Этот вопрос часто возникает у кадровиков, бухгалтеров и работников, которые впервые сталкиваются с процедурой увольнения. Короткий ответ: нет, сшивать трудовую книжку при заверении не требуется и не предусмотрено действующим законодательством. Однако процесс заверения записей в ней имеет строго регламентированные правила. Давайте разберем подробно.

Что говорит закон?

Основной документ, регулирующий этот вопрос, — это «Порядок ведения и хранения трудовых книжек», утвержденный постановлением Правительства РФ. В нем четко указано:

«При увольнении работника (прекращении трудового договора) записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и печатью работодателя (кадровой службы) (при наличии печатей)».

Как видим, речь идет только о заверении отдельных записей (в первую очередь, записи об увольнении), а не о сшивании всей книжки.

Что такое «заверение» записи?

Заверение — это подтверждение подлинности и корректности внесенной в трудовую книжку записи. Оно осуществляется следующим образом:

1. Подпись — ставится руководителем организации (директором, генеральным директором) или уполномоченным лицом (начальником отдела кадров, специалистом по кадрам), на которого возложено ведение трудовых книжек. Подпись должна быть разборчивой.
2. Печать — проставляется печать организации (обычно круглая печать с наименованием и ОГРН) или печать кадровой службы (если она ведет отдельные записи). Примечание: если в организации нет печати кадровой службы, используется печать организации;
3. Дата — подпись и печать ставятся в день увольнения (последний рабочий день сотрудника) или в день внесения записи, если это происходит позже (например, при исправлении ошибки).

А что насчет сшивания?

Сшивание (переплет) трудовой книжки — это не нормативная процедура. Трудовая книжка издается в виде готового booklet-а (брошюры) с прошитыми страницами. Её цель — обеспечить сохранность и невозможность подделки записей.

Если в результате длительной эксплуатации книжка «развалилась», страницы выпали или повреждены, работодатель должен оформить дубликат. Процедура выдачи дубликата также не предполагает сшивания старого, поврежденного экземпляра. Он остается у работодателя в деле с пометкой «Дубликат выдан».

Особенности для электронных трудовых книжек (ЭТК)

С 2020 года работник имеет право отказаться от ведения бумажной трудовой книжки и получать сведения о трудовой деятельности только в электронном виде (в форме ЭТК). В этом случае:

• Бумажная книжка не выдается. Работодатель лишь направляет в СЗВ-ТД сведения о приеме и увольнении.
• Заверение в привычном понимании (подпись+печать на бумаге) не применяется. Достоверность информации подтверждается усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) работодателя при формировании сведений в ЭТК.
• При увольнении работнику по его заявлению может быть выдана выписка из ЭТК на бумажном носителе. Эта выписка заверяется подписью уполномоченного лица и печатью организации.

Ключевые правила выдачи трудовой книжки при увольнении

Независимо от формата (бумажный или электронный), работодатель обязан соблюдать два главных императива:

1. Срок выдачи: Трудовая книжка (бумажная) или выписка из ЭТК (если работник от бумажной отказался) обязательно выдаются в день увольнения (последний рабочий день). Задержка влечет административную ответственность и обязанность выплатить компенсацию за каждый день просрочки (ст. 236 ТК РФ).
2. Запись об увольнении: В записи должна быть точно указана причина увольнения (например, «по собственному желанию», «в связи с истечением срока трудового договора»). Если работник в заявлении указал конкретную причину, дающую ему льготы (например, уход за ребенком), эта причина должна быть отражена и в записи.

Алгоритм действий для кадровика/бухгалтера при увольнении

1. Подготовка записи: На основании приказа об увольнении аккуратно, без исправлений (исправления недопустимы!), вносите запись в трудовую книжку. Указывайте дату увольнения, точную формулировку причины и ссылку на статью ТК РФ (если требуется).
2. Заверение: Поставьте подпись ответственного лица и отпечатайте печать организации/кадровой службы непосредственно на той же странице, где сделана запись.
3. Выдача: В последний рабочий день передайте трудовую книжку (или выписку из ЭТК) работнику под расписку в специальном журнале учета выдачи документов. Расписка должна содержать дату, ФИО сотрудника, наименование документа и его подпись.
4. Если работник не явился: Направьте ему трудовую книжку (или выписку) заказным письмом с уведомлением о вручении. Срок выдачи считается днем фактического вручения.

Частые ошибки и их последствия

• Отсутствие заверения (подписи/печати) на записи об увольнении. Запись может быть признана недействительной, что создаст проблемы работнику при трудоустройстве и может стать основанием для его жалобы в трудовую инспекцию.
• Неточная формулировка причины увольнения. Может повлиять на право работника на пособия (например, по безработице) или льготы.
• Задержка выдачи документа. Обязательная компенсация в размере среднего заработка за все дни просрочки.
• Выдача поврежденной, «нечитаемой» книжки. Работник вправе потребовать выдачи дубликата за счет работодателя.

Сшивать трудовую книжку при заверении не нужно. Процедура сводится исключительно к правильному оформлению записи об увольнении и её заверению подписью уполномоченного лица и печатью организации в день увольнения. Все действия должны быть зафиксированы в журнале выдачи документов. При работе с электронными трудовыми книжками процедура заверения на бумаге не требуется, но обязанность по своевременному направлению сведений в ЭТК остается абсолютной.

Соблюдение этих простых правил защитит и работодателя от претензий, и работника, от проблем при трудоустройстве.