Трудовая книжка – это официальный документ, подтверждающий трудовой стаж и квалификацию работника.
Для кадровика важно знать, как правильно оформлять записи, чтобы избежать ошибок и последующих разбирательств.
В этой статье собраны актуальные образцы записей по разным ситуациям, а также рекомендации по их оформлению в соответствии с Трудовым кодексом РФ и новыми правилами 2025‑2026 гг.
Почему точность записей важна?
- Подтверждение стажа и квалификации при переходе в другую компанию.
- Право на получение пенсии, пособий и льгот.
- Защита прав работника и работодателя в случае судебных споров.
- Соблюдение требований законодательства о трудовых книжках.
Новые правила 2025‑2026 гг.
В 2025 году в Трудовом кодексе РФ были внесены изменения, касающиеся оформления записей:
- Записи о приёме, переводе, увольнении и других изменениях должны быть сделаны в строгом соответствии с форматом, указанным в Постановлении Правительства РФ от .
- С 1 января 2026 года работник может перейти на Электронную трудовую книжку (ЭТК) в любой момент, но до этого необходимо оформить бумажную запись о приёме, а затем – о переходе на ЭТК.
- При переходе на ЭТК запись о приёме в бумажной книжке становится «переходной» и не считается официальной записью о приёме.
Как правильно оформить запись в трудовой книжке
Каждая запись состоит из трёх обязательных полей:
- Дата – день, месяц, год.
- Номер – порядковый номер записи в книге.
- Сведения о работе – текст, описывающий событие (приём, перевод, увольнение и т.д.).
Запись должна быть подписана работодателем, а в некоторых случаях – работником. Важно соблюдать порядок записей: новые записи добавляются в конец книги.
Образцы записей по разным ситуациям
Приём на работу
Образец 1 (полная ставка)
№ 1 Приём на работу в должность менеджер по продажам на полную ставку, в соответствии с трудовым договором № 123 от .
Образец 2 (половина ставки)
№ 2 Приём на работу в должность ассистент на 0,5 ставки, в соответствии с трудовым договором № 456 от .
Перевод в другую должность
№ 3 Перевод на должность старший менеджер в отдел продаж, в соответствии с приказом № 789 от .
Увольнение по собственному желанию
№ 4 Увольнение по собственному желанию, в соответствии с трудовым договором № 123 от .
Увольнение по инициативе работодателя
№ 5 Увольнение по инициативе работодателя, в соответствии с приказом № 321 от .
Смена места работы
№ 6 Смена места работы с офиса в Москве на филиал в Санкт-Петербурге, в соответствии с приказом № 654 от .
Смена заработной платы
№ 7 Смена заработной платы с 50 000 ₽ до 55 000 ₽, в соответствии с приказом № 987 от .
Смена графика работы
№ 8 Смена графика работы с 40 часов в неделю до 35 часов, в соответствии с приказом № 111 от .
Смена должности
№ 9 Смена должности с менеджера на директора, в соответствии с приказом № 222 от .
Смена вида деятельности
№ 10 Смена вида деятельности с продаж на маркетинг, в соответствии с приказом № 333 от .
Перевод на электронную трудовую книжку (ЭТК)
№ 11 Перевод на ЭТК, в соответствии с приказом № 444 от .
Как исправить ошибку в записи
Если в трудовой книжке допущена ошибка, необходимо оформить корректирующую запись:
- Указать дату и номер новой записи.
- В тексте указать «исправление» и уточнить правильные данные.
- Подписать работодателем и, при необходимости, работником.
Пример:
№ 12 Исправление записи № 3: в должности указано «старший менеджер», а правильно – «менеджер по продажам».
Частые ошибки и как их избежать
- Неправильный порядковый номер записи – всегда проверяйте предыдущую запись.
- Отсутствие указания номера трудового договора – добавьте его в текст записи.
- Неправильная дата – используйте формат DD.MM.YYYY.
- Отсутствие подписей – подпишите обе стороны.
- Неправильный формат записи при переходе на ЭТК – следуйте новым правилам 2026 года.
Как перейти на электронную трудовую книжку (ЭТК)
Шаги перехода:
- Составьте бумажную запись о приёме (если работник ранее не был в бумажной книжке).
- Составьте запись о переходе на ЭТК.
- Отдайте бумажную трудовую книжку работодателю.
- Получите электронную копию в системе «Кадры».
Важно: до перехода на ЭТК все записи в бумажной книжке должны быть корректными.
Где можно скачать образцы записей?
Образцы доступны в следующих источниках:
- Система Кадры – готовые шаблоны для 2025‑2026 гг.
- Постановление Правительства РФ от – официальные требования к заполнению.
- Портал «Кадровое дело» – статьи и практические рекомендации.
Трудовая книжка – ключевой документ в трудовых отношениях.
Правильное оформление записей обеспечивает юридическую защиту как работника, так и работодателя.
Следуйте образцам, указанным в статье, и соблюдайте новые правила 2025‑2026 гг., чтобы избежать ошибок и последующих разбирательств.
Если у вас возникли вопросы по конкретной ситуации, обращайтесь к специалисту по кадрам или в отдел кадров вашей организации.