Трудовая книжка — это главный документ о стаже и трудовой деятельности работника. Несмотря на постепенный переход на электронные трудовые книжки (ЕФС-1), бумажные бланки по-прежнему играют важную роль, особенно для тех сотрудников, которые сохранили традиционный формат. Поэтому работодателям критически важно соблюдать все требования к ведению, хранению и оформлению трудовых книжек и вкладышей к ним. В этой статье мы подробно разберем актуальные нормы на 2026 год.
Общие требования к ведению трудовых книжек
С 1 сентября 2021 года в России действуют новые правила ведения трудовых книжек, которые продолжают действовать и в 2026 году. Согласно этим правилам, записи в бумажную трудовую книжку или вкладыш в неё можно вносить световодостойкими чернилами (пастой, гелем) разрешенных цветов (черный, синий, фиолетовый). Записи должны быть четкими и не содержать сокращений.
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, которая обязательно должна быть в организации, должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена подписью нанимателя (уполномоченного должностного лица) и скреплена печатью.
Когда и как оформляется вкладыш
Часто случается так, что в трудовой книжке заканчиваются свободные страницы в разделах «Сведения о работе» или «Сведения о награждениях». В этом случае работодатель обязан оформить вкладыш.
Основные правила оформления вкладыша:
- Условие оформления: Вкладыш оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и сама трудовая книжка, если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов.
- Отметка в трудовой книжке: При выдаче вкладыша в самой трудовой книжке ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указывается серия и номер вкладыша. Если у организации нет такого штампа, то серию и номер можно написать вручную.
- ьный лист: Заполняется по тем же правилам, что и ьный лист трудовой книжки, с указанием актуальных данных работника на момент оформления вкладыша. Дата заполнения вкладыша будет отличаться от даты заполнения самой книжки.
Нужно ли вшивать вкладыш в 2026 году?
Этот вопрос вызывает больше всего споров среди кадровиков. Ранее действующие правила строго предписывали вшивать вкладыш. Однако, согласно актуальным разъяснениям (включая Приказ Минтруда и п. 32 Порядка ведения), вшивать вкладыш в трудовую книжку не обязательно.
Таким образом, вкладыш можно просто прикрепить к трудовой книжке (например, вложить в конверт или скрепить скрепкой), однако традиционной практикой остается вшивание, это позволяет избежать утери документа. Если вы решили вшить вкладыш, то делается это между обложкой и последней страницей трудовой книжки.
Печати и заверение записей
Важно помнить о требованиях к проставлению печатей. Записи в трудовой книжке и вкладыше заверяются печатью работодателя. При этом, если в организации есть круглая печать отдела кадров с указанием фирменного наименования и словами «отдел кадров» посередине поля, то печатью отдела кадров можно заверять трудовые книжки и вкладыши к ним. Это право должно быть закреплено во внутренних документах организации (например, в специальном распоряжении в целях оптимизации работы с кадровой документацией).
Требования к хранению трудовых книжек и вкладышей
Трудовые книжки и вкладыши — это бланки строгой отчетности, поэтому к их хранению предъявляются особые требования. Выделим пять главных правил, которые нужно соблюдать работодателю:
- Обязательный учет: Каждую принятую от работника трудовую книжку (а также каждый оформленный вкладыш) необходимо регистрировать в Книге учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них.
- Учет чистых бланков: Приобретенные чистые бланки трудовых книжек и вкладышей должны учитываться в Приходно-расходной книге по учету бланков.
- Надежное хранение: Бланки (как заполненные, так и чистые) должны храниться в сейфах, несгораемых шкафах или надежно запирающихся ящиках.
- Ответственность: За организацию хранения и ведения трудовых книжек несет ответственность работодатель, а непосредственно за работу с ними — уполномоченное лицо (обычно кадровик), назначенное приказом.
- Выдача на руки: Трудовая книжка выдается работнику на руки только в день увольнения. В остальных случаях работодатель обязан выдать заверенную копию или выписку в течение 3 рабочих дней.
Должен ли работник платить за вкладыш?
Еще один частый вопрос: за чей счет приобретается бланк вкладыша? Согласно законодательству, работодатель обязан обеспечивать себя бланками трудовых книжек и вкладышей. При этом, при выдаче вкладыша работнику, работодатель вправе удержать с работника стоимость бланка.
Однако здесь есть исключения:
- Удержание не производится, если порча или утрата бланка произошла по вине работодателя.
- В некоторых организациях коллективным договором или локальным нормативным актом предусмотрена бесплатная выдача бланков работникам (это право, а не обязанность работодателя).
Оформление дубликата
В случае утери трудовой книжки или вкладыша работник имеет право обратиться к работодателю по последнему месту работы с заявлением о выдаче дубликата.
Работодатель обязан выдать новую трудовую книжку или вкладыш с надписью «Дубликат» в правом верхнем углу первой страницы не позднее 15 дней после подачи заявления. В дубликат переносятся все подтвержденные записи об общем стаже и о работе.
Соблюдение требований к трудовым книжкам и вкладышам, это не просто формальность, а гарантия защиты прав сотрудников и безопасности самого работодателя. В 2026 году главным трендом остается упрощение некоторых жестких советских норм (например, необязательность вшивания вкладыша), однако базовые принципы учета, хранения и аккуратного ведения записей остаются неизменными. Внимательно следите за актуальностью бланков и правильностью внесения записей, чтобы избежать штрафов со стороны трудовой инспекции.