Трудовая книжка – это официальный документ, подтверждающий трудовой стаж, места работы, а также сведения о квалификации и наградах сотрудника. В 2026 году правила заполнения трудовой книжки были уточнены и дополнены, в т.ч. с учётом перехода на электронный формат. Ниже приведены основные положения, которые необходимо знать работодателю и сотруднику при внесении записей в трудовую книжку.
Правовые основы
- Приказ Минтруда России от 19 март 2021 г. № 320н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек» (зарегистрирован в Минюсте РФ 01 июня 2021 г. № 63748).
- Новый бланк бумажной трудовой книжки введён в действие с 1 января 2023 г. (переход на новый формат, изменённая структура разделов).
- В 2026 году сохраняется обязательство вести одновременно бумажную и электронную трудовую книжку, если у сотрудника уже есть бумажная версия.
Структура трудовой книжки 2026 года
В трудовой книжке предусмотрено 12 разделов, которые ранее составляли 14 разворотов. Основные разделы:
- ьный лист
- Сведения о работе (12 разделов)
- Сведения о награждении
- Сведения о стаже и квалификации
- Сведения об увольнении (прекращении трудового договора)
- Сведения о стаже и квалификации (дополнительно)
- Прочие сведения (если применимо)
2.1 ьный лист
На ьном листе фиксируются:
- Полное и сокращённое наименование организации
- Номер и дата выдачи
- ФИО сотрудника, дата рождения, место жительства
- Должность и подразделение
- Дата начала трудового стажа
2.2 Сведения о работе
В этом разделе фиксируются все места работы, даты начала и окончания трудовых договоров, а также сведения о совместительстве и вахтовом методе работы, если они применимы.
Порядок внесения записей
- При приёме на работу – в первой строке раздела «Сведения о работе» указывается:
- Полное наименование организации
- Дата начала работы
- Должность и подразделение
- Тип трудового договора (трудовой, временный, совместитель, вахтовый)
- При переводе – в строке с датой перевода указывается:
- Новый отдел/подразделение
- Новая должность
- Дата перевода
- При увольнении – в разделе «Сведения об увольнении» фиксируется:
- Дата увольнения
- Причина увольнения (по собственному желанию, по инициативе работодателя, по истечении срока договора и т.д.)
- Сведения о выходном расчёте (если применимо)
- При выдаче дубликата – при потере или уничтожении книжки оформляется дубликат:
- Заполняется в соответствии с приказом Минтруда 320н
- Содержит копию всех предыдущих записей
- Выдаётся без задержек и с обязательной подписью руководителя
- При переходе на электронную трудовую книжку – если сотрудник впервые трудоустраивается, сразу оформляется электронная версия:
- Заполняется в системе ЕФС1 (Единая федеральная система)
- Содержит те же сведения, что и бумажная
- Сохраняется в электронном виде в течение 50 лет
Особенности записей в 2026 году
- Записи о совместительстве и вахтовом методе работы теперь обязательны в разделе «Сведения о работе».
- В разделе «Сведения о награждении» фиксируются не только государственные награды, но и корпоративные премии.
- В случае перехода с бумажной на электронную трудовую книжку необходимо оформить переходную запись, подтверждающую сохранность данных.
- При увольнении по собственному желанию допускается запись «Увольнение по собственному желанию» с указанием даты и причины.
Примеры записей
Приём на работу:
« г. – ООО «Ромашка» – 1-ый инженер – Трудовой договор – Полный рабочий день»
Перевод:
« г. – Перевод в отдел продаж – Менеджер по продажам – Перевод»
Увольнение:
« г. – Увольнение по собственному желанию – 30 дней’ный выходной»
Дубликат трудовой книжки:
« г. – Дубликат трудовой книжки – Весь стаж – 50 лет»
Как оформить электронную трудовую книжку
- Получить доступ к системе ЕФС1 (Единая федеральная система).
- Заполнить форму «СЗВ-СТАЖ» (Сведения о стаже и квалификации) в соответствии с требованиями.
- Подтвердить данные руководителем организации.
- Сохранить электронный файл в формате PDF и загрузить в систему.
Что делать при потере бумажной трудовой книжки
- Сразу обратиться в отдел кадров с заявлением о потере.
- Подготовить копию всех предыдущих записей (если есть).
- Оформить дубликат в соответствии с приказом Минтруда 320н.
- Получить дубликат в течение 10 рабочих дней.
В 2026 году правила заполнения трудовой книжки остаются в рамках федерального законодательства, но с учётом новых форматов и требований к электронному учёту. Важно:
- Использовать актуальный бланк, утверждённый приказом Минтруда.
- Вести записи своевременно и в соответствии с типом договора.
- Сохранять бумажную и электронную версии, если это требуется.
- При необходимости оформлять дубликат без задержек.
Соблюдение этих правил гарантирует корректность трудовой документации и защиту прав сотрудника.