Трудовая книжка — неотъемлемый документ, подтверждающий трудовой стаж работника․ В 2026 году правила её ведения закреплены в приказе Минтруда России от 19 мая 2021 г․ № 320н․ Ниже приведено подробное руководство по внесению записей о приёме, увольнении, переводе и других событиях, а также советы по соблюдению новых требований․
Общие принципы ведения трудовой книжки
- Записи вносятся в соответствии с Порядком ведения и хранения трудовых книжек (пункт 10 Порядка 320н)․
- Ведётся только в тех случаях, когда работник проработал у работодателя более 5 рабочих дней (если это основная работа)․
- Записи вносятся световодостойкими чернилами черного, синего или фиолетового цвета (пункт 10)․
- Сокращения в записи не допускаются; все слова пишутся полностью․
- В случае перевода сотрудника в другую организацию запись о переводе вносится в обе трудовые книжки (пункт 7 авг; 2020 г․)․
Как вносить запись о приёме на работу
- Запись вносится в 5‑й рабочий день с момента приёма (по рекомендациям Роструда)․
- Внесение производится в соответствии с пунктом 10 Порядка 320н․
- Формат записи (образец):
«Приём на работу в должности …, с … (дата) по … (дата) в … (название организации)»
Пример: «Приём на работу в должности специалист по маркетингу, с по в ООО «Рекламный центр»» - Внесите дату приёма, должность, период работы, название организации и её ИНН/КПП․
- Подпишите запись и приложите копию приказа о приёме․
Запись о переводе (внутренний и внешний)
Перевод в другую организацию оформляется в двух книжках: в исходной и в новой․ В соответствии с пунктом 7 Порядка 320н запись выглядит так:
«Перевод в другую организацию в должности …, с … (дата) по … (дата) в … (название новой организации)»
Если перевод является постоянным, в обеих книжках указывается срок работы в новой организации․ Для временного перевода в новой книжке указывается только период временного перевода, а в исходной — дата начала и дата окончания перевода․
Запись об увольнении
- Вносится в момент увольнения (пункт 10)․
- Формат записи:
«Увольнение по собственному желанию/по инициативе работодателя, с … (дата) по … (дата) в … (название организации)» - Укажите причину увольнения, дату увольнения и название организации․
- Подпишите запись и приложите копию приказа об увольнении․
Запись о переходе на электронную трудовую книжку (ЭТК)
Начиная с 1 сентября 2021 г․ и до 1 сентября 2027 г․, при первом приёме работника в организации, если он ранее не работал по трудовому договору, трудовая книжка открывается в электронной форме․ Внесение записи о переходе на ЭТК регулируется пунктом 35 Порядка 320н․
Шаги:
- Подтвердите переход в системе «Электронная трудовая книжка»․
- Внесите запись о приёме в электронную форму, используя тот же шаблон, что и для бумажной книжки․
- Сохраните электронный документ и выведите печать (если требуется)․
Практические советы и рекомендации
- Соблюдайте точность дат․ Ошибки в датах могут привести к конфликтам при расчёте стажа․
- Не используйте сокращения (например, «пр․», «д․», «т․р․»)․ Пишите слова полностью․
- Проверяйте, что в записи указаны полные названия организаций и их ИНН/КПП․
- Если в работе есть срочный договор, укажите его срок в записи․
- Для постоянного перевода обязательно внесите запись о переводе в обе трудовые книжки․
- При работе с электронной трудовой книжкой убедитесь, что все данные совпадают с бумажной версией․
- Соблюдайте требования к цвету чернил (черный, синий, фиолетовый) и используйте только световодостойкие материалы․
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Можно ли вносить запись о приёме позже 5‑го дня?
Технически возможно, но это нарушает рекомендацию Роструда․ Лучше вносить в 5‑й день․
- Что делать, если работник проработал менее 5 дней?
Запись не требуется, если это не основная работа․
- Как оформить перевод в другую организацию, если он был временным?
В исходной книжке указывайте дату начала и окончания временного перевода․ В новой книжке указывайте только период временного перевода․
- Можно ли использовать обычные ручки?
Требуется световодостойкая ручка с чернилами черного, синего или фиолетового цвета․
Ведение трудовой книжки в 2026 году требует строгого соблюдения правил Минтруда․ Следуя приведённым инструкциям, вы сможете корректно и без ошибок вносить записи о приёме, переводе, увольнении и переходе на электронную трудовую книжку․ Это обеспечит надёжность ваших кадровых документов и защитит права как работодателя, так и сотрудника․