Утрата трудовой книжки – достаточно частая ситуация, но она не должна становиться препятствием для трудоустройства. В статье подробно рассмотрены правовые нормы, обязанности сторон и практический алгоритм действий работодателя, чтобы оформить нового сотрудника без задержек и конфликтов.
Правовая база
Основные нормативные акты, регулирующие порядок приема на работу без трудовой книжки:
- Трудовой кодекс РФ:
- Статья 65 – обязанность работодателя вести трудовую книжку.
- Статья 66.1 – работник обязан предоставить трудовую книжку (или сведения о трудовой деятельности) при приёме на работу, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые.
- Инструкция по заполнению трудовых книжек (п. 7.2) – работодатель обязан оказывать содействие работнику в получении документов, подтверждающих предшествующий стаж.
- Постановление Роструда от 2023 г. – порядок оформления дубликата трудовой книжки.
- Федеральный закон «Об электронных трудовых книжках» (№ 273‑ФЗ) – возможность использования электронных записей вместо бумажного документа.
Что обязан предоставить работник
Согласно ТК РФ, при приёме на работу работник должен предоставить один из следующих документов:
- Трудовую книжку (если она есть).
- Справку с последнего места работы, подтверждающую даты и характер занятых должностей.
- Выписку из личного кабинета на портале Госуслуги (раздел «Трудовая деятельность»), где отображаются все записи о трудовом стаже.
- Документ, подтверждающий получение дубликата трудовой книжки (если дубликат уже оформлен).
Что может сделать работодатель
Если у соискателя нет трудовой книжки, работодатель имеет несколько вариантов действий:
- Запросить справку у последнего места работы. По закону работодатель обязуется содействовать в её получении.
- Проверить выписку из Госуслуг. Эта справка считается официальным документом, подтверждающим трудовой стаж.
- Оформить дубликат трудовой книжки в МФЦ или через портал Госуслуг (подача заявления в двух экземплярах, регистрация у секретаря).
- При наличии возможности – предложить оформить электронную трудовую книжку (ЭТК) в системе «Электронный персональный кабинет работника».
Пошаговый алгоритм при приёме сотрудника без трудовой книжки
- Проверка наличия альтернативных документов. Попросите соискателя предоставить справку с последнего места работы или выписку из Госуслуг.
- Оценка достоверности. При необходимости свяжитесь с прежним работодателем (по телефону, электронной почте или через МФЦ) для подтверждения данных.
- Оформление трудового договора. Трудовой договор может быть заключён без наличия трудовой книжки, но в нем необходимо указать, что книжка утеряна и будет оформлен дубликат.
- Регистрация в системе кадрового учета. Введите сведения о предыдущих местах работы в личный карточный журнал (электронный или бумажный) компании.
- Помощь в получении дубликата. Предоставьте сотруднику образец заявления о выдаче дубликата, подпишите его в качестве работодателя (если требуется) и направьте в МФЦ/Роструд.
- Внесение записи в новую трудовую книжку. После получения дубликата внесите в неё все известные сведения о предыдущих местах работы.
- Контроль выполнения. Убедитесь, что дубликат получен в установленный срок (обычно 10‑15 рабочих дней) и все записи внесены корректно.
Оформление дубликата трудовой книжки
Процедура получения дубликата регламентирована Рострудом и выглядит следующим образом:
- Сотрудник подаёт заявление о выдаче дубликата в двух экземплярах (один остаётся у работника, второй – у работодателя).
- Заявление регистрируется у секретаря организации – в системе фиксируется дата и номер получения.
- Работодатель (или сам работник) обращается в МФЦ или в отдел кадров по месту последней записи в трудовой книжке.
- При необходимости предоставляются:
- паспорт;
- заявление о выдаче дубликата;
- справка с последнего места работы (если требуется подтверждение стажа).
- Срок выдачи дубликата – до 15 рабочих дней с момента подачи заявления.
Электронная трудовая книжка (ЭТК) – современная альтернатива
С 2023 года в России активно внедряется электронный вариант трудовой книжки. Преимущества ЭТК:
- Отсутствие риска утери – запись хранится в государственной информационной системе.
- Мгновенный доступ к сведениям о стаже через портал Госуслуги или приложение «Электронный персональный кабинет работника».
- Упрощённый процесс приёма на работу – достаточно лишь подтвердить личность и согласовать передачу данных.
Если у соискателя уже оформлена ЭТК, работодатель может:
- Попросить сотрудника предоставить скриншот или распечатку из личного кабинета.
- Получить согласие на автоматическую загрузку данных через ЕГРЗУ (Единый государственный реестр записей о трудовой деятельности).
Часто задаваемые вопросы
Можно ли отказать в приёме на работу из‑за отсутствия трудовой книжки?
Нет. Отсутствие трудовой книжки не является основанием для отказа (см. постановление Московского городского суда N 33‑29150/2014). Работодатель обязан рассмотреть альтернативные документы.
Кто несёт расходы на оформление дубликата?
Согласно пункту 7.2 Инструкции, работодатель обязан оказать содействие в получении дубликата, но расходы (пошлина, услуги МФЦ) обычно несёт работник, если иное не предусмотрено внутренними нормативными актами.
Можно ли сразу оформить электронную трудовую книжку вместо дубликата?
Да, если у работника есть подтверждённый аккаунт в системе ЭТК. В этом случае дубликат бумажной книжки не требуется.
Какие последствия, если работник предоставил поддельную справку?
Подделка документов является уголовным правонарушением (ст. 327 УК РФ). Работодатель имеет право расторгнуть трудовой договор в одностороннем порядке и обратиться в правоохранительные органы.
Утрата трудовой книжки – не препятствие для трудоустройства, если соблюдены следующие принципы:
- Работодатель проверяет альтернативные документы (справка, выписка из Госуслуг, ЭТК).
- Оформляет трудовой договор с указанием причины отсутствия книжки.
- Помогает сотруднику получить дубликат или оформить электронную трудовую книжку.
- Вносит все известные сведения о предыдущих местах работы в кадровый учёт.
Соблюдая описанный алгоритм, вы избежите юридических рисков, сохраните репутацию компании и быстро интегрируете нового сотрудника в коллектив.
Дата актуализации: г.