С 1 января 2020 года в России действует система электронных трудовых книжек (ЭТК). Это изменило порядок оформления трудовых отношений и создало ситуации, когда работник может быть принят на работу без бумажного документа. Ниже подробно рассмотрены случаи, когда допустимо трудоустройство без трудовой книжки, какие документы необходимо запросить и как оформить отношения в соответствии с Трудовым кодексом РФ и Федеральным законом № 439‑ФЗ.
Нормативная база
- Трудовой кодекс РФ – ст. 66, ст. 65, ст. 66.1.
- Федеральный закон от № 439‑ФЗ – введение электронной трудовой книжки, ст. 2.
- Постановление Правительства РФ от № 2152 – порядок ведения ЭТК.
Согласно ч. 1 ст. 66.1 ТК РФ и ч. 8 ст. 2 Закона № 439‑ФЗ, для лиц, впервые поступающих на работу, ведётся только электронная трудовая книжка. Оформлять бумажную трудовую книжку в этом случае не требуется.
Когда можно принять сотрудника без бумажной трудовой книжки
Первый опыт работы (первое трудоустройство)
Если сотрудник никогда ранее не был оформлен по трудовому договору, работодатель обязан завести ему электронную трудовую книжку. Бумажный документ не оформляется, а сведения о трудовой деятельности передаются в ПФР через систему ЭТК.
Отказ от ведения бумажной трудовой книжки
Работник, имеющий стаж, может подать заявление об отказе от ведения бумажной трудовой книжки и продолжать работу только с ЭТК. В этом случае работодатель:
- Получает письменное заявление работника о выборе формы ведения трудовой книжки (электронная/бумажная).
- Вносит запись о приёме на работу в ЭТК.
- Не требует предоставления бумажной трудовой книжки.
Работа по совместительству
При приёме на работу в порядке совместительства основной работодатель ведёт трудовую книжку (бумажную или электронную). Совместитель может не предоставлять свою трудовую книжку, если у него уже есть основное место работы, где ведётся документ.
Отсутствие бумажной трудовой книжки у работника со стажем
Если работник ранее был трудоустроен, но не предоставил бумажную трудовую книжку (например, утеряна, повреждена), работодатель может:
- Запросить справку о трудовой деятельности (СТД‑Р) из ПФР или через личный кабинет на портале «Госуслуги».
- Оформить сотрудника на работу, однако предыдущий стаж не будет учтён для расчёта пенсии и других социальных выплат, пока не будет подтверждён документально.
- Попросить работника подать заявление о выдаче дубликата трудовой книжки в органе, где она была изначально заведена (бывший работодатель или МФЦ).
- Заявление о выборе формы ведения трудовой книжки (электронная/бумажная) – обязательно, если работник ранее имел стаж и хочет отказаться от бумажного варианта.
- Сведения о трудовой деятельности (СТД‑Р) – выписка из ЭТК, подтверждающая периоды работы, если работник имеет стаж.
- Паспорт и ИНН – для идентификации сотрудника.
- СНИЛС – необходим для формирования ЭТК.
- Образование/квалификация (по требованию должности).
- Военный билет (для мужчин призывного возраста).
- Определить категорию работника (первое трудоустройство, имеющий стаж, совместитель, отказавшийся от бумажной книжки).
- Получить заявление о выборе формы ведения трудовой книжки (если требуется). Заявление оформляется в произвольной форме, но должно содержать:
- ФИО работника;
- Дату подачи;
- Выбор формы (электронная/бумажная);
- Подпись работника.
- Запросить СТД‑Р (если у работника есть стаж) через личный кабинет на портале «Госуслуги» или направить запрос в ПФР.
- Внести запись о приёме на работу в ЭТК через систему взаимодействия с ПФР (например, через 1С:ЗУП, «Контур.ЭТК» или аналогичные сервисы).
- Оформить трудовой договор с указанием:
- Дата приёма;
- Должность;
- Условия оплаты труда;
- Режим работы;
- Ссылка на электронную трудовую книжку (номер СНИЛС).
- Известить работника о том, что его трудовая деятельность будет отражаться исключительно в электронной форме (выдать копию заявления о выборе формы, если оно было подано).
- Обеспечить хранение всех полученных документов в личном деле сотрудника в течение всего периода работы и после увольнения (согласно требованиям архивного законодательства).
- Поступили на работу до 2021 года и не подали заявление об отказе от бумажного варианта;
- Явно выразили желание вести бумажную трудовую книжку (подтверждено заявлением).
- Если он впервые устраивается на работу – достаточно оформить ЭТК, бумажная книжка не требуется.
- Если у него есть стаж и он не отказался от бумажной книжки – потребуется предъявить либо бумажную трудовую книжку, либо СТД‑Р, подтверждающую предыдущие периоды работы.
- Если он отказался от бумажной книжки – достаточно его заявления и внесения записи в ЭТК.
- Работник впервые поступает на работу (с 2021 года и позже).
- Работник имеет стаж, но подал заявление об отказе от ведения бумажной трудовой книжки и продолжает работу только с электронной трудовой книжкой.
- Работник принимается на работу по совместительству, где основной работодатель ведёт трудовую книжку.
Какие документы необходимо запросить при приёме на работу без трудовой книжки
Все документы хранятся в личном деле сотрудника в соответствии с внутренними нормативными актами организации.
Пошаговая инструкция для работодателя
Особенности оформления в 2026 году
По состоянию на 23 мая 2026 года электронная трудовая книжка является единственной обязательной формой ведения трудовых записей для всех newly hired сотрудников. Бумажная трудовая книжка сохраняется только у тех работников, которые:
Таким образом, при приёме сотрудника в 2026 году:
Возможные риски и как их избежать
| Риск | Последствия | Профилактика |
|---|---|---|
| Отсутствие подтверждения стажа | Невозможность учесть предыдущий период работы при расчёте пенсии, пособий и др. | Запрашивать СТД‑Р или дубликат трудовой книжки; фиксировать отказ работника от предоставления документов письменно. |
| Неправильное оформление заявления о выборе формы | Споры с работником о том, какая форма ведения трудовой книжки действительна. | Использовать типовую форму заявления, хранить её в личном деле, получать подпись и дату. |
| Нарушение сроков внесения записи в ЭТК | Штрафы со стороны ПФР, трудовые споры. | Внести запись не позднее пяти рабочих дней с даты приёма; использовать автоматизированные системы, которые отправляют данные в ПФР в реальном времени. |
Приём сотрудника без бумажной трудовой книжки полностью легален в следующих случаях:
Для всех остальных ситуаций необходимо требовать подтверждения трудовой деятельности (СТД‑Р, дубликат трудовой книжки) либо оформлять бумажную трудовую книжку, если работник не отказался от неё.
Соблюдение вышеописанной процедуры позволит работодателю избежать правовых рисков, обеспечить корректный учёт трудового стажа сотрудника и соблюсти требования законодательства о электронных трудовых книжках.
Статья подготовлена на основе информации, актуальной на 23 мая 2026 года.