Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий страховой стаж и трудовую биографию работника. Любые неточности в ней, особенно ошибка в дате приема на работу, могут привести к серьезным последствиям. Из-за таких ошибок сотрудники Социального фонда России (СФР) могут не зачесть отдельные периоды работы, что в итоге обернется занижением размера будущей пенсии.
В 2026 году правила ведения и исправления записей в трудовых книжках остаются строгими. Исправления должны вноситься аккуратно и строго на основании официальных документов. В данной статье мы подробно разберем алгоритм действий, если была допущена ошибка в дате приема, и приведем актуальные образцы записей.
Чем опасна ошибка в дате приема?
Как отмечают эксперты, в т.ч. заслуженный юрист России Иван Соловьев, небрежность в записях трудовой книжки напрямую бьет по карману работника. Неточные даты, ошибки в наименовании организации или отсутствие записей о переименовании работодателя часто приводят к тому, что стаж не подтверждается. Поэтому кадровику или работодателю крайне важно своевременно выявлять и корректно исправлять любые погрешности.
Общие правила исправления ошибок в 2026 году
Точный порядок исправления записи в трудовой книжке нигде жестко не закреплен, однако специалисты по кадрам рекомендуют вносить исправления по аналогии с правилами внесения записей о приеме на работу. Основные принципы:
- Зачеркивание недопустимо. Ошибочную запись нельзя перечеркивать, замазывать корректором или стирать ластиком.
- Признание недействительной. Ошибочная запись признается недействительной путем внесения новой записи.
- Документальное основание. Все исправления должны точно соответствовать документам, на основании которых они вносятся (приказы, распоряжения, справки).
Пошаговая инструкция: как исправить дату приема
Если в графе 2 раздела «Сведения о работе» была указана неверная дата приема, исправление производится в следующем порядке:
- Графа 1. Проставляется следующий порядковый номер записи (например, если последняя запись была под номером 5, то исправление будет номером 6).
- Графа 2. Указывается текущая дата внесения исправления (число, месяц, год).
- Графа 3. Пишется текст: «Запись за номером [номер ошибочной записи] недействительна». Сразу под этим текстом (без указания нового номера в графе 1) вносится правильная запись: «Принят в [наименование отдела] на должность [наименование должности]». В этой же графе 3 рядом с правильной записью указывается верная дата приема.
- Графа 4. Указываются реквизиты документа, на основании которого вносится исправление. Здесь нужно повторить дату и номер приказа (или иного решения), на основании которого сотрудник был принят на работу. Либо указать реквизиты нового приказа, если исправление оформляется им.
Важный нюанс: ошибка в дате или штампе организации
Часто кадровики допускают ошибку, вписывая номер и дату приказа в графе 4 напротив заголовка (наименования организации), а не напротив конкретной записи о приеме на работу. Это является нарушением. Если ошибка кроется в наименовании организации (штампе), то в графе 3 пишется: «Оттиск штампа [название организации] считать недействительным», а ниже ставится правильный штамп.
Образец исправления ошибки в дате приема
Рассмотрим наглядный пример. Работник принят на работу 12 марта 2026 года (приказ № 15-к от ), но кадровик по ошибке внес дату 12 мая 2026 года в запись № 5.
Фрагмент раздела «Сведения о работе»
…
- Графа 1 (№ записи): 5
- Графа 2 (Дата): 12 05 2026 (ошибочная дата)
- Графа 3 (Сведения о приеме…): Общество с ограниченной ответственностью «Ромашка» (ООО «Ромашка»)
Принят в отдел продаж на должность менеджера - Графа 4 (Наименование, дата и номер документа…): Приказ от № 15-к
— Вносим исправление —
- Графа 1 (№ записи): 6
- Графа 2 (Дата): 23 05 2026 (текущая дата исправления)
- Графа 3 (Сведения о приеме…): Запись за номером 5 недействительна.
Принят в отдел продаж на должность менеджера 12 марта 2026 года - Графа 4 (Наименование, дата и номер документа…): Приказ от № 15-к
Если ошибка обнаружена после увольнения
Ситуация усложняется, если работник уже уволился и на страницах трудовой книжки стоит запись о его увольнении из данной компании. Кто должен исправлять ошибку?
Согласно актуальным правилам (включая разъяснения системы КонсультантПлюс для 2026 года), исправление вправе внести новый работодатель по новому месту работы сотрудника. Для этого работник должен предоставить справку или копию приказа от предыдущего работодателя, подтверждающую верную дату приема. Новый работодатель в графе 4 укажет реквизиты этого подтверждающего документа (например, справку от предыдущего работодателя).
Электронная трудовая книжка (ЕФС-1)
Не стоит забывать, что с 2020 года в России ведутся электронные трудовые книжки (сведения о трудовой деятельности подаются в СФР в форме ЕФС-1). Если ошибка в дате приема была допущена не только в бумажной книжке, но и в электронном отчете, работодателю необходимо подать корректирующие сведения в Социальный фонд. Это гарантирует, что страховой стаж работника будет учтен корректно и в бумажном, и в цифровом формате.
Внимательная проверка документов и своевременное исправление ошибок позволяют избежать потери стажа и устранить риск снижения пенсионных выплат. Главное правило при работе с трудовыми книжками — не бояться вносить исправления, а делать это грамотно: без зачеркиваний, с обязательным признанием старой записи недействительной и с указанием правильных реквизитов приказов.