Вопрос о возможности трудоустройства без бумажной трудовой книжки актуален как для работников, так и для работодателей. Ниже рассмотрены нормативные основания, исключения и особенности оформления трудовых отношений, когда работа является основной для сотрудника, а трудовая книжка отсутствует.

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) – ст. 65, 66, 67, 282.
• Федеральный закон от № 439‑ФЗ «О трудовой книжке» (в редакции, действующей с ).
• Постановление Правительства РФ от № 1845 «О ведении электронных трудовых книжек».
• Разъяснения Минтруда и КонсультантПлюс (2023‑2026 гг.) о приёме на работу без трудовой книжки.

Когда отсутствие трудовой книжки допустимо?

Согласно ст. 66 ТК РФ, работодатель обязан вести трудовую книжку (бумажную или электронную) для каждого сотрудника, если:

1. работа у данного работодателя является основной для работника;
2. срок работы превышает 5 дней.

Если одно из этих условий не выполнено, трудовая книжка может не оформляться. Рассмотрим основные исключения:

• Совместительство (внутреннее или внешнее) – ст. 282 ТК РФ допускает отсутствие записи в трудовой книжке по основному месту работы, если работа выполняется по совместительству. Запись вносится в электронную трудовую книжку (ЭТК) сотрудника.
• Первичное трудоустройство с – информация о трудовой деятельности ведётся исключительно в электронном виде; бумажная книжка не выдаётся.
• Краткосрочная работа (до 5 дней) – трудовая книжка не требуется, но работодатель должен оформить иные документы (акт о приёме, договор).
• Работа у физического лица для ведения домашнего, подсобного или личного хозяйства – допустимо оформление трудового договора без записи в трудовой книжке (п. 2 ст. 65 ТК РФ).

Основной работник без трудовой книжки: возможные сценарии

Работник впервые трудоустраивается после

Для таких сотрудников трудовая книжка не выдаётся на бумажном носителе. Все сведения о приёме, переводах, увольнениях и наградах вносятся в электронную трудовую книжку через систему ПФР. Работодатель обязан обеспечить передачу данных в ЭТК в течение пяти рабочих дней с момента возникновения основания для записи.

Работник имеет основное место работы у другого работодателя

Если сотрудник уже имеет основное место работы (где ведётся трудовая книжка) и устраивается у вас по совместительству, вы не обязаны вести бумажную трудовую книжку. Однако вы должны:

• потребовать справку с основного места работы о том, что работа является основной там;
• внести запись о совместительстве в электронную трудовую книжку сотрудника (через СЗВ‑ТД или иной approved канал).

Работник утратил бумажную трудовую книжку (утеря, порча)

В этом случае сотрудник может предоставить дубликат трудовой книжки, выданный предыдущим работодателем или органом ПФР. Если дубликат получить невозможно, работодатель ведёт учёт трудовой деятельности в электронном виде и выдаёт справку о periods of employment, которую сотрудник может использовать для восстановления книжки позже.

Права и обязанности сторон

Работодатель

• Обязан заключить письменный трудовой договор (ст. 67 ТК РФ).
• Должен обеспечить ведение трудовой книжки (бумажной или электронной) в случаях, предусмотренных ст. 66 ТК РФ.
• При отсутствии бумажной книжки обязан своевременно передавать данные в ЭТК.
• Не имеет права отказать в приёме на работу solely из‑за отсутствия трудовой книжки у кандидата (разъяснения Минтруда, КонсультантПлюс 2023‑2026).
• За нарушение порядка ведения трудовых книжек предусмотрена административная ответственность (ст. 5.27 КоАП РФ).

Работник

• Имеет право предъявить трудовую книжку (бумажную или электронную) при приёме на работу, но не обязан делать это, если работа не является основной или срок менее 5 дней.
• При отказе работодателя принять на работу без трудовой книжки (когда это законно) может обратиться в трудовую инспекцию или суд.
• Отсутствие записи в трудовой книжке может повлиять на подтверждение стажа для назначения пенсии, северных надбавок и других социальных выплат; поэтому рекомендуется следить за своевременным внесением данных в ЭТК.

Риски и последствия отсутствия трудовой книжки у основного работника

• Социальные риски: сложности при подтверждении трудового стажа для пенсионного обеспечения, получения пособий по безработице, декретных выплат.
• Трудовые риски: возможные споры при увольнении (невозможность подтвердить период работы, должность, размер заработка).
• Административные риски для работодателя: штрафы за несвоевременное или неправильное ведение трудовых книжек (ст. 5.27 КоАП РФ).
• Репутационные риски: потеря доверия со стороны сотрудников и контролирующих органов.

Практические рекомендации

Для работодателя

1. При приёме на работу уточните, является ли данная работа основной для кандидата. Если да – потребуйте трудовую книжку (бумажную или электронную) или оформите дубликат/справку.
2. Если работа является основной, но трудовая книжка отсутствует, оформите электронную трудовую книжку и передайте данные в ПФР в установленные сроки.
3. Ведите отдельный журнал учёта сотрудников, у которых отсутствует бумажная книжка, с указанием причин (совместительство, первичное трудоустройство после и т.д.).
4. Регулярно проверяйте корректность данных в ЭТК через личный кабинет на сайте ПФР.
5. При наличии сомнений консультируйтесь с юристом или используйте сервисы КонсультантПлюс/Гарант для актуальной правовой позиции.

Для работника

1. Сохраняйте копии всех трудовых договоров, приказов о приёме/увольнении, справок о работе.
2. При утере бумажной трудовой книжки немедленно обращайтесь к предыдущему работодателю или в отделение ПФР для выдачи дубликата.
3. Если работаете по совместительству, требуйте от работодателя внесения записи в ЭТК и получайте подтверждающие справки.
4. При планировании пенсии или получения социальных выплат проверяйте выписку из ЭТК на наличие всех периодов работы.

Отсутствие трудовой книжки у основного работника допустимо только в строго определённых законом случаях: совместительство, первичное трудоустройство после , краткосрочная работа (до 5 дней) или работа у физического лица для личного хозяйства. Во всех остальных ситуациях работодатель обязан вести трудовую книжку (бумажную или электронную) и своевременно вносить туда все необходимые записи.

Соблюдение указанных требований не только защищает права работника, но и минимизирует риски административной ответственности для работодателя. В условиях повсеместного перехода на электронные трудовые книжки ключевым становится своевременная передача данных в ЭТК и хранение подтверждающих документов в надлежащем виде.

Помните: трудовые отношения строятся на взаимном доверии и соблюдении законодательства. Чёткое понимание того, когда и как оформлять трудовую книжку, позволит избежать споров и обеспечит стабильную работу как для сотрудника, так и для работодателя.