Трудовая книжка, это главный документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника․ Несмотря на массовый переход на электронный формат, запись о приеме на работу вносится в трудовую книжку бумажного образца с соблюдением строгих требований Минтруда․ В 2026 году правила ведения этого документа имеют свои важные особенности, о которых необходимо знать каждому работодателю и кадровику․
Бумажная или электронная: как определить формат книжки кандидата?
При трудоустройстве нового сотрудника в 2026 году первостепенная задача работодателя — выяснить, в каком формате ведется трудовая книжка работника․ От этого зависит перечень запрашиваемых документов и порядок оформления․
- Если у сотрудника бумажная трудовая книжка: он обязан предоставить её при приеме на работу․ Работодатель должен принять её, поставить в ней запись о приеме на работу, вести её по прежним правилам и хранить в организации․
- Если сотрудник утверждает, что перешел на электронную трудовую книжку (ЭТК): при приеме на работу нужны паспорт, СНИЛС, а вместо бумажной книжки — выписка СТД-Р или СТД-СФР․ Для работодателя это немаловажный документ: по нему можно удостовериться в опыте соискателя, а не только доверять тому, что указано в резюме․
Лица, которые не имели возможности подать заявление о выборе формата ранее, могут это сделать в любое время, подав работодателю по основному месту работы (в т․ч․ при трудоустройстве) соответствующее письменное заявление․
Переход с бумажной на электронную трудовую книжку при приеме
Как быть, если новый работник пришел с бумажной трудовой книжкой, но хочет перейти на ЭТК? В таком случае действовать нужно по следующему алгоритму:
- Сначала внесите в его бумажную трудовую запись о приеме на работу․
- Затем, на основании заявления работника, внесите в бумажную трудовую запись о переходе на электронную книжку․
- После этого работнику, который выбрал электронную трудовую книжку, работодатель выдает бумажную трудовую книжку на руки․
Правила внесения записей в бумажную трудовую книжку в 2026 году
Независимо от того, в каком виде вы ведете трудовую книжку (или пока только переходите на ЭТК), вносить записи в бумажный бланк следует в строгом соответствии с правилами Минтруда (согласно Приказу Минтруда № 320н)․ Редакция Системы Главбух подготовила актуальные образцы записей для разных ситуаций: прием на работу, увольнение, перевод, совместительство и т․д․
Особенности для совместителей и дистанционных работников
Законодательство предусматривает специальные правила для отдельных категорий персонала:
- Совместители: запись о работе по совместительству в бумажную трудовую книжку делает только по их желанию основной работодатель․ Для этого совместитель должен предъявить справку от другого работодателя или заверенную копию приказа․
- Дистанционные работники: также могут изъявить желание о внесении записи о работе в бумажную трудовую․ Для этого получите от них соответствующее заявление․ Если работник находится вне населенного пункта работодателя, то книжку он должен выслать заказным почтовым отправлением с уведомлением о вручении․
Как правильно внести запись о приеме: образец
Запись о приеме на работу работодатель вносит в бумажную трудовую книжку нового сотрудника не позднее 5 рабочих дней с момента его приема․ Поскольку трудовая книжка является строгим отчетным документом, исправления и ошибки недопустимы․
Структура записи о приеме на работу:
- Графа 1: ставится порядковый номер записи․
- Графа 2: указывается дата приема на работу (арабскими цифрами, например: )․
- Графа 3: вносится запись о приеме в структурное подразделение с указанием должности, профессии, специальности с квалификацией․ Делается ссылка на приказ (распоряжение) работодателя․
- Графа 4: указываются дата и номер приказа (распоряжения), на основании которого внесена запись․
Ведение электронной трудовой книжки (ЭТК)
Если работник полностью перешел на ЭТК, работодатель не делает записи в бумажном бланке․ Вместо этого сведения о трудовой деятельности подаются в Социальный фонд России (СФР)․
Как заполнить сведения о трудовой деятельности для ЭТК? Они вносятся в форму ЕФС-1․ Подраздел 1․1 раздела 1 формы ЕФС-1 — это именно тот раздел, который заполняют все работодатели для передачи данных в СФР о приеме, увольнении или переводе сотрудника․
Ответственность за ошибки
Внесение неверных записей в трудовую книжку может повлечь за собой административную ответственность для работодателя в виде штрафа․ Кроме того, ошибки в стаже могут лишить работника права на досрочную пенсию или создать проблемы при последующем трудоустройстве․ Именно поэтому важно тщательно проверять все вносимые данные и сверять их с приказами;
Частые вопросы
Что делать, если работник потерял бумажную трудовую книжку?
В таком случае работодатель по заявлению работника оформляет новую бумажную трудовую книжку с указанием «Дубликат» и вносит в него записи на основании подтверждающих документов (справок от предыдущих работодателей, выписок из архивов, выписок из СТД-СФР)․
Обязательно ли выдавать бумажную трудовую на руки при переходе на ЭТК?
Да․ После внесения записи о подаче работником заявления о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст․ 66․1 ТК РФ, бумажная трудовая выдается работнику на руки под роспись в книге учета движения трудовых книжек․
Соблюдение актуальных правил 2026 года при заполнении трудовых книжек гарантирует безупречный порядок в кадровом делопроизводстве и защищает как права сотрудников, так и интересы работодателя․