Трудовая книжка, это официальный документ‚ подтверждающий трудовой стаж работника․ С 2021 года в России начался переход на электронный формат ведения трудовых книжек‚ но бумажные экземпляры до сих пор остаются в обороте․ В 2026 году правила оформления и хранения трудовой книжки не изменились кардинально‚ однако существуют важные нюансы‚ которые должен знать каждый работник и работодатель․

Где и когда оформляется трудовая книжка?

Трудовая книжка оформляется только при первичном трудоустройстве — то есть‚ когда человек впервые устраивается на работу после окончания учебы‚ после перерыва в трудовой деятельности или после достижения совершеннолетия․

Оформление происходит по месту работы — то есть‚ работодатель обязан выдать и заполнить трудовую книжку в течение 5 рабочих дней с момента заключения трудового договора․ Это требование закреплено в Трудовом кодексе РФ (ст․ 66) и Постановлении Правительства РФ № 225․

Кто обязан оформлять трудовую книжку?

• Работодатель — юридическое лицо (ООО‚ АО‚ ИП) или физическое лицо‚ являющееся работодателем по трудовому договору․
• Не обязаны оформлять трудовую книжку: организации‚ заключающие гражданско-правовые договоры (ГПД)‚ а также те‚ кто работает по совместительству без основного места работы (если только работник не требует внесения записи о совместительстве)․

Бумажная или электронная трудовая книжка — что выбрать?

С 2021 года в России действует принцип «по выбору работника»․ Это означает‚ что работник сам решает‚ какую трудовую книжку он хочет — бумажную или электронную․

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

• Вводится с 2021 года по инициативе Пенсионного фонда РФ и Минтруда․
• Не представляет собой физический документ — все сведения хранятся в базе СФР․
• Работодатель передаёт данные о приёме‚ переводе‚ увольнении в СФР через отчёт ЕФС-1․
• Работник может получить выписку в формате СТД-Р или СТД-СФР через:
• Личный кабинет на сайте Пенсионного фонда (pfrf․ru)
• МФЦ
• Портал Госуслуги
• ЭТК автоматически формируется при первичном трудоустройстве‚ если работник не подал заявление о сохранении бумажной книжки․

Бумажная трудовая книжка

• Оформляется только по заявлению работника‚ поданному до или в день заключения трудового договора․
• Если работник не подал заявление — работодатель обязан оформить ЭТК․
• Бумажная книжка в 2026 году остаётся юридически равнозначной электронной — обе имеют одинаковую силу для подтверждения стажа‚ начисления пенсии и получения льгот․
• Работодатель обязан вести и бумажную‚ и электронную версию одновременно‚ если работник выбрал бумажную — все записи передаются в СФР для формирования ЭТК․

Как оформить трудовую книжку впервые, пошаговая инструкция

1. Подача заявления — работник подаёт работодателю заявление о выборе формата: «Прошу оформить мне трудовую книжку в бумажном виде» или «Прошу оформить мне электронную трудовую книжку»․
2. Получение бланка, если выбрана бумажная книжка‚ работодатель выдаёт бланк (форма ТК-1)‚ утверждённую Правительством РФ․ Бланки продаются в специализированных магазинах или заказываются через поставщиков‚ имеющих лицензию․
3. Заполнение титульного листа — работодатель заполняет:
   • ФИО работника
   • Дата рождения
   • Образование
   • Специальность

   Записи делаются чернилами чёрного цвета‚ разборчиво‚ без помарок․ Можно использовать штампы с предзаполненными данными (наименование организации‚ дата)‚ но ФИО и дата рождения, только от руки․

4. Внесение записи о приёме на работу — в раздел «Сведения о работе» вносится запись в соответствии с Приказом Минтруда № 588н:
   • Дата приёма
   • Наименование организации
   • Должность (профессия)
   • Основание (номер и дата приказа)
5. Подпись и печать — запись заверяется подписью ответственного лица (кадровика или руководителя) и печатью организации (если она есть)․
6. Ознакомление работника — работник подписывает акт о получении трудовой книжки․

Что делать‚ если трудовая книжка отсутствует?

Если работник пришёл на работу без трудовой книжки (например‚ впервые устраивается)‚ работодатель обязан:

• Оформить новую книжку (бумажную или электронную — по выбору работника)․
• Не требовать от работника доказательств отсутствия предыдущей книжки — это его право․
• Если работник ранее работал‚ но потерял книжку — он должен подать заявление о выдаче дубликата․ Дубликат оформляется на основании документов‚ подтверждающих трудовую деятельность (справки с прошлых мест работы‚ архивные выписки‚ судебные решения)․

Важные нюансы 2026 года

Совместительство и трудовая книжка

Запись о работе по совместительству вносится в трудовую книжку только по желанию работника․ Если работник хочет‚ чтобы его стаж по совместительству учитывался — он должен подать заявление на основное место работы․ Тогда основной работодатель вносит запись с указанием наименования организации-совместителя‚ должности и даты начала работы․

Смена фамилии

При смене фамилии (например‚ после замужества) в трудовую книжку вносится запись: «Фамилия изменена на…» с указанием даты и основания (свидетельство о браке)․ Документы‚ подтверждающие смену фамилии‚ прилагаются к книжке․

Хранение трудовой книжки

Бумажные трудовые книжки хранятся в организации до увольнения работника․ После увольнения, передаются работнику под роспись․ Если работник не забрал книжку — она хранится в архиве организации 50 лет․

Ответственность работодателя

Нарушение правил ведения трудовой книжки (неправильное заполнение‚ задержка оформления‚ утрата) влечёт административную ответственность по ст․ 5․27 КоАП РФ — штраф до 50 000 рублей для юридических лиц․

Трудовая книжка оформляется только на месте работы — ни в Пенсионном фонде‚ ни в МФЦ‚ ни в центре занятости․ Это исключительная обязанность работодателя․

В 2026 году выбор формата остаётся за работником:

• Если вы хотите бумажную книжку — подайте заявление при трудоустройстве․
• Если вы не подали заявление — вам автоматически оформят электронную трудовую книжку;
• Обе формы равнозначны по юридической силе․

Не забывайте: трудовая книжка — это ваша «история труда»․ Сохраняйте её бережно‚ проверяйте все записи на соответствие действительности и своевременно требуйте исправления ошибок․ В случае споров, обращайтесь в трудовую инспекцию или суд․

Важно! Не позволяйте работодателю «забрать» вашу трудовую книжку на хранение после увольнения — она должна быть передана вам лично под роспись в день увольнения․

Для получения выписки по электронной трудовой книжке посетите: https://www․pfrf․ru или воспользуйтесь приложением «Пенсионный фонд России»․