Трудовая книжка остаётся основным документом, подтверждающим трудовую деятельность гражданина. Несмотря на постепенный переход к электронным трудовым книжкам (ЭТК), бумажный вариант всё ещё широко используется, особенно в небольших организациях и у сотрудников, предпочитающих традиционный формат. Ниже представлен подробный обзор актуальных требований, нормативной базы и практических образцов заполнения трудовой книжки в 2026 году.

Нормативная база

• Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «Об утверждении формы трудовой книжки и вкладыша к ней»;
• Приказ Минтруда России от 19 мая 2021 г. № 320н «Об утверждении образца трудовой книжки нового образца»;
• Федеральный закон «О трудовой книжке» (в редакции от 2024 г.) – регулирует порядок ведения, хранения и выдачи дубликатов;
• Инструкция по порядку ведения трудовых книжек на предприятиях (утв. Госкомтрудом 20 июня 1974 г.) – сохраняет силу для бумажных вариантов.

Все указанные нормативные акты действуют в 2026 году, однако следует учитывать возможные локальные изменения (например, региональные приказы о переходе на ЭТК).

Структура трудовой книжки (обложка и внутренние листы)

Обложка

На обложке указываются:

• Наименование документа – «ТРУДОВАЯ КНИЖКА»;
• Герб Российской Федерации;
• Серия и номер книжки (присваиваються органом, выдавшим бланк);
• ФИО владельца;
• Дата выдачи;
• Подпись уполномоченного лица и печать организации.

Внутренние листы

Трудовая книжка состоит из следующих разделов:

1. ьный лист (сведения о работнике);
2. Раздел «Сведения о работе» (приём, перевод, увольнение);
3. Раздел «Сведения о награждениях»;
4. Раздел «Сведения о профессии, специальности, квалификации»;
5. Вкладыш (дополнительные листы при необходимости).

Образец заполнения ьного листа

Пример заполнения:

Трудовая книжка
Серия: АБ 123456 №: 789012
Фамилия: Иванов
Имя: Иван
Отчество: Петрович
Дата рождения: 
Место рождения: г. Москва
Образование: высшее (бакалавр) – Московский государственный университет, факультет экономики, 2012 г.
Сведения о предыдущей трудовой книжке: отсутствует (первая книжка)
Дата выдачи: 
Подпись уполномоченного лица: _____________________
Печать организации: [печать]

Все поля заполняются печатными буквами, без сокращений, кроме общепринятых аббревиатур (г., г.р.).

Образцы записей в разделе «Сведения о работе»

Записи делаются строго хронологически, каждая запись начинается с новой строки. В поле «Дата» указывается день, месяц и год события.

Приём на работу

 Принят на должность инженера‑проектировщика отдела строительства
 согласно приказу № 45 от 
 Трудовой договор № 2023/09/01 от 

Перевод на другую должность (внутри организации)

 Переведён на должность старшего инженера‑проектировщика
 согласно приказу № 12 от 
 Трудовой договор остаётся действующим

Увольнение по собственному желанию

 Уволен по собственному желанию
 согласно приказу № 78 от 
 Трудовой договор расторгнут
 Выдан расчёт и справка о среднем заработке

Увольнение по инициативе работодателя (например, сокращение штата)

 Уволен в связи с сокращением штата
 согласно приказу № 132 от 
 Трудовой договор расторгнут
 Выплачено выходное пособие в размере двух средних месячных заработков

Смена фамилии (например, после брака)

 Фамилия изменена на Петрова в связи с заключением брака
 согласно свидетельству о браке № 2026/00456 от 
 Приказ отдела кадров № 05 от о внесении изменений в трудовую книжку

Переход на электронную трудовую книжку (ЭТК)

 Согласие на ведение трудовой книжки в электронном виде
 согласно заявлению сотрудника от 
 Приказ отдела кадров № 22 от о переходе на ЭТК
 Бумажная трудовая книжка считается недействительной с данной даты

Каждая запись завершается подписью уполномоченного лица (кадровика, руководителя подразделения) и печатью организации. Если подпись ставится от руки, рядом указывается ФИО и должность.

Образец заполнения вкладыша

Вкладыш используется, когда основные листы заполнены. Он имеет такой же формат, что и основные страницы трудовой книжки.

Пример первой записи вкладыша:

 Принят на должность ведущего специалиста отдела инноваций
 согласно приказу № 56 от 
 Трудовой договор № 2026/05/01 от 

После заполнения всех листов вкладыша его следует прошить вместе с основной книжкой и поставить печать организации на корешке.

Хранение и ведение трудовых книжек

• Трудовые книжки сотрудников хранятся в отделе кадров (или у уполномоченного лица) в течение всего периода работы и после увольнения – не менее 50 лет (по действующему законодательству).
• При выдаче дубликата (в случае утраты или порчи) оформляется заявление сотрудника, после чего отдел кадров выдаёт заверенную копию, помечая её как «Дубликат».
• При переходе на электронную трудовую книжку бумажный вариант считается архивным документом и хранится в соответствии с внутренними нормами организации.

Частые ошибки при заполнении и как их избежать

Где скачать актуальные бланки и образцы

Ниже перечислены проверенные источники, где можно бесплатно скачать шаблоны трудовой книжки, вкладыша и примеры заполнения (актуально на май 2026 года):

• Официальный сайт Минтруда России – раздел «Нормативные документы» → «Образцы трудовой книжки» (PDF, DOCX).
• КонсультантПлюс – база форм и актов, доступна по подписке; бесплатный пробный доступ предоставляет образец заполнения ьного листа и раздела «Сведения о работе».
• Система Кадры – подборка образцов заполнения за 2024‑2026 годы, включает примеры записей при приёме, увольнении, переводе и смене фамилии.
• Моё дело – сервис предоставляет бесплатный бланк трудовой книжки в формате Word и PDF, а также инструкцию по заполнению.
• Госуслуги – раздел «Электронные трудовые книжки» содержит образец заявления о переходе на ЭТК и инструкцию по его подаче.

При скачивании следует убедиться, что документ соответствует последней редакции Приказа Минтруда № 320н (2021 г.) и последующим изменениям.

Правильное ведение трудовой книжки – это не только требование законодательства, но и гарантия защиты прав работника и работодателя. Соблюдение установленных норм, использование актуальных бланков и внимательное заполнение каждой записи позволяют избежать споров, штрафов и сложностей при последующем трудоустройстве или получении пенсии.

Надеемся, представленные образцы и рекомендации окажутся полезными для кадровых специалистов, бухгалтеров и самих сотрудников при оформлении и ведении трудовых книжек в 2026 году.