В 2026 году процедура оформления трудовых отношений претерпела окончательные изменения, связанные с переходом на цифровые форматы учета стажа․ Если ранее у работодателя был выбор между бумажным и электронным вариантом для новых сотрудников, то сейчас правила стали строже и однозначнее․ Данная статья подробно разбирает порядок действий работодателя при приеме на работу сотрудника, у которого ранее не было трудовой деятельности․
Главное правило 2026 года: только электронный формат
Самое главное, что нужно помнить работодателю и соискателю в 2026 году: работникам, поступающим на работу впервые, оформляется исключительно электронная трудовая книжка (ЭТК)․
Согласно действующему законодательству (с учетом изменений, вступивших в силу с 2021 года и закрепленных в последующих периодах), бумажные трудовые книжки для впервые устраивающихся на работу не заводятся․ Это означает, что физический бланк строгой отчетности покупать и заполнять от руки не нужно․ Весь учет ведется в информационных системах Социального фонда России (СФР)․
Когда необходимо оформить трудовую книжку?
Работодатель обязан оформить электронную трудовую книжку и передать соответствующие сведения в СФР в строго определенные сроки:
- При приеме на работу первого сотрудника, не имеющего стажа, данные передаются не позднее следующего рабочего дня после издания приказа о приеме (согласно актуальным правилам оперативного обмена данными)․
- В общем случае, если речь идет о первичном заведении записи, информация должна быть подана в период, не превышающий установленный законом срок (ранее это было до 15 числа следующего месяца, но сейчас требования к скорости передачи данных ужесточились до 1-3 рабочих дней)․
Важно: если работник устраиваеться впервые, у него нет права выбора формы ведения трудовой книжки (бумажная или электронная), так как бумажный вариант для него не предусмотрен․
Пошаговая инструкция для работодателя
Процесс оформления сотрудника, впервые вступающего в трудовые отношения, выглядит следующим образом:
- Получение документов․ При приеме на работу сотрудник предоставляет паспорт, СНИЛС и документы об образовании (если должность требует квалификации)․ Заявления о выборе формы трудовой книжки писать не нужно, так как выбор возможен только между сохранением бумажной (если она велась ранее) или переходом на электронную․ У новичков бумажной нет․
- Издаение приказа․ Издается приказ (распоряжение) о приеме на работу, с которым сотрудник должен быть ознакомлен под подпись․
- Формирование отчетности в СФР․ Работодатель формирует и отправляет форму отчетности (ранее известную как СЗВ-ТД, теперь интегрированную в единый реестр СФР) с указанием кода мероприятия «ПРИЕМ» и признака «Впервые поступающий на работу»․
- Уведомление работника․ После успешной отправки данных и получения подтверждения от СФР, работодатель обязан выдать работнику уведомление (выписку) о поданных сведениях․ Это можно сделать в бумажном виде (под подпись) или в электронном (через систему электронного документооборота), если это предусмотрено внутренними правилами компании и согласовано с работником․
Нужно ли заявление от работника?
Существует распространенное заблуждение, что для первичного оформления нужна специальная заявка․ Разберем детали:
- Заявление с формулировкой «прошу завести трудовую книжку впервые» не требуется по закону, так как это обязанность работодателя по умолчанию․
- Однако, если в организации принято вести личные дела, работник может написать заявление о приеме на работу, где в тексте укажет, что поступает на работу впервые․ Это служит внутренним обоснованием для кадровика, почему не запрошена бумажная трудовая книжка․
- Если же трудовая книжка оформляется взамен утерянной (что не является случаем «первого поступления», но часто путается), тогда заявление с указанием факта утери необходимо․
Что делать, если работнику нужна бумажная копия?
Хотя бумажная трудовая книжка впервые не заводится, у работника может возникнуть потребность в подтверждении стажа на бумажном носителе (например, для визы или банка)․ В этом случае:
Работник обращается к работодателю с просьбой выдать выписку из электронной трудовой книжки․ Работодатель формирует этот документ на основании данных СФР, заверяет его подписью и печатью организации (или усиленной квалифицированной электронной подписью, если документ передается в цифровом виде)․ Такая выписка имеет полную юридическую силу․
Типичные ошибки при оформлении
Чтобы избежать проблем с проверяющими органами и претензий со стороны сотрудников в 2026 году, избегайте следующих ошибок:
- Покупка бланка․ Не покупайте и не заполняйте бумажную трудовую книжку для новичка․ Это действие будет считаться нарушением, а запись в таком документе не будет иметь юридической силы в государственной системе․
- Задержка передачи данных․ Несвоевременная подача сведений в СФР грозит штрафами․ Помните: данные о первом месте работы должны уйти в фонд максимально оперативно․
- Отсутствие уведомления․ Не забудьте вручить работнику подтверждение того, что сведения о его приеме на работу отправлены в фонд․ Это его гарантия того, что стаж идет․
Оформление трудовой книжки впервые в 2026 году — это полностью цифровой процесс․ Для работодателя это означает отказ от бумажной волокиты с бланками строгой отчетности и переход к оперативной передаче данных в Социальный фонд․ Главное требование, своевременность подачи сведений и понимание того, что для новых сотрудников существует только один формат: электронный․
Соблюдение этих правил гарантирует корректный учет стажа работника и отсутствие рисков для компании․