Загранпаспорт нового образца (биометрический) требует подтверждения трудовой информации только в определённых случаях. Ниже разберём, когда и зачем может потребоваться копия трудовой книжки, какие правила действуют в 2026 году и как правильно оформить документы.
Что говорит закон?
Согласно ст. 66 ТК РФ и ст. 66.1 ТК РФ, трудовая книжка (бумажная или электронная) является основным документом, фиксирующим трудовое право. При оформлении загранпаспорта в 2026 году работодатель обязан предоставить в СФР сведения о трудовой деятельности сотрудника (форма ЕФС‑1).
- Для новых сотрудников 2026 года трудовая книжка открывается в электронной форме.
- Электронная трудовая книжка хранится в базе СФР и содержит сведения о стаже, заработной плате и соцвыплатах.
- Работодатели обязаны ежегодно отчитываться о каждом сотруднике.
Электронная vs бумажная
С 1 января 2020 г. в России действует электронная форма трудовой книжки. Она является официальным документом, но её можно представить в двух вариантах:
- Электронная – сведения хранятся в СФР, доступны онлайн.
- Бумажная – традиционный документ, который можно распечатать по запросу.
Выбор формы зависит от предпочтений работодателя и сотрудника.
Требуется ли копия трудовой книжки при оформлении загранпаспорта?
Для получения загранпаспорта нового образца копию трудовой книжки обычно не требуется. Однако в некоторых случаях её наличие может упростить процесс:
- Если работодатель запрашивает подтверждение трудового стажа для выплаты премий или надбавок.
- При оформлении служебных выездов, где требуется подтверждение занятости.
- Если в паспортных данных указаны сведения, которые необходимо подтвердить (например, дата начала работы).
Таким образом, копия нужна только в случае, когда запрос работодателя требует подтверждения трудовой информации.
Как правильно оформить копию трудовой книжки?
Если копия действительно нужна, следуйте этим шагам:
- Получите оригинал трудовой книжки (бумажную или электронную копию из СФР).
- Сделайте копию на официальном бланке (обычно A4, чёрно‑белый копир).
- Подпишите копию, если это требуется в конкретном подразделении МВД или консульстве.
- Печатайте печать организации (если она предусмотрена) – это подтверждает подлинность документа.
Важно: копию можно предоставить в электронном виде (PDF), если это допускается в консульстве или МФЦ.
Пошаговый процесс получения загранпаспорта
Для полного понимания, где и когда может понадобиться копия трудовой книжки, рассмотрим основные этапы оформления:
- Сбор документов: паспорт, фотографии, анкета, подтверждение доходов, справка о доходах, при необходимости – копия трудовой книжки.
- Заявление в МФЦ или на портале Госуслуги.
- Оплата государственной пошлины.
- Получение биометрических данных (отпечатки пальцев, фото).
- Ожидание готовности (обычно 10‑15 дней).
Если в ходе проверки запрашивают подтверждение занятости, в этот момент может потребоваться копия трудовой книжки.
Часто задаваемые вопросы
Нужна ли копия, если я уже работаю по электронной трудовой книжке?
Обычно нет. Электронная запись в СФР считается достаточным подтверждением трудового статуса. Копию могут запросить только при специальном запросе работодателя;
Можно ли оформить загранпаспорт полностью онлайн?
Да. С 2025 года многие процедуры (заявление, оплата, запись на приём) доступны через портал Госуслуги. Однако биометрические данные всё равно нужно сдавать в МФЦ или отделении паспортного стола.
Что делать, если оригинал трудовой книжки утерян?
В случае утери оригинала можно запросить выписку из электронной базы СФР. Эта выписка имеет ту же юридическую силу, что и копия.
Сколько стоит копия трудовой книжки?
Сама копия обычно бесплатна, если её делает сам сотрудник. При необходимости нотариального заверения – около 300‑500 рублей.
Итак, копия трудовой книжки нужна не всегда. Она требуется лишь в тех случаях, когда работодатель или орган, оформляющий загранпаспорт, запрашивает подтверждение трудовой информации. При наличии электронной формы документа такой запрос обычно удовлетворяется выпиской из СФР. Поэтому перед походом в МФЦ или на консульскую службу рекомендуется уточнить у работодателя, нужен ли документ, и подготовить необходимые копии заранее.
Если у вас остались сомнения, обратитесь в отдел кадрового обслуживания или в консульство – они подскажут точный перечень необходимых бумаг.