Трудовая книжка — основной документ‚ фиксирующий трудовую историю работника. С 2021 года действует Приказ Минтруда № 320н от ‚ который регламентирует порядок заполнения как бумажных‚ так и электронных трудовых книжек. Ниже подробно рассмотрены все аспекты правильного ведения записей в 2026 году.

Правовые основы

• Приказ Минтруда № 320н (2021) – основной нормативный акт‚ определяющий форму‚ порядок и содержание записей.
• Трудовой кодекс РФ (ст. 62‑66) – устанавливает обязанности работодателя по выдаче‚ хранению и ведению трудовых книжек.
• Федеральный закон «Об электронных трудовых книжках» – регулирует переход от бумажного к электронному формату.

Важно: в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» ничего зачеркивать нельзя (п. 12 Приказа 320н). Любая ошибка должна исправляться согласно установленной процедуре.

Типы записей в трудовой книжке

Приём на работу

1. Дата внесения записи (графа 2).
2. Текст записи: «Приём на работу в должность …‚ с испытательным сроком …‚ с г.»‚ указать форму занятости (полный/неполный день‚ совместительство‚ вахтовый метод).
3. Номер приказа‚ на основании которого произведён приём (графа 4).

Перевод‚ изменение условий труда

• Указываются дата‚ новая должность/структурное подразделение‚ условия (оклад‚ график).
• Ссылка на приказ о переводе.

Увольнение‚ сокращение‚ истечение контракта

1. Дата увольнения.
2. Основание увольнения (по собственному желанию‚ по соглашению сторон‚ по сокращению и т.п.).
3. Номер приказа об увольнении.

Награждения‚ повышения квалификации‚ стажировка

• Записываются в отдельный раздел «Сведения о награждении».
• Никаких зачеркиваний – только новые записи.

Изменения личных данных (фамилия‚ имя‚ отчество)

Запись делается в графе «Сведения о работе» с указанием новой ФИО и ссылки на документ‚ подтверждающий изменение (свидетельство о браке‚ решение суда).

Порядок внесения записей

Общие требования

• Запись вносится только уполномоченным лицом (начальник отдела кадров‚ руководитель организации).
• Пишется чернилами синего или чёрного цвета‚ разборчиво‚ без исправлений.
• Дата в графе 2 указывается в формате ДД.MM.ГГГГ.
• Текст записи должен полностью соответствовать формулировкам‚ приведённым в Приказе 320н.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

Если сотрудник подал заявление о переходе на ЭТК‚ в бумажной книжке делается закрывающая запись:

1. Дата закрытия.
2. Текст: «Книга закрыта в связи с переходом на электронную трудовую книжку. Дата перехода – г.»
3. Ссылка на приказ о переходе.

После этого электронная запись ведётся в системе Госуслуги / СФР.

Хранение бумажных трудовых книжек

Работодатель обязан вести приходно‑расходную книгу (журнал движения трудовых книжек) и хранить оригиналы в течение всего срока трудового стажа работника‚ а также 5 лет после увольнения.

Исправление ошибок

Если в запись была допущена ошибка‚ необходимо выполнить исправительную запись:

1. В графе 2 указывается дата исправления.
2. В графе 3 пишется: «Запись за номером Х недействительна»‚ где Х – номер ошибочной строки.
3. Сразу после этого вносят правильный вариант записи (в той же строке или в следующей‚ в зависимости от места).
4. В графе 4 указывается номер приказа‚ на основании которого была сделана исправительная запись (обычно это тот же приказ‚ что и оригинальная запись).

Пример:

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли зачеркивать запись в разделе «Сведения о работе»?

Нет. По пункту 12 Приказа 320н любые зачеркивания запрещены. Ошибки исправляются только через исправительные записи.

Что делать‚ если трудовая книжка утеряна после увольнения?

Работник обращается к последнему работодателю с заявлением о выдаче дубликата. Работодатель оформляет дубликат в соответствии с ТК РФ и фиксирует факт выдачи в журнале движения книжек.

Обязан ли работодатель вести одновременно бумажную и электронную книжку?

Да. Если у сотрудника есть бумажная книжка‚ работодатель обязан вести её по прежним правилам и одновременно вести электронную запись. При переходе на ЭТК бумажная книжка закрывается (см. пункт 3.2).

Как оформить запись о совместительстве?

В графе 3 указывается: «Совместительство в должности … в организации … с г;»‚ в графе 4 – номер приказа о согласовании совместительства.

Какие последствия за неправильные записи?

Работодатель может быть привлечён к административной ответственности (штраф до 30 000 руб.) и обязан возместить ущерб работнику‚ если ошибка привела к потере прав (например‚ при расчёте стажа).

Примеры типовых записей (2026 год)

Приём на работу

Графа 1: Приём на работу
Графа 2: 
Графа 3: Приём на работу в должность «инженер‑технолог»‚ полная занятость‚ испытательный срок 3 месяца
Графа 4: Приказ № 123‑2025 от г.

Перевод

Графа 1: Перевод
Графа 2: 
Графа 3: Перевод в отдел «Развитие»‚ должность «старший специалист»‚ оклад 120 000 руб.
Графа 4: Приказ № 456‑2026 от г.

Увольнение по собственному желанию

Графа 1: Увольнение
Графа 2: 
Графа 3: Увольнение по собственному желанию
Графа 4: Приказ № 789‑2026 от г.

Награждение

Графа 1: Награждение
Графа 2: 
Графа 3: Награждён грамотой «За выдающиеся достижения в области автоматизации»
Графа 4: Приказ № 321‑2026 от г.

Правильное ведение трудовой книжки – это сочетание строгого соблюдения нормативных требований и внимательности кадровика. Ключевые моменты:

• Не зачеркивать записи в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении».
• При ошибке использовать исправительные записи с указанием номера ошибочной строки.
• Сохранять бумажную книжку до окончания трудового стажа и вести её параллельно с электронным вариантом.
• Оформлять закрывающие записи при переходе на ЭТК.
• Точно указывать даты‚ формулировки и номера приказов.

Соблюдая эти правила‚ вы обеспечите законность трудовых отношений‚ избежите штрафов и гарантируете работнику корректный учёт его стажа и достижений.

Дата публикации:  г.