В современных условиях, когда гибкие формы занятости становятся всё более распространёнными, внешнее совместительство — это не редкость, а обычная практика. Многие сотрудники совмещают основную работу с дополнительной, часто в другой организации. Однако возникает множество вопросов, связанных с документооборотом, в частности: требуется ли копия трудовой книжки при приёме на работу по совместительству? И кто, когда и как должен её заверять?

В этой статье мы подробно разберём все аспекты, связанные с трудовой книжкой внешнего совместителя, включая законодательные требования, практические рекомендации и типичные ошибки работодателей.

Обязан ли работодатель требовать копию трудовой книжки от внешнего совместителя?

Нет, не обязан.

Согласно Трудовому кодексу РФ (статья 60.1, статья 68) и разъяснениям Роструда, работодатель при приёме на работу по внешнему совместительству не вправе требовать от работника предъявления трудовой книжки или её копии. Это связано с тем, что трудовая книжка хранится у основного работодателя, и закон не предусматривает обязанности совместителя предоставлять её копию для оформления на новом месте.

Также в Письме Роструда от № ПГ/2543-6-1 чётко указано:
«При приёме на работу по совместительству работодатель не вправе требовать от работника трудовую книжку, так как она находится у основного работодателя».

Следовательно, если внешний совместитель приходит на собеседование и не имеет при себе трудовой книжки — это абсолютно законно. Работодатель не может отказать в приёме на работу только по этой причине.

Когда и зачем может понадобиться копия трудовой книжки?

Хотя требовать копию трудовой книжки работодатель не имеет права, работник может сам запросить внесение записи о совместительстве в свою трудовую книжку. В этом случае возникает необходимость в подтверждении факта работы.

Вот основные ситуации, когда копия трудовой книжки может быть полезна:

• Работник просит внести запись о совместительстве в трудовую книжку по месту основной работы. В этом случае основной работодатель требует документ, подтверждающий приём на работу по совместительству — например, копию приказа или трудового договора от второго работодателя.
• Второй работодатель (по совместительству) хочет заверить копию трудовой книжки для внутреннего архива. Это не обязательно, но может потребоваться для контроля за стажем, оформлением отпусков или при проверке трудовой инспекцией.
• Сотрудник увольняется с основного места работы и переходит на работу по совместительству в основную. В этом случае копия трудовой книжки с записью об увольнении может понадобиться для оформления нового трудового договора как основного работника.

Кто и как вносит запись о внешнем совместительстве в трудовую книжку?

Запись о работе по внешнему совместительству вносится ТОЛЬКО по месту основной работы!

Это ключевой момент, который часто путают. Внешний совместитель работает в двух организациях: одна — основная, другая — по совместительству. Трудовая книжка хранится у основного работодателя. Поэтому:

1. Сотрудник обращается к своему основному работодателю с просьбой внести запись о работе по совместительству.
2. Он предоставляет документ, подтверждающий приём на работу по совместительству: копию приказа о приёме или трудового договора, заверенную печатью и подписью второго работодателя.
3. Кадровик основного работодателя вносит запись в трудовую книжку на основании этого документа.

Пример записи в трудовой книжке:

«Принят на работу в ООО «Свет» (ИНН 7701234567, ОГРН 1234567890123) на должность менеджера по продажам с 15 марта 2026 года.»

Подпись кадровика: ___________ /И.И. Иванова/
Печать организации

Важно: запись делается только на основании заверенной копии приказа или трудового договора. Сама трудовая книжка при этом не передаётся второму работодателю!

Может ли работодатель по совместительству заверять копию трудовой книжки?

Да, может, но только по просьбе работника и исключительно для его личного использования.

Если внешний совместитель пришёл к вам (как работодателю по совместительству) и просит заверить копию своей трудовой книжки — вы можете это сделать. Это не обязанность, а право. Заверение необходимо, если работник хочет предоставить эту копию, например, в банк, при оформлении кредита или для получения льгот.

Как правильно заверить копию трудовой книжки:

1. Сделайте копию страницы трудовой книжки с записью о приёме на работу по совместительству (или с последней записью, если работник просит подтвердить стаж).
2. На копии напишите: «Копия верна».
3. Поставьте подпись ответственного лица (кадровика, руководителя) с расшифровкой ФИО.
4. Поставьте печать организации (если она есть).
5. Укажите дату заверения.

Пример заверения:

Копия верна
Подпись: ___________ /А.А. Петров/
Должность: начальник отдела кадров
Печать ООО «Свет»

⚠️ Важно! Вы не вносите никаких записей в саму трудовую книжку — вы только заверяете копию, предоставленную работником. Сама книжка остаётся у основного работодателя.

Чем грозит неправильное оформление?

Несоблюдение правил оформления трудовой книжки может привести к:

• Штрафам со стороны Государственной инспекции труда — за нарушение порядка ведения трудовых книжек (ст. 5.27 КоАП РФ).
• Претензиям от сотрудника — если запись о совместительстве не внесена, это может повлиять на расчёт стажа, размер пенсии, право на отпуск и т.д.
• Сложностям при увольнении — если работник увольняется с основной работы, но в трудовой книжке нет записи о совместительстве, это может вызвать вопросы при оформлении нового места работы.

Практические рекомендации для работодателей

Чтобы избежать ошибок и конфликтов, следуйте этим простым правилам:

1. Не требуйте трудовую книжку при приёме на работу по совместительству. Это незаконно.
2. Если работник просит внести запись в трудовую книжку — запросите у него заверенную копию приказа или трудового договора от основного работодателя.
3. Если работник просит заверить копию трудовой книжки — сделайте это добросовестно, соблюдая форму.
4. Храните все документы, подтверждающие приём совместителя, в личном деле работника. Это поможет при проверке.
5. Не вносите записи о совместительстве в трудовую книжку, если вы не являетесь основным работодателем. Это прямое нарушение.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Вопрос 1: Можно ли работать по совместительству без трудовой книжки?

Да, можно. Трудовая книжка не является обязательным документом для приёма на работу по совместительству. Достаточно паспорта, ИНН, СНИЛС и заявления.

Вопрос 2: Что делать, если работник не может предоставить копию приказа о приёме на совместительство?

Если работник не может предоставить подтверждение работы по совместительству, вы не обязаны вносить запись в его трудовую книжку. Но вы можете заключить с ним трудовой договор и вести учёт в личном деле. Запись в трудовую книжку вносится только по его просьбе и при наличии документа.

Вопрос 3: Можно ли внести запись о совместительстве в трудовую книжку, если работник уволился с основного места работы?

Нет. Запись о совместительстве вносится только в период, когда работник числится на основной работе. После увольнения с основного места запись в трудовую книжку уже не делается — она передаётся новому работодателю, и там уже будет новая запись о приёме.

Внешнее совместительство — это законное и распространённое явление, но оно требует чёткого соблюдения правил документооборота. Копия трудовой книжки не требуется при приёме на работу по совместительству, но может быть необходима для внесения записи о совместительстве по месту основной работы. Работодатель по совместительству может заверить копию трудовой книжки по просьбе работника, это добровольная и полезная услуга, но не обязанность.

Главное правило: трудовая книжка — это документ основного работодателя. Все записи о совместительстве в неё вносятся только по инициативе работника и на основании документов, предоставленных им из другой организации.

Соблюдая эти правила, вы защитите себя от проверок, штрафов и судебных споров, а также обеспечите сотруднику полное и корректное оформление его трудового стажа.

Помните: закон — ваш союзник. Документы — ваша защита.