В данной статье рассматриваются актуальные требования к ведению и хранению трудовых книжек, утверждённые Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г․ № 225, а также последующие изменения и дополнения, вступившие в силу с 1 сентября 2021 г․ и с 1 января 2023 г․ (новые формы трудовых книжек и вкладышей)․ Статья актуальна на 05 / 21 / 2026 г․ (21 мая 2026 г․)․

Общие положения

• Постановление № 225 – основной нормативный акт, регулирующий статус трудовой книжки, порядок её заполнения, хранения и передачи․
• Важнейшие изменения внесены Постановлением № 132 от 01 марта 2008 г․ и Приказом Минтруда РФ от 31 октября 2016 г․ № 588н․
• Новый порядок ведения и хранения трудовых книжек вступил в силу с 1 сентября 2021 г․, а новые формы – с 1 января 2023 г․
• Согласно Постановлению, трудовая книжка считается официальным документом, подтверждающим трудовой стаж и квалификацию работника․

Новые формы трудовых книжек и вкладышей

Трудовая книжка (новый формат)

• Трёхстраничный бланк с официальной печатью работодателя․
• Обложка – синяя, с надписью «Трудовая книжка» и логотипом Минтруда․
• Внутренние страницы защищены от подделки: специальные водяные знаки, QR‑код и уникальный штрих‑код․

Вкладыш к трудовой книжке

• Двухстраничный документ, который приклеивается к трудовой книжке․
• Содержит сведения о стаже, квалификации, повышениях квалификации и т․д․
• Обязателен для всех новых сотрудников, начиная с 1 января 2023 г․

Порядок ведения трудовой книжки

1. При приёме на работу работник получает новую трудовую книжку и вкладыш․
2. Вкладка заполняется в присутствии работника, а запись в трудовой книжке – с официальной печатью работодателя․
3. Печатная запись в трудовой книжке обязательна только при наличии официальной печати․
4. В случае изменения места работы работник получает новую трудовую книжку, а старую передаёт новому работодателю․
5. При увольнении работник получает справку о трудовом стаже, а трудовая книжка возвращается ему в полном объёме․

Порядок хранения трудовой книжки

• Трудовая книжка должна храниться в защищённом месте (сейф, шкаф с замком)․
• Период хранения: минимум 10 лет после окончания трудового договора и 10 лет после смерти работника․
• В случае утраты или повреждения – немедленно уведомить работодателя и оформить справку об утрате․
• Работодатель обязан хранить копию всех записей в электронном виде, если это предусмотрено внутренними регламентами․

Права и обязанности сторон

Работодатель

• Обеспечить наличие актуальных бланков трудовой книжки и вкладышей․
• Заполнять записи с официальной печатью․
• Хранить трудовую книжку в течение 10 лет после увольнения․
• Предоставлять работнику копию трудовой книжки по его запросу в течение 5 рабочих дней․

Работник

• Соблюдать порядок заполнения вкладыша и трудовой книжки․
• Уведомлять работодателя о любых изменениях в личных данных, влияющих на запись․
• Хранить трудовую книжку в надёжном месте и не допускать её повреждения․
• При увольнении требовать справку о стаже и копию трудовой книжки․

Ответственность

• Нарушение правил ведения и хранения трудовой книжки может привести к штрафу в размере до 50 000 ₽․
• Неправильная запись в трудовой книжке – основание для дисциплинарного взыскания․
• Утрата трудовой книжки без надлежащего уведомления – ответственность работодателя в виде компенсации работнику․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

1. Можно ли использовать старую трудовую книжку? – Нет, новые формы обязательны с 1 января 2023 г․
2. Что делать, если трудовая книжка повреждена? – Сразу уведомить работодателя и оформить справку об утрате․
3. Как получить копию трудовой книжки? – Написать заявление работодателю; копия выдается в течение 5 рабочих дней․
4. Можно ли хранить трудовую книжку в офисном шкафу? – Да, но только в защищённом от огня и влаги месте․
5. Что происходит с трудовой книжкой после смерти работника? – Работодатель хранит её 10 лет после смерти․

Ссылки на нормативные акты

• Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г․ № 225 – О трудовых книжках․
• Постановление Правительства РФ от 01 марта 2008 г․ № 132 – дополнения к № 225․
• Приказ Минтруда РФ от 31 октября 2016 г․ № 588н – изменения в инструкцию по заполнению․
• Приказ Минтруда РФ от 31 октября 2016 г․ № 320н – уточнения по хранению․

Соблюдение всех пунктов данного руководства гарантирует законность и надёжность оформления трудового стажа, а также защиту прав как работодателя, так и работника․