Трудовая книжка, это один из основных документов, подтверждающих трудовой стаж работника. В 2026 году правила ведения трудовых книжек претерпели значительные изменения, связанные с переходом на электронные трудовые книжки (ЭТК). Несмотря на это, бумажные трудовые книжки продолжают использоваться, и работодатели обязаны правильно их заполнять. В данной статье мы подробно рассмотрим, какие записи должен делать работодатель, как оформлять титульный лист, что изменилось в 2026 году и какие меры ответственности предусмотрены за нарушения.
Обязанности работодателя по ведению трудовых книжек в 2026 году
Основные обязанности
Согласно Трудовому кодексу РФ (ред. от с изм. от ) и приказу Минтруда, работодатель обязан:
• Вносить записи о приеме на работу — в течение 3 рабочих дней со дня издания приказа о приеме на работу.
• Делать записи о переводах, при изменении должности, структурного подразделения или условий труда.
• Указывать сведения об увольнении — с указанием причины и ссылкой на статью Трудового кодекса.
• Вносить записи о поощрениях, награждениях, присвоении почетных званий и других поощрительных мероприятиях.
• Указывать сведения о переименовании организации, если меняется наименование работодателя.
• Обеспечивать ведение бумажной трудовой книжки — для работников, не перешедших на электронный учет стажа.
Что делать, если работник впервые устраивается на работу?
Если сотрудник устраивается на работу впервые в 2025 году или позже, бумажную трудовую книжку оформлять нельзя. В этом случае трудовой стаж формируется только в электронном виде через систему Социального фонда России (СФР).
Важно! Работодатель обязан одновременно передавать сведения о трудовой деятельности как в электронную систему СФР, так и вносить записи в выданную работнику бумажную книжку, если таковая имеется.
Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК)
С 2020 года в России внедряется система электронных трудовых книжек. В 2026 году работодатели обязаны:
- Информировать работников о возможности перехода на ЭТК;
- Вносить запись о переходе в бумажную трудовую книжку в течение 3 рабочих дней;
- Выдавать работнику выписку из электронной трудовой книжки при необходимости;
- Соблюдать порядок ведения и хранения ЭТК согласно приказу Минтруда.
Как правильно заполнить трудовую книжку: пошаговая инструкция
Оформление титульного листа
Титульный лист трудовой книжки должен содержать:
- Фамилию, имя, отчество работника;
- Дата рождения;
- Образование;
- Профессия или специальность;
- Дата заполнения.
Образец заполнения титульного листа:
Иванов Иван Иванович
15 января 1990 года
Высшее образование
Инженер-строитель
Заполнено 21 мая 2026 года
Запись о приеме на работу
Запись о приеме на работу должна содержать:
- Порядковый номер записи;
- Дата приема на работу;
- Наименование должности (профессии);
- Наименование структурного подразделения (если есть);
- Основание приема (номер и дата приказа);
- Подпись работодателя или уполномоченного лица;
- Печать организации (если есть).
Образец записи о приеме на работу:
№ 1
Принят на должность Инженера-строителя в отдел капитального строительства
Приказ № 45 от
Подпись: ______________
Печать: ______________
Запись о переводе
При переводе работника на другую должность или в другое структурное подразделение в трудовую книжку вносится запись с указанием:
- Порядкового номера;
- Дата перевода;
- Наименование новой должности (профессии);
- Наименование структурного подразделения (если есть);
- Основание перевода (номер и дата приказа);
- Подпись работодателя или уполномоченного лица.
Запись об увольнении
Запись об увольнении должна содержать:
- Порядковый номер;
- Дата увольнения;
- Причина увольнения;
- Ссылка на статью Трудового кодекса;
- Основание увольнения (номер и дата приказа);
- Подпись работодателя или уполномоченного лица.
Образец записи об увольнении:
№ 5
Уволен по собственному желанию, п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ
Приказ № 78 от
Подпись: ______________
Запись о поощрениях
Запись о поощрениях (награждениях, присвоении почетных званий и т.д.) должна содержать:
- Порядковый номер;
- Дата поощрения;
- Наименование поощрения;
- Основание поощрения (номер и дата приказа);
- Подпись работодателя или уполномоченного лица.
Что изменилось в 2026 году?
Новые правила ведения трудовых книжек
В 2026 году вступили в силу новые правила ведения трудовых книжек, утвержденные приказом Минтруда; Основные изменения:
- Расширение обязанностей работодателя, теперь работодатель обязан одновременно вести бумажную и электронную трудовую книжку для работников, не перешедших на ЭТК.
- Ужесточение контроля — за нарушения правил ведения трудовых книжек предусмотрены штрафы.
- Новые формы документов, утверждены новые формы приказов и выписок.
- Упрощение процедуры перехода на ЭТК — работодатели обязаны информировать работников о возможности перехода и вносить соответствующие записи в бумажные трудовые книжки.
Электронные трудовые книжки: новые обязанности
С 2026 года работодатели обязаны:
- Информировать работников о возможности перехода на ЭТК;
- Вносить запись о переходе в бумажную трудовую книжку в течение 3 рабочих дней;
- Выдавать работнику выписку из ЭТК при необходимости;
- Соблюдать порядок ведения и хранения ЭТК согласно приказу Минтруда.
Ответственность работодателя за нарушения правил ведения трудовых книжек
Ответственность за оформление и заполнение трудовой книжки при приеме сотрудника на работу и в случае кадровых изменений лежит на работодателе.
За нарушения правил ведения трудовых книжек предусмотрены следующие меры ответственности:
- Штрафы — от 30 000 до 50 000 рублей для должностных лиц;
- Административная ответственность, за неправильное оформление или не внесение записей;
- Материальная ответственность — в случае причинения ущерба работнику из-за неправильного ведения трудовой книжки;
- Уголовная ответственность — в случае умышленного искажения сведений в трудовой книжке.
Часто задаваемые вопросы
Нужно ли делать запись о совместительстве в трудовой книжке?
Да, если работник работает по совместительству, в его трудовую книжку вносится запись о приеме на работу по совместительству.
Нужно ли делать запись о вахтовом методе работы?
Да, если работник работает вахтовым методом, в трудовую книжку вносится запись о приеме на работу с указанием условий труда.
Можно ли исправлять ошибки в трудовой книжке?
Да, ошибки можно исправлять путем зачеркивания неправильной записи и внесения правильной записи с указанием причины исправления. Исправление должно быть заверено подписью работодателя или уполномоченного лица и печатью организации.
Ведение трудовых книжек — это важная обязанность работодателя, которая регулируется Трудовым кодексом РФ и приказами Минтруда. В 2026 году правила ведения трудовых книжек претерпели изменения, связанные с переходом на электронные трудовые книжки. Несмотря на это, бумажные трудовые книжки продолжают использоваться, и работодатели обязаны правильно их заполнять.
Работодатель обязан:
- Вносить записи о приеме, переводах, увольнении и поощрениях;
- Вести бумажную трудовую книжку для работников, не перешедших на ЭТК;
- Соблюдать порядок ведения и хранения трудовых книжек;
- Нести ответственность за нарушения правил ведения трудовых книжек.
Соблюдение всех правил ведения трудовых книжек поможет избежать штрафов и других мер ответственности, а также защитить права работников.
Примечание: Данная статья подготовлена на основе действующего законодательства РФ и приказов Минтруда на 2026 год. Для получения актуальной информации рекомендуется обращаться к официальным источникам.