Трудоустройство иностранных граждан в Российской Федерации имеет ряд существенных отличий от приема на работу россиян. Один из самых частых вопросов, возникающих у бухгалтеров и кадровиков: нужно ли заводить трудовую книжку иностранцу и как правильно это сделать?

В данной статье мы подробно разберем актуальные правила, основанные на законодательстве РФ и разъяснениях Минтруда, действующих на май 2026 года.

Нужно ли вообще заводить трудовую книжку иностранцу?

Согласно статье 11 Трудового кодекса РФ, трудовое законодательство распространяется на всех работников, включая иностранных граждан, работающих на территории России. Это означает, что правила ведения трудовых книжек для иностранцев и граждан РФ едины.

Однако подход зависит от двух факторов:
Есть ли у иностранца уже имеющаяся трудовая книжка (российского образца или стран СНГ).
Поступает ли работник на работу впервые после 31 декабря 2020 года.

Важное изменение: Электронные трудовые книжки

Согласно Федеральному закону от № 439-ФЗ, на сотрудников, впервые поступающих на работу после 31 декабря 2020 года, бумажные трудовые книжки не оформляются. Сведения об их трудовой деятельности формируются только в электронном виде.
Это правило распространяется и на иностранных граждан. Если иностранец устраивается на работу впервые в жизни (или впервые в РФ) и не имеет бумажной трудовой книжки, заводить бумажный бланк ему не нужно. Работодатель обязан передавать сведения в Социальный фонд России (СФР) в электронном формате.

Ситуация 1: У иностранца есть трудовая книжка образца РФ или стран СНГ

Многие иностранцы прибывают из стран постсоветского пространства (Беларусь, Казахстан, Украина и др.), где ранее выдавались трудовые книжки единого образца (1974 года) или российского образца (2004 года).

Правило: Если иностранец предъявляет трудовую книжку, действовавшую на момент выдачи на территории бывшего СССР (образцов 1938, 1974, 2004 гг.), работодатель обязан продолжить ее вести.

• В такую книжку вносятся записи о приеме на работу, переводах и увольнениях в общем порядке.
• Заводить новую книжку не требуется.
• Это касается даже тех случаев, когда в книжке уже есть записи от российских работодателей.

> Важно: Трудовые книжки образцов иностранных государств (не входивших в СССР или имеющие отличную от советской/российской форму), а также документы, не являющиеся трудовыми книжками по своему статусу (например, служебные записки или иные справки), не заполняются.

Ситуация 2: У иностранца нет трудовой книжки или она иностранного образца

Если иностранный гражданин:

• Не имеет при себе трудовой книжки;
• Имеет трудовую книжку государства, не входящего в СНГ (где форма документа отличается от советской);
• Потерял свою российскую/советскую трудовую книжку;

Тогда действия работодателя зависят от даты первого трудоустройства работника.

Если работник устраивается впервые после

Бумажная трудовая книжка не заводится. Работодатель регистрирует работника в системе пенсионного страхования (если он еще не зарегистрирован) и передает сведения о приеме на работу в СФР в электронном виде.

Если работник уже имел трудовой стаж до 2021 года, но книжка утеряна или ее нет

В этом случае, по письменному заявлению работника, работодатель обязан оформить новую трудовую книжку российского образца.

В заявлении сотрудник должен указать причину отсутствия документа (утрата, повреждение, отсутствие выдачи по предыдущему месту работы). На основании этого заявления приобретается чистый бланк трудовой книжки (форма утверждена Постановлением Правительства РФ), и в него вносится первая запись о приеме на работу.

> Нюанс для граждан Беларуси: Если гражданин Беларуси предъявил трудовую книжку, выданную в РБ, но с записями, сделанными российскими работодателями, и она соответствует образцу, признаваемому в РФ, она приравнивается к российской. Если же книжка чисто белорусская (иного образца), то при отсутствии стажа до 2021 года заводится электронная, при наличии стажа до 2021 года по заявлению может быть заведена новая бумажная РФ.

Пошаговая инструкция: Как оформить трудовую книжку иностранцу

Если вы выяснили, что бумажная трудовая книжка необходима (работник имеет стаж до 2021 года и потерял документ, либо хочет вести бумажную версию параллельно с электронной, если такое право у него сохранено), следуйте этому алгоритму:

Получите письменное заявление.
Иностранец должен написать заявление на имя работодателя с просьбой оформить новую трудовую книжку в связи с отсутствием предыдущей. В заявлении обязательно указывается причина отсутствия документа.
Приобретите бланк.
Купите бланк трудовой книжки установленного образца. Стоимость бланка может быть удержана из зарплаты работника или оплачена работодателем (по согласованию сторон).
Заполните ьный лист.

• Впишите ФИО полностью (как в паспорте/виде на жительство).
• Укажите дату рождения.
• В графе «Образование» запишите данные на основании документа об образовании (диплом, аттестат). Если документ на иностранном языке, он должен иметь нотариально заверенный перевод.
• В графе «Профессия» укажите специальность из документа об образовании.
• Поставьте дату заполнения.
• Подпись владельца: Иностранец ставит свою подпись.
• Подпись работодателя: Ответственное лицо ставит подпись и печать организации (при наличии).

Внесите первую запись.
В разделе «Сведения о работе» внесите запись о приеме на работу с указанием даты, должности и основания (приказ).

Особенности заполнения данных об образовании

Частая проблема — документы об образовании, выданные в иностранном государстве.

• Записи в трудовую книжку вносятся на русском языке.
• Если диплом или аттестат выданы на иностранном языке, необходимо требовать от работника нотариально заверенный перевод этого документа.
• На основании перевода в трудовую книжку вносится уровень образования (например, «высшее», «среднее профессиональное») и специальность.

Уведомление МВД и другие обязанности

Оформление трудовой книжки — это лишь часть процесса. Не забывайте о миграционном законодательстве:

• В течение 3 рабочих дней с даты заключения трудового договора работодатель обязан уведомить территориальный орган МВД о приеме иностранного гражданина на работу.
• Это правило действует независимо от того, нужна ли иностранцу виза или он прибывает из страны с безвизовым режимом (например, ЕАЭС).

Резюме: когда заводить, а когда нет

| Ситуация | Действие работодателя |
| :— | :— |
| Иностранец поступает на работу впервые в жизни (после ) | Бумажную книжку не заводим. Ведем только электронную (передаем данные в СФР). |
| Есть трудовая книжка образца СССР/РФ (1974, 2004 гг.) | Продолжаем вести имеющуюся книжку. |
| Есть трудовая книжка иностранного государства (не СНГ) | Не заполняем. Если стаж был до 2021 года и работник хочет бумажную версию — заводим новую РФ по заявлению. Если впервые — только электронная. |
| Книжка утеряна, но стаж до 2021 года был | Заводим новую бумажную книжку РФ на основании письменного заявления работника. |
| Книжка утеряна, но работник впервые трудоустраивается после 2020 года | Бумажную не заводим. Только электронная. |

Помните, что правильное оформление документации с первого дня работы иностранного сотрудника защитит компанию от штрафов со стороны трудовой инспекции и миграционных органов. Всегда проверяйте наличие документов, делайте нотариальные переводы и фиксируйте заявления работников в письменном виде.