать обязательна – необходимо её заказать.
2. В случае, когда печать не предусмотрена, оформить запись только подписью уполномоченного лица. При этом в пояснительной записке указывается причина отсутствия печати.
3. Если запись уже внесена без печати, а работник требует её наличия (например, для подтверждения стажа), следует обратиться к бывшему работодателю с просьбой добавить печать и подпись в соответствующую графу.

Примеры оформления записей с печатью

Ввод в трудовую книжку (первый день работы)

Запись об увольнении

В графе «Дата увольнения» указывается дата, в графе «Основание увольнения» – приказ № 12/2026 от , подпись директора и печать.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Обязательно ли ставить печать, если в компании её нет?

Нет. По разъяснению Минтруда, если у организации нет печати, запись может быть заверена только подписью уполномоченного лица.

Можно ли использовать электронную печать?

Для бумажных трудовых книжек допускается только традиционная (штамп) печать. Электронные подписи применяются в электронных трудовых книжках (ЭТК).

Что делать, если в записи пропущена печать?

Работнику следует обратиться к работодателю с требованием добавить печать. Если этого не происходит, запись считается неполной, но не аннулирует саму запись – в суде её могут признать действительной при наличии подписи.

Какие размеры печати являются нормативными?

Стандартные размеры – 57 × 21 мм, 73 × 13 мм, 39 × 39 мм. Выбор зависит от формата штампа и места в трудовой книжке.

• Печать организации в трудовой книжке – обязательный элемент, если у работодателя она имеется.
• Записи в книжке должны быть заверены подписью уполномоченного лица и печатью (или только подписью при отсутствии печати).
• Печать ставится в свободном месте графы записи, не закрывая важные сведения.
• Ответственность за правильность оформления несёт работодатель; в случае ошибок работник имеет право требовать их исправления.

Соблюдение указанных правил гарантирует юридическую силу записей в трудовой книжке и упрощает процесс подтверждения стажа перед будущими работодателями.

Дата публикации: