Трудовая книжка — это официальный документ, подтверждающий трудовую деятельность сотрудника, его стаж, квалификацию и достижения. В 2025‑2026 г. в России введены новые правила и форма трудовой книжки (порядок 320н), а также активизируется переход на электронные трудовые книжки (ЭТК). Ниже приведено подробное руководство по правильному заполнению трудовой книжки, включая примеры записей, рекомендации по работе с электронными системами и советы, как избежать типичных ошибок.
Общие требования к трудовой книжке
- Форма и формат – от 1 сентября 2025 г. действует новая форма трудовой книжки, утверждённая приказом Минтруда РФ № 320н. Внутри неё закреплены разделы: ьный лист, сведения о работе, сведения о квалификации, сведения о наградах и т.д.
- Порядок ведения – каждая запись должна быть внесена в соответствии с нумерацией, указанной в предыдущих строках. Нумерация не перескакивает.
- Печать и подпись – в бумажной версии запись должна быть подписана работодателем и печатана официальной печатью; В электронном варианте подтверждение осуществляется через электронную подпись.
- Сроки внесения – запись о приёме на работу вносится в течение 10 дней с даты начала работы. При увольнении, переводе, смене фамилии и других изменениях запись вносится в течение 5 дней.
- Сохранность – трудовая книжка хранится в трудовом отделе работодателя не менее 10 лет после увольнения сотрудника.
Как заполнить ьный лист
- Заполните поля: фамилия, имя, отчество, дата рождения, место рождения, пол, серия и номер трудовой книжки.
- Укажите дату выдачи и номер документа, в котором подтверждён приём на работу.
- В поле «Сведения о работе» укажите название организации, её ИНН, КПП, юридический адрес.
- Подпишите и печатайте. В электронном варианте используйте шаблон из 1С:ЗУП или аналогичной программы.
Образец ьного листа
Фамилия, имя, отчество: Иванов Иван Иванович
Дата рождения:
Место рождения: г. Москва
Пол: Мужской
Серия и номер трудовой книжки: АА 123456
Дата выдачи:
Организация: ООО «Ромашка»
ИНН/КПП: 7701234567 / 770101001
Юридический адрес: 123456, г. Москва, ул. Пушкина, д. 10
Запись о приёме на работу
Запись должна содержать следующую информацию:
- Дата приёма
- Должность
- Обязанности
- Уровень квалификации
- Уровень заработной платы (если требуется)
Пример записи о приёме
№ 1 – Приём на работу в должности Разработчик программного обеспечения (технический специалист). Обязанности: разработка и сопровождение корпоративных приложений. Квалификация: «Средний» (средний уровень). Заработная плата: 80 000 ₽ в месяц.
Запись об увольнении
При увольнении необходимо внести запись с указанием причины увольнения и даты. Важно, чтобы в записи не было конфликтных слов.
Пример записи об увольнении
№ 2 – Увольнение по собственному желанию. Причина: «По личным обстоятельствам».
Перевод на другую должность
При переводе сотрудника на другую должность в пределах одной организации запись вносится в том же разделе «Сведения о работе».
Пример записи о переводе
№ 3 – Перевод на должность Старший разработчик (технический специалист). Обязанности: руководить командой разработчиков, координировать проектные работы. Квалификация: «Высший» (средний уровень). Заработная плата: 120 000 ₽ в месяц.
Смена фамилии
При изменении фамилии (свидетельство о браке, разводе, смене имени) в трудовой книжке вносится отдельная запись.
Пример записи о смене фамилии
№ 4 – Смена фамилии с Иванов на Петров. Фамилия в документах: Петров Иван Иванович.
Переход на электронную трудовую книжку (ЭТК)
- С 1 января 2020 г. работодатели обязаны отчитываться в ПФР обо всех кадровых изменениях через форму СЗВ‑ТД.
- В 2025 г. начался переход на электронные трудовые книжки. Для заполнения ЭТК используйте программу 1С:ЗУП с модулем «Электронная трудовая книжка».
- Запись в ЭТК должна быть подтверждена электронным сертификатом работодателя.
- При увольнении сотрудника в ЭТК вносится запись «Увольнение» с датой и причиной.
Шаги для заполнения ЭТК в 1С:ЗУП
- Откройте модуль «Трудовые книжки».
- Выберите сотрудника и нажмите «Добавить запись».
- Заполните поля: дата, тип записи (приём, перевод, увольнение, смена фамилии), должность, квалификация.
- Сохраните запись и подпишите электронным сертификатом.
- Проверьте, что запись отобразилась в системе ПФР через форму СЗВ‑ТД.
Как исправить ошибку в записи
Исправление допускается только в том случае, если ошибка была обнаружена в течение 10 дней с момента внесения. Внесите новую запись с указанием причины исправления.
Пример записи об исправлении
№ 5 – Исправление даты приёма: правильная дата – .
Дубликат трудовой книжки
В случае утери трудовой книжки необходимо оформить дубликат. В дубликате вносится только информация, относящаяся к текущему моменту, а предыдущие записи копируются с отметкой «Дубликат».
Порядок оформления дубликата
- Подайте заявление в отдел кадров.
- Предоставьте копию оригинальной трудовой книжки (если есть).
- Внесите в дубликат все актуальные сведения о работе, квалификации и наградах.
- Подпишите и печатайте дубликат.
Полезные ссылки и ресурсы
- Порядок 320н (официальный сайт Минтруда)
- Образец ПВТР (Правила внутреннего трудового распорядка)
- 1С:ЗУП – модуль для ЭТК
- СЗВ‑ТД – форма для ПФР
- Шаблоны заполнения трудовой книжки (Word, PDF)
- Всегда проверяйте дату и точность данных перед внесением записи.
- Используйте официальные шаблоны и формы, чтобы избежать ошибок.
- Соблюдайте сроки внесения записей, чтобы избежать штрафов.
- При работе с ЭТК убедитесь, что у вас есть действующий электронный сертификат.
- Храните копии всех записей в электронном виде, если это позволяет законодательство.
Следуя приведённым правилам и примерам, вы сможете правильно и без ошибок вести трудовую книжку, соблюдая все требования законодательства РФ.