С 1 января 2020 года в России вступил в силу переход на электронный формат учета трудовой деятельности. Электронная трудовая книжка (ЭТК) стала современным стандартом, который упрощает взаимодействие между работником, работодателем и государственными органами. В данной статье мы подробно разберем, как происходит трудоустройство с использованием ЭТК, какие документы необходимы и какие преимущества дает этот формат.
Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)?
Электронная трудовая книжка, это цифровая запись о трудовой деятельности сотрудника, которая хранится в информационных системах Социального фонда России (СФР). В отличие от бумажного документа, ЭТК не является физическим объектом, который можно потерять или испортить; это совокупность сведений, передаваемых работодателем в государственный фонд.
Особенности трудоустройства в зависимости от ситуации
Первое трудоустройство
Если гражданин устраивается на работу впервые, бумажная трудовая книжка больше не заводится. В этом случае:
- Работодатель оформляет трудовую книжку в электронном виде автоматически.
- Сотруднику не нужно писать никаких специальных заявлений для создания ЭТК.
- Работодатель направляет сведения о приеме на работу в СФР.
Переход с бумажной книжки на электронную
Если у работника уже есть бумажная трудовая книжка (БТК), возможны два сценария:
- Переход на ЭТК: Сотрудник пишет заявление о переходе на электронный формат. В этом случае бумажная книжка остается у работника на хранении, а все последующие записи вносятся только в электронном виде.
- Сохранение БТК: Если работник не подал заявление о переходе, работодатель обязан вести обе книжки одновременно: делать записи в бумажную и передавать сведения в СФР.
Трудоустройство при наличии ЭТК (смена работы)
При переходе к новому работодателю сотрудник может подтвердить свой стаж следующими способами:
- Выписка из ЭТК: Документ, который можно заказать через портал Госуслуг или лично в СФР.
- Справка СТД-Р: Справка о трудовой деятельности, которую выдает предыдущий работодатель при увольнении. Она содержит все сведения, которые были переданы в СФР.
Обязанности работодателя при оформлении ЭТК
Основным инструментом отчетности для работодателя в 2025-2026 годах является Единая форма сведений ЕФС-1. Ранее использовавшаяся форма СЗВТД была упразднена и объединена в этот единый документ.
При приеме сотрудника на работу работодатель должен:
- Сформировать информацию о гражданине в электронном виде по форме ЕФС-1.
- Сдать в СФР ьный лист, подраздел 1 и подраздел 1.1 первого раздела ЕФС-1.
- Своевременно передавать данные о всех кадровых перемещениях, переводах и увольнениях.
Преимущества электронной трудовой книжки
Переход на цифровой формат дает ряд значимых преимуществ как для работника, так и для организации:
Для работника:
- Безопасность: Исключена вероятность утери, кражи или порчи документа.
- Доступность: Информация о стаже доступна в любой момент через Госуслуги.
- Скорость: Ускоряется процесс назначения пенсий и получения социальных выплат, так как СФР имеет мгновенный доступ к данным.
- Удобство: Возможность дистанционного трудоустройства.
Для работодателя:
- Снижение рисков: Минимизация ошибок при заполнении записей вручную.
- Оптимизация: Сокращение бумажного документооборота и расходов на хранение архивов.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Можно ли потребовать завести бумажную книжку, если я не хочу электронную?
Если вы устраиваетесь на работу впервые, бумажная книжка не заводится ни при каких обстоятельствах. Если же она у вас уже была, вы можете продолжать вести её параллельно с электронной, отказавшись от перехода на ЭТК.
Где посмотреть свои записи в ЭТК?
Самый простой способ — зайти в личный кабинет на портале Госуслуг или обратиться в клиентскую службу Социального фонда России (СФР).
Что делать, если работодатель не передал данные в СФР?
В таком случае рекомендуется обратиться к работодателю с требованием исправить ошибку или подать жалобу в трудовую инспекцию и СФР, так как передача сведений по форме ЕФС-1 является обязательной законом.