Трудовая книжка — это основной документ‚ подтверждающий трудовую деятельность и стаж гражданина РФ. Её правильное оформление и использование являются ключевым этапом при трудоустройстве. В этой статье подробно разберем все аспекты‚ связанные с трудоустройством на основании трудовой книжки.
Что такое трудовая книжка и зачем она нужна?
Трудовая книжка установлена Трудовым кодексом РФ. Это документ‚ в котором работодатель обязан внести сведения о:
- Приёме на работу (дата‚ наименование организации‚ должность).
- Переводах внутри компании.
- Увольнении (основание‚ дата).
- Награждениях и поощрениях.
- Общем трудовом стаже.
На основании записей в трудовой книжке рассчитывается стаж для назначения пенсии‚ отпусков‚ пособий.
Как правильно оформить трудовую книжку при приёме на работу?
Для новичков (первое трудоустройство)
Если у гражданина нет трудовой книжки (например‚ он впервые устраивается на работу после окончания школы или вуза)‚ работодатель обязан её оформить.
- Составляется Трудовая книжка установленного образца (включает титульный лист и 24 страницы для записей).
- Заполняются титульные данные: ФИО‚ дата рождения‚ образование‚ специальность.
- На первой странице делается первая запись о приёме на работу с указанием:
- Даты приёма.
- Полного наименования работодателя (юридического лица).
- Должности (с указанием структурного подразделения‚ если есть).
- Основания приёма (приказ‚ договор).
- Запись завершается подписью уполномоченного лица (обычно руководитель или кадровик) и печатью организации.
- Трудовая книжка выдаётся работнику под расписку в личной карточке Т-2 или журнале учёта.
При наличии уже оформленной трудовой книжки
Если у соискателя уже есть трудовая книжка (бумажная или электронная)‚ работодатель должен:
- Проверить её подлинность (отсутствие подчисток‚ правильность печатей‚ последовательность записей).
- Снять копию всех страниц с записями для архива.
- Внести новую запись о приёме на работу на основании действующего трудового договора.
- В случае перехода из другой организации запросить трудовую книжку у предыдущего работодателя (если она у него находится).
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
С 1 января 2021 года в России действует система электронных трудовых книжек. Важные нюансы:
- Если у работника уже есть бумажная трудовая книжка‚ он может продолжать использовать её или перевести в электронный формат по заявлению.
- Если бумажная книжка утрачена‚ работодатель оформит дубликат в электронном виде через СФР (Социальный фонд России).
- При трудоустройстве работодатель обязан проверить наличие ЭТК у соискателя в базе СФР (если тот дал согласие на обработку данных).
- Запись об увольнении в ЭТК вносится автоматически через СФР после подачи сведений работодателем.
Что делать‚ если трудовая книжка отсутствует или утеряна?
Отсутствие при первом трудоустройстве
Работодатель должен оформить новую трудовая книжку за свой счёт. Это его обязанность по ТК РФ.
Утерянная или испорченная книжка
- Работник должен письменно заявить о утере работодателю.
- Работодатель подаёт заявление в СФР (ранее ПФР) для оформления дубликата.
- Дубликат выдается бесплатно. Срок оформления — до 15 рабочих дней.
- В дубликате вносятся все записи из оригинальной книжки на основании архивных данных.
Критические ошибки при трудоустройстве по трудовой книжке
Работодатели и соискатели часто допускают ошибки‚ которые могут привести к проблемам:
- Неправильное название организации — должно точно соответствовать учредительным документам.
- Отсутствие даты приёма/увольнения — запись без даты недействительна.
- Нет подписи или печати — запись считается неоформленной.
- Исправления и подчистки — недопустимы. Ошибку нужно зачеркнуть и переписать‚ с указанием даты исправления и подписью.
- Несвоевременное внесение записей, запись об увольнении должна быть сделана в день увольнения‚ но не позднее дня выдачи трудовой книжки.
- Отказ принять трудовую книжку — работодатель не имеет права отказать в приёме на работу из-за отсутствия трудовой книжки (если это первое трудоустройство).
Права и обязанности сторон
| Соисскатель / Работник | Работодатель |
|---|---|
| Предоставить действующую трудовую книжку (или заявление на её оформление) при приёме на работу. | Оформить трудовую книжку (при первом трудоустройстве) или внести запись о приёме в имеющуюся книжку. |
| Следить за правильностью записей. | Внести запись об увольнении в день увольнения и выдать книжку под расписку. |
| При утере, немедленно заявить об этом работодателю. | Подать сведения в СФР для оформления дубликата при утере. |
Трудовая книжка остаётся ключевым документом для подтверждения трудового стажа‚ несмотря на развитие электронных систем. Для соискателя важно следить за её сохранностью и правильностью записей. Для работодателя — строго соблюдать процедуру оформления‚ чтобы избежать административной ответственности (штрафы по ст. 5.27 КоАП РФ). При любых вопросах по оформлению обращайтесь в кадровую службу организации или в территориальный орган СФР.
Статья подготовлена на основе действующего законодательства РФ (Трудовой кодекс‚ Постановление Правительства № 903). Актуально на 2026 год.