Вопрос о том, требуется ли заверение каждой записи в бумажной трудовой книжке, часто вызывает споры у работодателей и сотрудников. Ответ зависит от текущего законодательства, формы ведения документа (бумажный или электронный) и конкретных обстоятельств увольнения или перехода на электронный формат.

Трудовая книжка – один из основных документов, фиксирующих трудвующую деятельность работника. С 2022 года в России действует новый Порядок ведения и хранения трудовых книжек, а с 2026 года работодатели обязаны вести их также в электронном виде. При этом бумажный вариант сохраняется, но его ведение сопровождается рядом формальных требований к заверению записей.

Правовое регулирование

Основные нормы, регулирующие заверение записей, содержатся в:

• Правилах ведения трудовых книжек (утв. № 1‑2‑2022);
• Федеральном законе «О труде»;
• Постановлениями Министерства труда и социальной защиты.

В соответствии с этими актами заверение записей производится только в определённых случаях.

Текущие требования 2024‑2026

По состоянию на 13:18:06 () действует следующая практика:

1. Все записи в бумажной трудовой книжке должны быть заверены подписью руководителя организации или уполномоченного лица только при увольнении работника (по Правилам ведения трудовых книжек).
2. При переходе сотрудника на электронную форму работодатель обязан вести двойную регистрацию: в электронном виде и в бумажном виде.
3. Заверение копий (копий заверенной трудовой книжки) производится в любое время, но не требует заверения каждой отдельной записи, если они не меняются.

Обязанность заверения записей

Заверять записи в трудовых книжках необходимо только в следующих ситуациях:

• При увольнении сотрудника – подпись работодателя и печать (если есть) фиксируют дату увольнения.
• При выдаче копии заверенной книжки новому работодателю – копия должна быть подписана и поставлена печатью.
• При внесении исправлений в записи – исправления также заверяются подписью и печатью.

Исключения

Не каждое изменение в книжке требует заверения. В частности, записи о:

• награждениях, премиях и отпусках;
• повышении квалификации;
• профессиональных Training‑программах;
• внутренних переводах;
• производственных травмах;
• не требуют отдельного заверения, если они не сопровождаются изменением данных, отражающих трудовое положение.

  Порядок заверения

  Какие документы требуют заверения

  Заверяются:

  1. Копии заверенной трудовой книжки (весь документ или её часть).
  2. Записи, связанные с увольнением.
  3. Исправления в уже существующих записях.

  Как оформляется копия

  Образец заверенной копии (2025‑2026 годы) выглядит так:

  • Запись «Копия верна»;
  • Указание количества листов документа;
  • Дата заверения;
  • Подпись руководителя или уполномоченного лица;
  • Печать организации (при наличии).

  Пример оформления (из nalog-nalog.ru):

  Подлинник документа находится в сейфе отдела кадров ООО ХХХ.
  Копия верна. Количество листов: 12. Дата заверения: .
  Подпись: ___________________ Печать: ___________________
  

  Практические рекомендации

  • Если в компании есть штатный кадровик, поручите ему заверение копий.
  • При оформлении электронного документа проверяйте, что все записи в бумажном виде совпадают с электронными.
  • При обнаружении ошибок в записях уведомляйте сотрудника и работодателя до заверения.
  • Храните заверенные копии в архиве в течение минимум 75 лет (сроки хранения).

  Часто задаваемые вопросы

  1. Нужно ли заверять каждую отдельную запись? – Нет, заверяются только те записи, которые изменяются, а также записи, связанные с увольнением или выдачей копии.
  2. Можно ли обойтись без печати? – Если у организации нет печати, достаточно подписи руководителя и указания даты.
  3. Что делать, если в книжке обнаружена ошибка после увольнения? – Ошибку необходимо исправить в новой записи, а исправление должно быть заверено подписью и печатью.
  4. Как оформить переход на электронную форму? – Сотруднику выдаётся запись о переходе, которая должна быть заверена подписью и печатью, но остальные записи в книжке не требуют отдельного заверения.

  Таким образом, заверять каждую запись в трудовой книжке необходимо только в определённых случаях: при увольнении, при выдаче копии, при внесении исправлений. Остальные записи (награждения, повышения квалификации и т.п.) не требуют отдельного заверения, однако их необходимо вести точно и без ошибок. Соблюдение указанных правил позволяет избежать юридических проблем и обеспечить корректное документооборота в отношении трудовых отношений.

  Для более детального ознакомления с образцами и шаблонами заверения рекомендуем обратиться к официальным источникам (ГАРАНТ, nalog-nalog.ru) или к специалисту по кадровому делу.