Трудовая книжка – основной документ‚ фиксирующий весь трудовой путь сотрудника. Правильное заполнение её страниц позволяет избежать проблем при расчёте пенсии‚ оформлении отпусков и других социальных выплатах. В статье собраны примеры записей за 2025‑2026 годы‚ правила их оформления и рекомендации по исправлению ошибок.
Нормативная база
Заполнение трудовой книжки регулируется:
- Трудовым кодексом РФ (ст. 64‑69);
- Приказом Минтруда России от № 14‑2024;
- Инструкциями по ведению электронных форм (СБИС‚ ЕФС‑1).
Что фиксируется в книжке
В графах указываются:
- Дата и основание записи (приём‚ увольнение‚ перевод и т.д.);
- Сведения о должностях‚ местах работы‚ стаже;
- Сведения о квалификации‚ наградах‚ премиях;
- Сведения о переходе на электронный формат.
Общие правила заполнения
- Дата записи указывается в формате ДД.ММ.ГГГГ.
- В графе «Основание» указывается номер приказа‚ договор‚ трудовой договор и т.п.
- Записи вносятся по порядку – сначала приём‚ затем изменения‚ в конце – увольнение.
- При исправлении ошибок делается отметка «Исправление» с указанием даты и подписи ответственного.
Кто может вносить записи
Обычно это кадровый работник или иной уполномоченный сотрудник. При переходе сотрудника на электронный формат в бумажную книжку вносится отметка о выборе ЭТК.
Примеры записей в разных ситуациях
Приём на работу
Графа 1: Графа 2: Приём на работу Графа 3: Сотрудник Иванов Иван Иванович‚ паспорт СО 1234567‚ выдан ОУФМС России Графа 4: Должность – Инженер‑технолог‚ подразделение – На&D Production Графа 5: Основание – Приказ № 156 от «О приёме в штат» Графа 6: Ставка – 1 (полная)
Увольнение по собственному желанию
Графа 1: Графа 2: Увольнение по собственному желанию Графа 3: Иванов И.И. Графа 4: Должность – Инженер‑технолог Графа 5: Основание – Соглашение от № 78 «Об увольнении по собственному желанию» Графа 6: Последний рабочий день –
Перевод на другую должность/подразделение
Графа 1: Графа 2: Перевод Графа 3: Иванов И.И. Графа 4: Сотрудник переводятся в отдел маркетинга Графа 5: Основание – Приказ № 210 от «О переводе» Графа 6: Новая должность – Маркетолог‚ ставка – 0‚5
Смена фамилии (после брака)
Графа 1: Графа 2: Смена фамилии Графа 3: Иванов И.И. → Петрова И.И. Графа 4: Должность – Инженер‑технолог Графа 5: Основание – Паспорт РФ № 9876543‚ выдан Графа 6: Примечание – Согласовано с отделом кадров
Переход на электронный формат (ЭТК)
Графа 1: Графа 2: Выбор электронного формата Графа 3: Иванов И.И. Графа 4: Примечание – Сотрудник выбрал форму ЭТК‚ запись в бумажной книжке оформлена в графе «Примечание»
Ошибка в графе «Должность» – исправление
Исходная запись (ошибочная): Графа 5: Должность – Специалист по логистике Исправление (с отметкой): Графа 5: Должность – Специалист по логистике (исправлено ‚ Приказ № 34)
Как оформить запись в электронной форме
С 2026 года возможна работа как с бумажной‚ так и с электронной трудовой книжкой. При переходе на ЭТК в бумажную запись добавляется отметка:
«Сотрудник выбрал электронный формат. Запись переносится в электронную форму в системе СБИС (Раздел «Кадровый учет» → «ЕФС‑1»).»
После этого в электронной книжке появляется запись аналогичная бумажной‚ но с указанием даты перехода и ссылки на электронный документ.
Где скачать актуальные бланки и образцы
- Бланк для заполнения трудовой книжки (2025)
- Образцы заполнения (приём‚ увольнение‚ перевод)
- Инструкция по переходу на электронную форму (СБИС)
Часто задаваемые вопросы
- Как правильно оформить запись при увольнении по собственному желанию? Указать дату увольнения‚ основание – «Соглашение об увольнении по собственному желанию»‚ а также последний рабочий день.
- Можно ли вносить записи в уже закрытую книжку? Да‚ но только в случае выявления ошибки – делается отметка «Исправление» с подписью и датой.
- Что делать‚ если в книжке указана неверная должность‚ а предприятие уже ликвидировано? Записать исправление с указанием нового работодателя (если есть) или отметкой «Документ не действителен»‚ после чего обратиться в архив.
- Как правильно оформить переход с совместительства на основную работу? Сделать две записи: сначала «Совместительство»‚ затем «Перевод на основную работу» с указанием даты и основания.
Точное и своевременное заполнение трудовой книжки – залог юридической чистоты отношений работодателя и сотрудника. Используйте приведённые образцы записей‚ следуйте требованиям нормативных актов и не забывайте о возможности перехода на электронный формат. При возникновении сомнений консультируйтесь с кадровыми специалистами или в официальных источниках (Минтруд‚ СБИС).
Для быстрого доступа к актуальным шаблонам и инструкциям скачайте материалы по ссылкам в разделе 5. Где скачать актуальные бланки и образцы.