Вопрос о том, необходимо ли фиксировать в трудовой книжке (ТК) благодарственное письмо, часто возникает у HR‑специалистов, руководителей отделов и самих работников. Ответ зависит от нормативных актов, внутренних документов организации и характера поощрения. В статье подробно рассматриваются правовая база, порядок оформления, исключения и практические рекомендации.
Правовая база
Согласно части 4 статьи 66 Трудового кодекса РФ в трудовую книжку вносятся сведения о награждениях за успехи в работе. К таким награждениям относятся:
- государственные награды и знаки отличия;
- награждения, предусмотренные коллективным договором, локальными нормативными актами (правилами внутреннего трудового распорядка, уставом, положением о дисциплине);
- другие виды поощрения, которые в организации считаются официальными.
Дополнительный нормативный документ – Постановление Правительства РФ № 320н от г. (пункт 9) – устанавливает срок внесения записи: в течение пяти рабочих дней со дня издания приказа (не позднее недели).
Какие виды поощрений вносятся в трудовую книжку?
| Вид поощрения | Обязательно фиксировать в ТК? | Основание для записи |
|---|---|---|
| Государственные награды (орден, медаль) | Да | Трудовой кодекс РФ, ст. 66 |
| Грамоты, благодарственные письма, дипломы, объявление на доске почёта | Только если они закреплены в локальных нормативных актах | Коллективный договор, Положение о поощрениях |
| Бонусы, премии, материальные вознаграждения | Нет (отражаются в расчётных листах и справках) | — |
| Награждения в электронных системах (e‑Книга) | Не вносятся в бумажную ТК, но фиксируются в электронном реестре | Приказ организации о переходе на электронный формат |
Когда запись о благодарственном письме обязательна?
- Наличие нормативного закрепления. Если в коллективном договоре, правилах внутреннего трудового распорядка, уставе или положении о дисциплине указано, что благодарственное письмо считается официальным поощрением, запись в ТК обязательна.
- Официальный приказ. Поощрение должно быть оформлено приказом (или распоряжением) руководителя, в котором указаны:
- дата и номер приказа;
- наименование награждения (благодарственное письмо, грамота и т.п.);
- основание (за успехи в работе, за выполнение проекта и т.д.);
- подпись руководителя и печать организации.
- Срок внесения. Запись вносится в течение пяти рабочих дней после издания приказа (не позднее недели).
Как правильно оформить запись в трудовой книжке?
Ниже приведён типовой образец записи, соответствующий требованиям Трудового кодекса и Постановления № 320н.
Дата Награждение Основание «__» __________ 20__ г. Благодарственное письмо За успешную реализацию проекта «_____», выдано приказом № ___ от «__» __________ 20__ г.
Элементы записи:
- Дата – дата выдачи благодарственного письма (обычно совпадает с датой приказа).
- Наименование награждения – «Благодарственное письмо», «Грамота», «Почётная запись» и т.п.
- Основание – краткое описание причины награждения.
- Подпись руководителя и печать организации (в случае, если запись делается в отдельном листе‑вкладыше).
Исключения: когда запись не требуется
- Благодарственное письмо выдаётся в рамках неформального поощрения (например, «Спасибо за помощь» от коллег) и не закреплено в локальных нормативных актах.
- Организация использует электронную трудовую книжку. В этом случае сведения о награждениях вносятся в электронный реестр, а в бумажный вкладыш запись не делается.
- Поощрение оформлено только в виде устного замечания или благодарственного письма без приказа – в ТК запись не делается.
Практические рекомендации
Для работодателя
- Проверьте наличие в локальных нормативных актах пункта о включении благодарственных писем в перечень официальных награждений.
- Оформляйте каждое поощрение приказом с указанием всех реквизитов.
- Назначьте ответственного (обычно HR‑специалиста) за внесение записей в ТК в установленный срок.
- Ведите журнал поощрений, чтобы избежать двойного учета.
Для работника
- Уточните у отдела кадров, включено ли благодарственное письмо в официальные награждения организации.
- Сохраните копию приказа и благодарственного письма – они могут понадобиться при подтверждении стажа.
- Если запись в ТК не была сделана в срок, обратитесь к руководителю с просьбой исправить недочёт.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Вопрос: Нужно ли вносить запись о благодарственном письме, если оно указано в коллективном договоре?
- Ответ: Да. Коллективный договор является нормативным актом, и все виды поощрений, перечисленные в нём, подлежат фиксированию в трудовой книжке.
- Вопрос: Можно ли записать благодарственное письмо в электронную трудовую книжку?
- Ответ: Да, но запись делается в электронный реестр, а не в бумажный вкладыш. Требуется приказ в электронной форме.
- Вопрос: Что делать, если запись не внесена в течение недели?
- Ответ: Работник имеет право потребовать от работодателя исправить запись. При необходимости можно обратиться в инспекцию по труду.
- Вопрос: Влияет ли запись о благодарственном письме на пенсионные начисления?
- Ответ: Непрямая связь: запись фиксирует факт поощрения, но на размер пенсионных начислений она не влияет. Однако наличие записей о награждениях может учитываться при расчёте льготных условий труда.
Запись о благодарственном письме в трудовой книжке делается только в том случае, если такое поощрение официально закреплено в нормативных актах организации (коллективный договор, правила внутреннего трудового распорядка, устав и т.д.) и оформлено приказом. При соблюдении этих условий запись вносится в течение пяти рабочих дней, а её содержание должно соответствовать требованиям Трудового кодекса РФ и Постановления Правительства № 320н.
Если же благодарственное письмо является неформальным или не имеет приказного оформления, его фиксировать в трудовой книжке не требуется – достаточно оформить соответствующий документ в личном деле сотрудника.
Автор статьи: HR‑консультант. Дата публикации: 22 мая 2026 г.